แนวคิดการทำงานแบบ Agile กับงาน HR

ผมไม่แน่ใจว่าท่านผู้อ่านเคยอ่านเจอคำว่า Agile มาบ้างหรือไม่ เป็นคำที่เกิดขึ้นมาสักพักใหญ่แล้ว และก็มีองค์กรในบ้านเราพยายามที่จะนำเอาแนวคิด Agile มาใช้ในการบริหารธุรกิจมากขึ้น แต่โดยมากจะไปเริ่มกับหน่วยงานขาย ผลิต การพัฒนาสินค้าใหม่ R&D อะไรประมาณนี้

คำว่า Agile เป็นคำใหม่ เริ่มต้นจากธุรกิจทางด้าน Software ที่ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา ก็เลยเกิดวิธีการและลักษณะในการบริหารจัดการเพื่อการพัฒนา Software ขึ้น แนวคิดหลักๆ ก็คือ

• เน้นการพัฒนาให้รวดเร็วที่สุด
• เน้นการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เข้ามาได้อย่างรวดเร็ว
• เน้นความยืดหยุ่น และการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

ทั้งนี้ก็เนื่องจากในการพัฒนา Software นั้นจะต้องเร็วมาก และต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างเร็วมากๆ ให้ทันจริงๆ ดังนั้นแนวทางในการบริหารจัดการก็จะต้องรวดเร็วทันที

ด้วยแนวคิดที่เน้นความรวดเร็ว ความคล่องตัวแบบนี้ ก็เลยนำมาประยุกต์ใช้กับงานธุรกิจในด้านอื่นๆ มากขึ้น ทั้งนี้ก็เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีอย่างต่อเนื่อง

แนวทางในการทำงานแบบ Agile นั้นมีลักษณะคร่าวๆ ดังต่อไปนี้

• ไม่เน้นความสำคัญของเอกสาร แนวคิด Agile จะลดการใช้เอกสาร และไม่เน้นความสำคัญกับเอกสารไปซะทุกเรื่อง จะเน้นความรวดเร็ว เวลาที่ลูกค้าแจ้งความต้องการมา ก็จะต้องดำเนินการได้ทันที โดยไม่ต้องมัวแต่ทวงเอกสาร และการอนุมัติตามขั้นตอน กว่าจะได้ลงมือทำ ก็เสียเวลาไปโดยใช่เหตุ

 

• ยอมรับการในความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แนวคิด Agile จะเป็นแนวคิดที่ต้องเปิดรับอย่างเป็นธรรมชาติว่าความต้องการของลูกค้านั้นสามารถเปลี่ยนแปลงไปได้อย่างรวดเร็ว เนื่องด้วยสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปจริงๆ คนทำงานก็จะต้องไม่ยึดติดกับแนวทาง ระบบงานเดิมๆ ไม่บ่น ไม่โวยวายว่าทำไมลูกค้าถึงเรื่องมากนัก แต่จะต้องยืดหยุ่น และทำงานไปกับสภาพความเป็นจริงที่เกิดขึ้นเป็นหลัก

 

• ให้มีการสื่อสารกันบ่อยๆ และคุยกันซึ่งหน้า แนวคิดนี้จะเน้นที่การสื่อสาร การบอกกล่าว การแจ้งความคืบหน้าให้รับทราบกันแบบถี่ๆ บ่อยๆ เวลาที่จะต้องสื่อสารกัน จะต้องยกหูโทรศัพท์คุยกันทันที จะไม่ใช้อีเมล์ หรือ ไลน์ แล้วก็รอ หรือใช้เป็นข้ออ้างว่าที่ทำไม่ได้ก็เพราะรอคำตอบอยู่

 

• ลงมือทำทันที แนวคิดนี้จะเน้นไปที่การลงมือทำทันที แต่ไม่ได้แปลว่าจะไม่มีการวางแผนงานใดๆ นะครับ เพียงแต่จะมุ่งไปที่เรื่องของการลงมือทำ แก้ไขปัญหาทันที ไม่ใช่มัวแต่นั่งคุยกัน ประชุมกัน คิดกันไปต่างๆ นานา แต่ไม่มีข้อสรุปอะไรออกมาสักที ผลสุดท้ายก็เลยไม่ได้ลงมือแก้ไขปัญหาอะไรเลย เพราะมัวแต่วางแผน ดังนั้นวิธีการก็คือ ค่อยๆ ทำกันไป แก้ไขกันไป ผิดก็ต้องรีบยอมรับ และแก้ไขเลย ปรับวิธีการ ปรับแนวทางได้ในทันทีที่รู้ตัวว่ามาผิดทาง

 

• เน้นการทำงานเป็นทีมที่ประสานความต่างได้ลงตัว การทำงานแบบ Agile นั้น เน้นการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมงานมากกว่าที่จะเน้นไปที่กระบวนการ เช่น ลูกค้าติดต่อมาว่าขอแก้ไขงาน ก็ต้องรอให้คนที่ทำหน้าที่วิเคราะห์เริ่มก่อน จากนั้นค่อยส่งไปให้อีกหน่วยงานวางแผนดำเนินการ จากนั้นก็ค่อยมาถึงเราดำเนินการ ฯลฯ แบบนี้จะไม่เกิดขึ้นกับการทำงาน แบบ Agile เลย แต่จะเป็นแบบว่า ใครที่เจอปัญหาก่อน ก็ลุยก่อนเลย ไม่ต้องมีการแบ่งห้องแยกกันไปในแต่ละฝ่าย แต่จะนั่งรวมกันทั้งหมด และเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาให้ได้อย่างรวดเร็วมากกว่า

หลังๆ งาน HR ก็เริ่มเอาแนวคิด Agile มาใช้ด้วยเช่นกัน เนื่องจาก HR จะต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้า ซึ่งก็คือ ผู้บริหารและหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กรในเรื่องของการบริหารคนให้ได้อย่างรวดเร็ว

ดังนั้นถ้าเราจะเอาแนวคิดนี้มาใช้กับ HR จริงๆ ก็ดูน่าสนใจทีเดียว นึกภาพงาน HR ที่ลดเรื่องของเอกสารลงไป ไม่ต้องอ้างว่ารออนุมัติ แต่สามารถลุยทำงานตอบสนองความต้องการของหน่วยงานภายในได้ทันที

ไม่ต้องมีการแบ่งพวกว่าเป็น HRM HRD เวลาพนักงานและผู้บริหารติดต่อมา ก็สามารถที่จะเข้าถึงได้ไม่ว่าตนเองจะทำงาน HRM หรือ HRD ก็ตาม และเป็น HR ที่มีการเปลี่ยนแปลงเร็ว ยอมรับการเปลี่ยนแปลงและความต้องการของผู้บริหารและหน่วยงานอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว และพร้อมให้บริการในเรื่อง HR อย่างรวดเร็ว และยืดหยุ่น

ถึงจุดนั้น HR เราคงจะสามารถที่จะเป็น Business Partner ได้อย่างเต็มภาคภูมิ