การวางแผนกำลังคน อย่าวางแต่ตัวเลขกำลังคนอย่างเดียว

ช่วงปลายปีไตรมาสสุดท้ายแบบนี้ เกือบทุกบริษัทจะต้องเริ่มที่จะทำงบประมาณในปีถัดไปกันแล้ว และอีกเรื่องหนึ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ เรื่องของการวางแผนกำลังคนของบริษัท

โดยปกติแล้วการวางแผนกำลังคนของบริษัทนั้น เรามักจะต้องพิจารณาจากแผนการทำงานในปีถัดไป ว่าบริษัทมีเป้าหมายในเรื่องอะไรบ้าง อาทิ กำไรที่เพิ่มขึ้น ยอดขายที่เพิ่มขึ้น สินค้าใหม่ๆ งานวิจัยใหม่ๆ โครงการใหม่ๆ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ล้วนมีผลต่อการวางแผนอัตรากำลังทั้งสิ้น

เท่าที่ผมได้เคยสัมผัสและเป็นที่ปรึกษาให้กับองค์กรในเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น สิ่งที่ผมเห็นในการวางแผนกำลังคนเป็นส่วนใหญ่ก็คือ การวางแผนในด้านของตัวเลขอัตรากำลังของพนักงาน เช่นหน่วยงานที่ต้องทำเป้าหมายที่สูงขึ้นในปีถัดไป ก็มักจะต้องมีแผนการขออัตรากำลังเพิ่มเติมเข้ามา โดยให้เหตุผลว่า ปีถัดไปมีสิ่งที่ต้องทำมากขึ้น ทำให้อัตรากำลังเดิมที่มีอยู่นั้นไม่เพียงพอ โดยที่ไม่เคยที่จะวิเคราะห์ให้ชัดเจนก่อนว่า อัตรากำลังในปัจจุบันนั้น จริงๆ แล้วเพียงพอหรือไม่อย่างไร

พูดง่ายๆ ก็คือ เป้าหมายสูงขึ้น ก็ต้องขอคนเพิ่มขึ้น กลายเป็นสูตรเฉพาะไปเลยในหลายองค์กร

แต่ในความเป็นจริงนั้น การที่เป้าหมายของการทำงานเพิ่มสูงขึ้นนั้น จำนวนอัตรากำลังอาจจะไม่จำเป็นต้องเพิ่มเติมเลยก็เป็นไปได้เช่นกัน

สิ่งที่เห็นกันน้อย จนถึงน้อยมาก ก็คือ การวางแผนทางด้านความรู้และทักษะของพนักงาน (Plan for Skills) เป็นสิ่งที่เรามักจะมองข้ามในการวางแผนกำลังคน พูดถึงกำลังคนทีไร ต้องคิดออกมาเป็นจำนวนตัวเลขตลอด

เรื่องของความรู้และทักษะ มีความสำคัญยิ่งกว่าจำนวนกำลังคนด้วยซ้ำไปในบางกรณี ถ้าองค์กรมีเป้าหมายที่จะขยายธุรกิจ หรือมีเป้าหมายที่จะนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้งานมากขึ้น นั่นแปลว่า บริษัทเราเองจะต้องมีการวิเคราะห์และตรวจสอบให้ชัดเจนว่า พนักงานในปัจจุบันของเรานั้น ยังขาดความรู้ทักษะในการไปสู่เป้าหมายในอนาคตหรือไม่ และถ้าจะไปสู่เป้าหมายในอนาคตให้ได้ในช่วงเวลาที่กำหนดนั้น เราจะต้องพัฒนาพนักงานในเรื่องอะไรบ้าง

นี่คือการวางแผนเพื่อพัฒนาความรู้และทักษะ ซึ่งจริงๆ ก็ต้องถือว่าเป็นส่วนที่สำคัญมากอีกส่วนหนึ่งในแผนกำลังคน ซึ่งเรามักจะมองข้ามในส่วนนี้ไป

สิ่งที่จะต้องตอบให้ได้ในการวางแผนกำลังคนที่ดีก็คือ

• เป้าหมายขององค์กรจะไปทางไหน ต้องชัดเจนและเห็นภาพมากๆ
• วิเคราะห์ว่าปัจจุบันสถานการณ์ในเรื่องของทรัพยากรบุคคลของบริษัทเป็นอย่างไร ทั้งด้านจำนวน และคุณภาพของบุคลากร
• ต้องมีการกำหนดลักษณะของบุคลากรในอนาคตให้ชัดเจน ว่าบริษัทเราต้องการคนแบบไหน คุณสมบัติอย่างไรที่จะเข้ามาทำงาน เพื่อให้สอดคล้องกับแผนและเป้าหมายที่ตั้งไว้
• จากนั้นถึงมาพิจารณาว่า มี GAP หรือไม่ระหว่างพนักงานปัจจุบันกับอนาคต ทั้งด้านจำนวนคน และคุณภาพของคน

เมื่อได้ข้อมูลดังกล่าวแล้ว ถึงจะมากำหนดว่า เราต้องเติมคนกี่อัตรา ตรงไหนที่ไม่ต้องเติม แต่อาศัยการพัฒนาคนเก่าของเราให้มีทักษะในเรื่องนั้นๆ เพื่อที่จะได้ทำงานได้

ดังนั้นในการวางแผนกำลังคนปีหน้า ก็อย่าลืม Plan for Skills ไว้ด้วยนะครับ