การวิเคราะห์อัตรากำลังคนที่เหมาะสม ต้องมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง (ตอนที่ 1)

เรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคใหม่นี้ จะไม่มีการบริหารแบบเชิงรับอีกต่อไป ทุกอย่างจะต้องมีเป้าหมาย มีแผนงานที่ชัดเจน ทั้งนี้เนื่องจากธุรกิจที่มีการแข่งขันกันอย่างสูง จะเห็นได้ว่า ในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมานี้ สภาพแวดล้อมต่างๆ ทางด้านธุรกิจ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วมาก บางองค์กรเริ่มที่จะลดกำลังคนลง โดยหันไปใช้เครื่องจักรมากขึ้น บางแห่งพยายามที่จะลดต้นทุนทางด้านทรัพยากรบุคคลลงไปอีก บางธุรกิจที่ยังคงต้องใช้ทรัพยากรบุคคล เพื่อพบว่า ต้นทุนแรงงานบ้านเราสูงขึ้น และแรงงานเองก็ไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มอะไรให้กับธุรกิจเลย ก็เริ่มที่จะหันหน้าสู่ประเทศที่มีอัตราค่าแรงที่ต่ำกว่า และคนมีคุณภาพมากกว่า เป็นต้น

ด้วยสภาพแวดล้อมเหล่านี้ ก็เลยทำให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล จำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ดี ให้มีความสอดคล้องกับเป้าหมาย และแผนธุรกิจขององค์กรให้มากที่สุด

แผนงานบริหารทรัพยากรบุคคลในอดีต

ในอดีตนั้น แผนงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล มักจะถูกเน้นไปที่เรื่องของแผนอัตรากำลังคนมากกว่า กล่าวคือ ในแต่ละปี ก็จะมีการทำข้อมูลเรื่องของความเคลื่อนไหวของพนักงานภายในบริษัท อาทิ อัตราการลาออกของพนักงานในแต่ละปี มาประมาณการว่า จำนวนพนักงานที่จะลาออกมีเท่าไหร่ รวมทั้งจำนวนพนักงานที่จะเกษียณอายุในแต่ละปีว่า มีใครบ้าง กี่คน เพื่อที่จะเอาข้อมูลตรงนี้มาใช้ในการวางแผนว่า ปีหน้าเราจะต้องเพิ่มคนอีกเท่าไหร่ ฝ่ายใดบ้าง จำนวนคนจะกลายเป็นเท่าไหร่ ฯลฯ เราพิจารณาแผนอัตรากำลังโดยไม่ได้ดูเป้าหมาย และแผนธุรกิจขององค์กรเลย

ผลจากการทำแผนบริหารทรัพยากรบุคคลแบบนี้ ก็เลยทำให้ องค์กรขาดพนักงานที่มีความเหมาะสม บางกรณีคนที่มาทดแทน กลับไม่สามารถทำงานได้ดีเท่าคนที่ออกไป บางองค์กรพนักงานได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ได้รับการทดแทนอัตราที่กำหนด แต่กลับขาดความรู้ และทักษะในการทำงาน ก็เลยทำให้ธุรกิจไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้

ดังนั้นการวางแผนกำลังคนในยุคนี้จึงจำเป็นที่จะต้องมองให้รอบด้าน และพิจารณาปัจจัย และองค์ประกอบต่างๆ ให้อย่างครบถ้วน เราลองมาดูปัจจัยในยุคนี้ว่ามีอะไรบ้างที่มีผลต่อการวิเคราะห์หาอัตรากำลังขององค์กร

  • วิสัยทัศน์ และเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัท ตัวนี้เป็นตัวพื้นฐานที่สำคัญในเรื่องของการวิเคราะห์อัตรากำลังเลยก็ว่าได้ เพราะเป็นตัวบอกเราว่า ถ้าองค์กรมีเป้าหมายแบบนี้ เราจะต้องมีคนสักเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง ตำแหน่งใดต้องเพิ่ม ตำแหน่งใดไม่ต้องเพิ่ม หรือต้องลดลง ทักษะอะไรที่จำเป็นต้องมีบ้าง ฯลฯ

 

  • นโยบายการทำงานแบบ outsource หลายบริษัทในปัจจุบัน ไม่ได้ผลิตสินค้าเอง แต่กลับมีสินค้าขายอย่างดี เพราะเดี๋ยวนี้เรื่องของการ outsource เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ในการวางแผนอัตรากำลังคนก็เช่นกัน คงต้องพิจารณาถึงโอกาสในการที่จะใช้แนวทางในการ outsource งานบางอย่างด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้ก็คงขึ้นอยู่กับนโยบายในการบริหารจัดการขององค์กรเองด้วย ว่าจะมีงานอะไรที่เราจะไม่ทำเองอีกต่อไป ซึ่งก็จะมีผลต่ออัตรากำลังคนขององค์กรเช่นกัน

 

  • เทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ในการทำงาน เรื่องของเทคโนโลยีสมัยใหม่ ก็มีผลต่ออัตรากำลังเช่นกัน เราคงต้องพิจารณาถึงแนวโน้มเทคโนโลยีที่จะเข้ามามีผลต่อการทำงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของหุ่นยนต์ เครื่องจักรสมัยใหม่ หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวกในการทำงานของเรามากขึ้น สิ่งเหล่านี้จะมีผลทำให้อัตรากำลังในระดับปฏิบัติการลดน้อยลง แต่ต้องเพิ่มอัตราของกลุ่มคนบริหารจัดการเทคโนโลยีเหล่านี้มากขึ้น หรือบางครั้งก็อาจจะต้องพิจารณาทางเลือกในเรื่องของการ outsource

 

ขั้นตอนในการวางแผนอัตรากำลัง

  1. ศึกษาและทำความเข้าใจ ทิศทาง และเป้าหมายขององค์กร (Strategic Direction)

สิ่งแรกที่นักบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องทำก่อนที่จะวางแผนอัตรากำลังคนได้ ก็คือ จะต้องศึกษา และทำความเข้าใจธุรกิจของบริษัท เป้าหมายในอนาคต 1-3 ปีข้างหน้านับจากวันที่กำลังจะทำแผน ทิศทาง กลยุทธ์ ฯลฯ HR จะต้องเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี มิฉะนั้นก็จะไม่สามารถคิดต่อในเรื่องของแผนกำลังคนได้เลย ถ้าเราเข้าใจธุรกิจ และเป้าหมายธุรกิจดีจะทำให้เราสามารถตอบคำถามได้ว่า

  • กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน
  • เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านไหนบ้าง เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

 

  1. วิเคราะห์กำลังคน (Workforce Analysis)

ขั้นตอนต่อไปก็คือต้องมาพิจารณาวิเคราะห์ว่า

2.1  ความต้องการกำลังคนว่าเป็นอย่างไร จากที่เรารู้ว่าเป้าหมายและทิศทางของธุรกิจของเราเป็นอย่างไรแล้วนั้น ก็ต้องมาวิเคราะห์กันต่อไปว่า การที่องค์กรเราจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่มีความรู้ความสามารถ และทักษะแบบไหน หน่วยงานไหน และตำแหน่งงานไหนขององค์กรที่ถือว่าเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุได้ ประเด็นหลักๆ ที่อยู่ในข่ายการพิจารณาก็มีดังต่อไปนี้

  • ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น ช่วงอายุ ระดับการศึกษา ทักษะสำคัญที่ต้องมี
  • เทคโนโลยีที่จำเป็นต้องนำมาใช้ในการทำงานในอนาคต ว่าจะมีผลต่อการทำงานของหน่วยงาน และตำแหน่งอะไรบ้าง
  • แนวโน้มตลาดแรงงานเป็นอย่างไร เช่น ระดับการศึกษาที่จบมาเยอะ อัตราการว่างงาน กลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการนั้น จะมีข้อจำกัดอะไรบ้างจากตลาดแรงงาน

 

2.2  ลักษณะกำลังคนปัจจุบันขององค์กรเราเป็นอย่างไร ซึ่งในการพิจารณาจุดนี้ ไม่ใช่แค่เพียงพิจารณาจากจำนวนที่มีเท่านั้น นี่คือสิ่งที่มักจะทำผิดพลาดเสมอ ก็คือ มัวแต่พิจารณาจากจำนวนพนักงาน ว่าเราขาด เกินเท่าไหร่ แต่สิ่งที่จะต้องพิจารณาเพิ่มเติมให้ได้ก็คือ

  • ความรู้ และทักษะของพนักงานของเราในแต่ละระดับนั้น มีอยู่สักเท่าไหร่ ขนาดไหน คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านไหน Competency ที่คนของเรามีนั้น มันเป็นอย่างไร
  • ตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลทางด้าน อัตราการลาออกของพนักงาน โดยแยกเป็นแต่ละระดับ แต่ละกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงาน และดูว่า จะมีใครที่เกษียณในแต่ละปี
  • ประเมินและวิเคราะห์ว่า คนของเรานั้น พอที่จะพัฒนาได้มากน้อยสักแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรบ้างในการพัฒนา

2.3  วิเคราะห์หาความแตกต่าง (Gap Analysis) เมื่อเราได้ข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น และอัตรากำลังคนที่มีอยู่แล้ว ก็ต้องนำเอาทั้งสองส่วนนี้มาวิเคราะห์หาความแตกต่างที่เกิดขึ้น ซึ่งผลส่วนใหญ่ก็จะออกมาดังนี้

  • ขาด ก็ต้องมาพิจารณาว่า ขาดอะไรบ้าง เช่นขาดในมุมของปริมาณคน หรือ ในมุมของความรู้ทักษะที่จำเป็น ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง เป็นต้น
  • เกิน บางแห่งก็วิเคราะห์ได้ว่า สิ่งที่เรามีอยู่นั้นมันเกินกว่าที่ต้องการ ทั้งในแง่ของปริมาณคน และทักษะความรู้ที่อาจจะไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปแล้ว เนื่องจากธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป เป็นต้น

จากนั้นก็ระบุให้ชัดเจนว่า ส่วนไหนของอัตรากำลังคนขององค์กรเราที่ขาดไป ส่วนไหนที่เกินไป

พรุ่งนี้จะมาต่อในตอนจบนะครับสำหรับการวิเคราะห์อัตรากำลังที่เหมาะสม อย่าลืมติดตามกันต่อนะครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

บลอกที่ WordPress.com .

Up ↑

%d bloggers like this: