ระบบบริหารผลงาน ไม่เท่ากับ การประเมินผลงาน

เมื่อพูดถึงคำว่า การบริหารผลงาน หรือที่ภาษาอังกฤษ ใช้คำว่า Performance Management นั้น หลายๆ คนมักจะคิดว่า นี่ก็คือ ระบบประเมินผลงานแบบใหม่ ซึ่งนี่คือการเข้าใจผิดอย่างแรง เพราะคำว่า บริหารผลงาน นั้น มันไม่ใช่แค่เพียงการประเมินผลงานเพียงอย่างเดียวอย่างที่หลายคนเข้าใจกัน

หลายองค์กรมักจะใช้คำย่อว่า PMS ซึ่งก็ย่อมาจากคำว่า Performance Management System แล้วก็ทำการสื่อสารกับพนักงานว่าด้วยประโยคในลักษณะนี้คือ

“ตอนนี้องค์กรเราได้นำเอาระบบประเมินผลงานแบบใหม่มาใช้งาน ซึ่งระบบใหม่นี้ก็คือ ระบบ PMS ซึ่งเป็นระบบ และวิธีการประเมินผลงานแบบใหม่ขององค์กรเรา……”

อ่านประโยคนี้จบแล้ว รู้สึกผิดปกติหรือไม่อย่างไรครับ

สิ่งที่ผมรู้สึกเมื่อได้ยินประโยคนี้จากผู้บริหารทางด้าน HR ขององค์กรหนึ่ง ที่พูดต่อหน้าพนักงานทั้งหมด ว่าเรากำลังจะใช้ระบบ PMS ใหม่ ก็คือ ผู้บริหารด้าน HR ท่านนี้ยังไม่เข้าใจระบบที่เราเรียกว่า บริหารผลงาน อย่างแท้จริงนั่นเอง ท่านมองว่า มันก็คือ การประเมินผลงานรูปแบบใหม่ที่มีการนำเอา KPI และเอา competency ที่วางไว้อย่างชัดเจนมาประกอบการประเมินผลงานเท่านั้นเอง

คำว่า การบริหารผลงาน แปลกันตรงๆ ก็คือ การที่หัวหน้า หรือผู้จัดการจะต้องทำหน้าที่บริหารจัดการผลงานของพนักงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนเอง เพื่อให้พนักงานสามารถทำผลงานให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั่นเอง

“ต้องบริหารจัดการผลงานของพนักงาน” ประโยคนี้ ไม่ใช่แค่เพียงการเอาแบบประเมินมา แล้วกาเครื่องหมายถูกเข้าไปแค่นั้น แต่มันหมายถึงการ

• กำหนดเป้าหมายผลงาน พูดคุยเป้าหมายผลงานของพนักงานแต่ละคน ว่าในปีนี้จะต้องทำงานให้ได้เป้าหมายในลักษณะใด ต้องกำหนดให้ชัดเจนเป็นตัวเลข โดยอาจจะมีการกำหนดเป้าหมายสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร หรืออาจจะใช้วิธีการจาก job description ของตำแหน่งงานก็ได้ แต่สุดท้ายแล้ว พนักงานจะต้องรับทราบเป้าหมายในการทำงานของตนเองในแต่ละปีที่ชัดเจน

• บริหารผลงานของพนักงาน สิ่งที่ต้องทำในระบบ PMS ที่แท้จริง ก็คือ หัวหน้าจะต้องสื่อสาร สื่อความ พูดคุย เรื่องของผลงานของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ เป้าหมายของการพูดคุยกันก็คือ เพื่อที่จะสื่อสารให้พนักงานทราบถึงความคืบหน้าของการทำงานในแต่ละช่วงเวลา ว่ามีอะไรที่ดีแล้ว อะไรที่ต้องปรับปรุง ซึ่งขั้นตอนนี้ถือเป็นหัวใจของคำว่า บริหารผลงาน เลยก็ว่าได้ เพราะถ้าเราไม่มีการสื่อสารกัน นั่นก็แปลว่า เราไม่ได้บริหารจัดการซึ่งกันและกันเลย และเราก็จะใช้ช่วงเวลาในการสื่อสารกันนี้ เป็นช่วงเวลาในการสอนงาน ให้คำแนะนำการทำงาน แก่พนักงาน เพื่อให้ผลงานของพนักงานดีขึ้น และบรรลุเป้าหมายได้ในแต่ละปี

• ประเมินผลงาน มาถึงปลายปี เราก็มาดูผลสรุปของผลงานพนักงานกัน โดยเอาผลลัพธ์ที่ได้จริง เทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นปี ว่า ทำได้สำเร็จตามเป้าหมายได้ดีแค่ไหน

ดังนั้นกระบวนการในการบริหารผลงาน มันไม่ใช่การประเมินผลงานอย่างแน่นอน ดังนั้นองค์กรใดที่ต้องการจะวางระบบบริหารผลงานจริงๆ เราจะต้องสื่อสารและทำความเข้าใจกับผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานทุกคนว่า ระบบใหม่นั้น เน้นอะไรกันแน่ เช่น กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน จากนั้น ก็มีการสื่อสารผลงานกันระหว่างปี อาจจะทุกเดือน หรือทุกไตรมาส ฯลฯ เพื่อที่จะช่วยกันบริหารจัดการผลงานของทีม และผลงานของพนักงานให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ตอนต้นปี

ไม่ใช่ต่างคนต่างทำงาน ต่างตนต่างกำหนดเป้าหมายกันไป โดยไม่เชื่อมโยงกัน ใครอยากทำอะไรก็ทำกันไป และเวลาทำงานก็ตัวใครตัวมัน ไม่มีการพูดคุยเรื่องผลงาน หรือ Feedback ผลงานกัน สุดท้าย ก็เอาแบบประเมินผลงานมาติ๊กเครื่องหมายถูกลงไปในแบบฟอร์ม เพื่อส่งให้ HR เอาไปขึ้นเงินเดือนและให้โบนัส

ถ้าเป็นอย่างหลัง ก็ไม่น่าจะใช่ระบบบริหารผลงาน ตามวัตถุประสงค์ของระบบอย่างแน่นอนครับ