Onboarding กุญแจสำคัญที่ชี้ชะตา พนักงานใหม่ จะอยู่ต่อหรือไปดีกว่า

ช่วงนี้กระแสคนเก่ง ๆ ลาออกจากบริษัทยังคงเป็นประเด็นร้อนแรงไปทั่ว ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินงานของบริษัทอย่างแน่นอน อีกทั้ง การหาคนใหม่เข้ามาทดแทน ก็ทำได้ยากมากขึ้นเรื่อย ๆ  ดังนั้น บริษัทที่สามารถรักษาคนเก่งๆ และลงทุนกับพนักงานได้ดีเท่านั้น ถึงจะอยู่รอดในยุคที่ตลาดแรงงานผันผวนแบบนี้

และสิ่งหนึ่งที่บริษัทต้องกลับมาให้ความสำคัญมากๆ คือเรื่องของ “Onboarding” หรือกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ครับ

ทำไม Onboarding ถึงสำคัญขนาดนั้น?

ผมว่าจุดประสงค์หลักของ Onboarding คือการ “ตั้งหลักให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จ” และลดระยะเวลาที่พวกเขาจะรู้สึกคุ้นเคยและทำงานได้อย่างเต็มที่

แต่หลายๆ บริษัทกลับละเลยเรื่องนี้ไปอย่างน่าเสียดาย

• มีการสำรวจพบว่า มากกว่า 1 ใน 3 ของบริษัท ไม่มีกระบวนการ Onboarding ที่เป็นโครงสร้างชัดเจน (ไม่ว่าจะทำแบบปกติหรือแบบ Remote ก็ตาม)
• โปรแกรม Onboarding ส่วนใหญ่มักจะทำกันแค่ 90 วัน แต่ในความเป็นจริง พนักงานใหม่มักใช้เวลาถึง 12 เดือน กว่าจะสามารถดึงศักยภาพการทำงานออกมาได้เต็มที่
• ที่น่าตกใจกว่านั้นคือ รายงานของ Gallup ชี้ว่า มีพนักงานเพียง 12% เท่านั้น ที่รู้สึกว่าบริษัทของตัวเองทำ Onboarding ได้ดี นั่นหมายความว่า 88% เจอประสบการณ์ที่จืดชืดและไม่น่าจดจำครับ

ลองคิดดูง่าย ๆ นะครับ ว่า ถ้าเราเป็นพนักงานใหม่เข้ามาทำงานวันแรก พบกับการต้อนรับแย่ ๆ ความมั่นใจของพนักงานใหม่ก็ลดลงอย่างแน่นอน ความรู้สึกดีจะหายไป และความเสี่ยงที่จะไปหาโอกาสใหม่ ๆ ก็สูงขึ้นทันที

แต่ในทางกลับกัน บริษัทที่มีโปรแกรม Onboarding ที่เป็นทางการ มีระบบ จะสามารถเก็บรักษาพนักงานใหม่ไว้ได้ดีขึ้นถึง 50% และ เพิ่มผลผลิตได้มากขึ้น 62% ในกลุ่มพนักงานใหม่นั้น ๆ เลยนะครับ แถมพนักงานที่มีประสบการณ์ Onboarding ที่ดี ยังมีแนวโน้มที่จะรู้สึกว่าตัวเองพร้อมและได้รับการสนับสนุนที่ดีจากบริษัทในบทบาทใหม่สูงขึ้นเกือบ 3 เท่าอีกด้วย

3 ขั้นตอนง่ายๆ ที่จะเปลี่ยน Onboarding ให้ได้ใจพนักงานใหม่

กุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของ Onboarding ไม่ใช่แค่เรื่องของระยะเวลาสั้นๆ แต่มันคือโอกาสในการ สร้างความสัมพันธ์ ในที่ทำงาน ทั้งกับผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญอื่นๆ

ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญมากๆ ในเรื่องนี้ครับ เพราะถ้าผู้จัดการมีบทบาทอย่างแข็งขันในกระบวนการ Onboarding พนักงานใหม่จะมีแนวโน้มที่จะตอบว่า ประสบการณ์ Onboarding นั้นยอดเยี่ยมสูงขึ้นกว่าปกติ 3 เท่าตัวเลย

ในฐานะผู้จัดการหรือ HR ที่กำลังหาทางทำให้ Onboarding มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองทำตาม 3 ขั้นตอนนี้ดูครับ

1. กำหนดเป้าหมายและมาตรวัดความสำเร็จที่ชัดเจน

ก่อนจะเริ่มทำโปรแกรมอะไรใหม่ๆ ต้องกลับมาทบทวนเป้าหมายก่อนครับ และควรครอบคลุมหลัก 4C’s ดังนี้:

• Compliance (การปฏิบัติตามกฎ) พนักงานใหม่เข้าใจกฎระเบียบและนโยบายที่ต้องปฏิบัติตามหรือไม่?
• Clarification (ความชัดเจน) มีการตั้งความคาดหวังในงานและเชื่อมโยงกับมาตรวัดที่เป็นรูปธรรมและมีกรอบเวลาชัดเจนแล้วหรือยัง?
• Culture (วัฒนธรรม) พนักงานเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรอย่างถ่องแท้ และได้รับการสนับสนุนให้สร้างความสัมพันธ์ที่จำเป็นต่อความสำเร็จของพวกเขาหรือไม่?
• Connection (ความสัมพันธ์) จะช่วยให้พนักงานใหม่มีสมดุลชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นได้อย่างไรอย่างต่อเนื่อง?

เมื่อกำหนดเป้าหมาย 4C’s แล้ว ก็ต้องวัดผลให้ได้ครับ โดยใช้ทั้ง ตัวเลข (Quantitative) เช่น เปอร์เซ็นต์พนักงานใหม่ที่ยังอยู่หลังผ่านไป 1 ปี และ เชิงคุณภาพ (Qualitative) เช่น ฟีดแบ็กจากพนักงานใหม่เกี่ยวกับประสบการณ์ Onboarding ของพวกเขา

2. สร้างทีม Onboarding ที่มาจากหลายแผนก

การต้อนรับที่ดีต้องไม่จบแค่ในแผนก HR ครับ ควรขยายไปถึงทีมที่เกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญ และแม้กระทั่ง CEO!

• แนะนำให้รู้จักทีม ยิ่งเร็วเท่าไหร่ยิ่งดี และทีมควรจะรู้ว่าพนักงานใหม่คนนี้ถูกจ้างมาทำอะไร และมีบทบาทอย่างไรในทีม
• เชื่อมโยงกับ Key Stakeholders ผู้จัดการควรทำลิสต์รายชื่อคนสำคัญ พร้อมโน้ตสั้นๆ ว่าพวกเขาคือใคร และมีความสำคัญต่อบริษัทอย่างไร จากนั้นช่วยอำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อ
• การพบปะ CEO การแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับ CEO (ไม่ว่าจะตัวต่อตัว หรือแบบกลุ่มเล็กๆ) เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม! การได้เห็นวิสัยทัศน์และวัฒนธรรมองค์กรจากผู้นำสูงสุดในวันแรกๆ จะสร้างความรู้สึกของการมีส่วนร่วม (Inclusion) และความผูกพัน (Commitment) ที่ดีมากๆ ซึ่งจะส่งผลดีต่อการรักษาพนักงานในระยะยาวครับ

3. ให้การสนับสนุนตลอดเส้นทาง Onboarding

เป้าหมายของผู้จัดการคือ ลดเวลาที่พนักงานใหม่ใช้ไปกับงานธุรการ (Administrative duties) และ เพิ่มเวลาไปกับการโค้ชด้านประสิทธิภาพ (Performance coaching) และการสร้างความสัมพันธ์ (Creating connections)

ถ้าเป็นไปได้ ควรใช้แพลตฟอร์มเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการเรื่องพวกนี้:

• ก่อนเริ่มงาน ส่งวิดีโอต้อนรับ ให้ลงทะเบียนในระบบเพื่อกรอกเอกสารเบื้องต้น และรับตารางงานของวันแรก
• วันแรก ติดตามว่าทำตามตารางสำเร็จหรือไม่ เช่น ได้รับการแนะนำให้รู้จักคนสำคัญ ได้รับเครื่องมือทำงาน และจบโปรแกรมการเรียนรู้วันแรกหรือยัง และที่สำคัญ รับฟีดแบ็กจากพนักงานใหม่ทันที เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
• ตลอดโปรแกรม ติดตามการเรียนรู้ผ่าน E-Learning การอ่านข้อมูลสำคัญของบริษัท และดูว่าประสบการณ์ Onboarding ส่งผลต่อเป้าหมายที่ตั้งไว้ในระดับบุคคลและระดับกลุ่มอย่างไร

การมีแดชบอร์ดที่ครบถ้วนจะช่วยให้เราเห็นภาพรวมว่าอะไรเวิร์คและอะไรต้องปรับปรุง และที่สำคัญคือต้องเชื่อมโยงกับระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRMS) โดยรวม เพื่อดูผลกระทบของ Onboarding ต่อประสิทธิภาพการทำงานจริงและความพึงพอใจของพนักงานใหม่ในระยะยาวด้วยครับ

ในยุคที่การรักษาคนเก่งคือความอยู่รอดของบริษัท การสร้างประสบการณ์ Onboarding ที่แข็งแกร่งจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งครับ การลงทุนในการออกแบบโปรแกรมอย่างมีกลยุทธ์ จะช่วยสร้างความมั่นใจให้พนักงานใหม่ เพิ่มความผูกพัน และสร้างสภาพแวดล้อมที่สามารถ รักษาคนเก่งๆ ไว้กับองค์กรได้นานหลายปี เลยทีเดียวครับ

แล้วบริษัทของคุณล่ะครับ? โปรแกรม Onboarding ตอนนี้อยู่ในระดับไหนแล้ว?