KPI ถ้าทำให้ดี เราจะได้ประโยชน์จากมันมากกว่าที่คุณคิดไว้

ปัจจุบันนี้คงแทบจะไม่มีองค์กรไหน ไม่รู้จัก KPI กันแล้ว ไปที่ไหนถาม HR ว่ามี KPI มั้ย ส่วนใหญ่ก็ตอบว่ามี พอถามต่อไปว่า เอามาใช้ในเรื่องอะไร คำตอบส่วนใหญ่ก็คือ เอามาเป็นเกณฑ์ในการประเมินผลงาน ถามว่าเอามาใช้ประโยชน์อะไรมากกว่านี้อีกบ้างหรือไม่ ส่วนใหญ่ก็จะได้รับคำตอบว่า “มันใช้ทำอย่างอื่นได้ด้วยหรือ”

KPI ถ้าเรานำมาใช้กันอย่างจริงจัง และออกแบบวิธีใช้อย่างถูกต้องตามหลักการ และที่มาที่ไปของเครื่องมือตัวนี้แล้ว จะทำให้องค์กรเราได้ประโยชน์จากเครื่องมือตัวนี้เยอะมาก มากกว่าที่เราเคยคิดไว้ด้วยซ้ำ เราลองมาดูว่า KPI นอกจากเอามาประเมินผลงานกันแล้ว ยังสามารถเอามาใช้ทำอะไรต่อได้อีกบ้าง

• การวัดผลงาน KPI เป็นเครื่องมือที่ชัดเจนในการวัดผลการทำงานของพนักงานแต่ละคน แต่บางองค์กรก็ลืมไปว่า เราสามารถใช้ KPI ในการวัดผลงานของทีม หน่วยงานต่าง ๆ  และผลงานขององค์กรได้อีกด้วย ช่วยให้สามารถประเมินได้ว่าองค์กรกำลังเดินหน้าตามเป้าหมายหรือไม่ได้ด้วยเช่นกัน
• ใช้ในการขับเคลื่อนกลยุทธ์องค์กร KPI ถ้าเราทำอย่างถูกต้องจะต้องกำหนดมาจากเป้าหมายกลยุทธ์ขององค์กรก่อนเลย จากนั้นก็ถ่ายทอดเป้าหมายเหล่านั้นลงสู่หน่วยงานต่าง ๆ และลงสู่ระดับพนักงาน ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามความก้าวหน้าในการบรรลุผลลัพธ์สำคัญของธุรกิจได้ ไม่ใช่แค่การประเมินผลงานเท่านั้น
• ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร KPI ให้ข้อมูลที่สามารถใช้ปฏิบัติได้จริง ช่วยให้การบริหารจัดการของผู้บริหาร ในการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการใช้งบประมาณ การเลือกวิธีการทำงาน การวางแผนเพื่อแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ฯลฯ รวมไปถึงการตัดสินใจดำเนินงานประจำวัน ไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ของธุรกิจ
• การปรับปรุงผลการทำงานและแรงจูงใจของพนักงาน KPI ที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ชัดเจนนั้น จะช่วยกระตุ้นการทำงานของพนักงาน เมื่อพนักงานรู้เป้าหมายและผลลัพธ์ที่ต้องทำให้ได้อย่างชัดเจน มันจะเป็นตัวบอกถึงสิ่งที่พนักงานต้องทำในแต่ละวัน เพื่อให้เป้าหมายนั้นสำเร็จ อีกทั้งยังบอกเราได้ว่า ถ้าเป้าหมายของพนักงานมีแนวโน้มจะไปไม่ถึง หัวหน้าจะสามารถระบุสิ่งที่ต้องพัฒนาของพนักงานแต่ละคนได้ ว่าเขาขาดอะไร ต้องเติมความรู้ ทักษะอะไรบ้าง เพื่อให้เป้าหมายสำเร็จได้ และเมื่อเป้าหมายสำเร็จจริง ก็ยังสร้างความเป็นธรรมในการประเมินผลงาน และการให้รางวัลตามผลงานที่เป็นธรรมและโปร่งใสได้อีกด้วย
• การระบุแนวโน้ม การติดตาม KPI ในระยะยาวช่วยให้สามารถระบุแนวโน้มได้ ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการและปรับตัวตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างทันเวลา แทนที่จะต้องมานั่งศึกษาและเก็บข้อมูลภายหลัง เราสามารถใช้ข้อมูลจาก KPI ต่าง ๆ ที่เรากำหนดไว้ เป็นข้อมูลในการประมวลผล และศึกษาแนวโน้มของธุรกิจของเราในอนาคตได้อย่างชัดเจนมากขื้น
• การจัดสรรทรัพยากร KPI ช่วยในการตัดสินใจว่าทรัพยากรควรถูกจัดสรรไปที่ไหน อย่างไร เพื่อส่งเสริมให้เป้าหมายที่เรากำหนดไว้บรรลุผลได้อย่างแท้จริง เป็นเครื่องมือที่ทำให้เราตัดสินใจได้ตรงตามแผนกลยุทธ์ ไม่ใช่ตัดสินใจไปตามความรู้สึก
• ส่งเสริมการสื่อสารและการให้ข้อเสนอแนะ KPI เป็นฐานในการสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับทีมงาน และระหว่างแผนกต่าง ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญ และสิ่งที่ต้องการปรับปรุง เป็นเครื่องมือในการให้ Feedback ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง เพื่อพัฒนาผลงานกันในระหว่างปี และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• ใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลได้ KPI บางตัวที่เกี่ยวข้องกับการบริหารพนักงานในองค์กร เช่น อัตราการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน ประสิทธิภาพการฝึกอบรม ระดับความพึงพอใจของพนักงาน เวลาในการจ้างงาน, และต้นทุนสวัสดิการต่อพนักงาน ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการและพัฒนากำลังคนในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งเสริมให้ทรัพยากรมนุษย์สามารถมีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กร

ไหน ๆ เราก็เอาระบบ KPI มาใช้กันแล้ว ก็เอามาใช้งานกันให้เต็มประสิทธิภาพของมันกันดีกว่าครับ