องค์ประกอบของ KPI Dictionary มีรายละเอียดอะไรบ้าง

เขียนเรื่อง KPI มาหลายครั้งทั้งในเรื่องของการจัดทำ การคิด และการนำเอาไปใช้ ก็มีท่านผู้อ่านสอบถามมาว่า ปกติแล้ว KPI Dictionary ที่ทำขึ้นมานั้น ควรจะมีหัวข้ออะไรบ้างที่เป็นสากล และใช้กันโดยทั่วไป ผมก็เลยเอามาเขียนให้อ่านกัน และมีแบบฟอร์มตัวอย่างของ KPI Dictionary มาให้โหลดกัน เพื่อเอาไปปรับใช้กันได้ครับ

โดยทั่วไปหัวข้อที่มักจะปรากฏใน KPI Dictionary ก็จะมีดังต่อไปนี้ครับ

• KPI Name ก็คือ ชื่อของ KPI ที่เราจะเอามาใช้ เป็นชื่อเรียกในการที่เราจะใช้วัด และประเมินผลงาน เช่น ยอดขาย ต้นทุนการขาย กำไร หรืออาจจะเป็นตัววัดที่ใช้กันเป็นสากล เช่น EBITDA หรือ EBT ฯลฯ

• Definition ก็คือ คำนิยาม ของ KPI ตัวนั้นๆ ว่า มีความหมายอย่างไร และมีวัตถุประสงค์ในการวัดประเมินอย่างไร กำหนดขึ้นมาเพื่อที่จะดูผลงานในด้านไหน เป็นต้น

• Unit of Measure ซึ่งก็คือ หน่วยวัด ซึ่งต้องระบุให้ชัดเจนว่า KPI ตัวนี้ ใช้หน่วยวัดเป็นอะไร เช่น บาท หรือเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือเป็น อัตราส่วนต่ออะไร หรือเป็นหน่วยน้ำหนัก ฯลฯ ซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะงาน และลักษณะของข้อมูลที่เหมาะสมกับการวัด KPI ตัวนั้นๆ หน่วยวัดเหล่านี้ บางครั้งเราอาจจะเห็นว่า แต่ละองค์กรมี KPI ชื่อเดียวกัน แต่หน่วยวัดคนละตัว ซึ่งก็เป็นไปได้ อันนี้แล้วแต่ว่าองค์กรใดต้องการจะวัดมุมไหนของผลงาน และหน่วยวัดแบบไหนที่เหมาะสมที่สุดกับงานขององค์กร ซึ่งแต่ละแห่งก็ไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน

• Formula ก็คือ สูตรในการคำนวณ KPI ตัวนี้ ซึ่งในบางหน่วยวัดนั้น จำเป็นที่จะต้องมีสูตรในการคำนวณเพื่อให้เห็นภาพของที่มาของข้อมูลที่ชัดเจนมากขึ้น โดยเฉพาะหน่วยวัดที่เป็น เปอร์เซ็นต์ จะต้องระบุวิธีการคำนวณให้ชัดเจนว่า คำนวณอย่างไร มีที่มาอย่างไรเพื่อที่เวลาประเมินผล หรือเวลาดูความคืบหน้าของผลงานจะได้คำนวณได้ถูกต้อง

• Data and Source ก็คือ ข้อมูลที่จะต้องนำมาใช้ และแหล่งที่มาของข้อมูลว่ามาจากไหน หัวข้อนี้ก็มีความสำคัญเช่นกัน เพราะเป็นสิ่งที่บอกเราได้ว่า ในการเก็บข้อมูลผลงานใน KPI ตัวนี้ จะต้องไปเอาข้อมูลจากที่ไหน แหล่งใด และข้อมูลนั้นๆ มีการ update ทุกๆ กี่วัน กี่เดือน

• Owner ก็คือ ตำแหน่งที่ต้องรับผิดชอบ KPI ตัวนี้ นั่นเองครับ

หัวข้อทั่วไปก็มักจะมีประมาณนี้ ส่วนใครจะไปเพิ่มเติมหัวข้ออะไรให้มากขึ้นก็สามารถทำได้ครับ เพราะจริงๆ แล้วสิ่งเหล่านี้มันไม่มีอะไรผิดถูกตายตัว อยู่ที่การนำไปใช้มากกว่า ว่ามีข้อมูลเพียงพอที่จะเอาไปใช้งานได้จริงๆ หรือไม่

พร้อมกันนี้ผมได้ทำ format ตัวอย่างมาให้ เผื่อว่าจะเอาไปปรับใช้กันเองได้นะครับ ก็โหลดเอาได้เลยครับ

KPI Dictionary Format