คู่มือสำหรับผู้จัดการมือใหม่ การให้ Feedback ที่ใช่…ในเวลาที่ใช่!

หลายคนอาจมองว่าการให้ Feedback เป็นงานปราบเซียนของผู้จัดการ ยิ่งถ้าเป็นมือใหม่ที่ไม่เคยผ่านสนามนี้มาก่อน ความประหม่าและความกังวลยิ่งทวีคูณ แต่เชื่อเถอะครับว่า ไม่มีใครเกิดมาพร้อมพรสวรรค์ด้านนี้ มันคือทักษะที่ต้องเรียนรู้ ฝึกฝน และพัฒนาไปเรื่อย ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่หลายองค์กรกำลังทิ้งการประเมินประจำปีแบบเก่า ๆ ไปสู่การพูดคุยแบบเรียลไทม์ การให้ Feedback จึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันที่ผู้จัดการทุกคนต้องเจอ

โชคดีที่เรื่องนี้มีทางออกครับ เพียงแค่คุณรู้ทัน “กับดัก” ที่มักจะตกหลุม และรู้วิธีที่จะหลีกเลี่ยงมัน

กับดักที่ 1: ให้ Feedback…ทั้งที่ยังไม่ได้ใจลูกน้อง

ลองนึกภาพตามนะครับ ถ้าคุณเป็นผู้กำกับ แต่ยังไม่ทันปูพื้นเรื่องราวอะไรเลย จู่ ๆ ก็ให้ดาราวิ่งออกไปแสดงทันที ผลลัพธ์คงไม่สวยเท่าไหร่ใช่ไหมครับ การให้ Feedback ก็ไม่ต่างกัน ถ้าปราศจากความไว้วางใจ ลูกน้องก็ยากที่จะรับฟัง ยอมรับ และนำไปปรับใช้

คิดถึงตอนที่คุณได้รับ Feedback จากเจ้านายตัวเองก็ได้ครับ ถ้าเขาดูไม่แยแสเป้าหมายในอาชีพของคุณ ให้ Feedback สะเปะสะปะ หรือพยายามควบคุมทุกย่างก้าว คุณจะเต็มใจรับฟังแค่ไหน? แต่ถ้าเขาใช้เวลาทำความเข้าใจคุณ แบ่งปัน Feedback ที่เชื่อมโยงกับความปรารถนาของคุณ และให้พื้นที่ให้คุณได้เติบโต คุณจะรู้สึกต่างออกไปทันที

ทางออก

ในฐานะผู้จัดการมือใหม่ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ ทำความรู้จักกับสมาชิกในทีมแต่ละคน ล้วงลึกเข้าไปในแรงบันดาลใจและเป้าหมายในอาชีพของพวกเขา ในวงสนทนาแบบตัวต่อตัว ลองถามคำถามอย่าง “คุณตั้งเป้าจะทำอะไรให้สำเร็จในอีกหกเดือนข้างหน้า?” หรือ “คุณมองว่าบทบาทของคุณจะพัฒนาไปอย่างไรในอีกหนึ่งปีข้างหน้า?” บางคนอาจมุ่งหวังเลื่อนตำแหน่ง บางคนอาจอยากพัฒนาทักษะเพื่อรับโปรเจกต์ใหญ่ๆ

เมื่อคุณได้บริบทและเข้าใจเป้าหมายของพวกเขาอย่างถ่องแท้แล้ว คุณก็สามารถ เชื่อมโยง Feedback เข้ากับเป้าหมายเหล่านั้นได้ทันที ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ฉันรู้ว่าคุณอยากรับผิดชอบมากขึ้น ดังนั้นเรื่องนี้แหละที่คุณต้องพัฒนา หนึ่งสิ่งที่คุณทำได้ดีขึ้นคือ…” เพียงแค่สองประโยคนี้ คุณก็เปลี่ยนจาก “นักวิจารณ์” เป็น “โค้ช” แล้วครับ การแสดงให้ลูกน้องเห็นว่าคุณใส่ใจการเติบโตของพวกเขาผ่าน Feedback จะช่วยสร้างความไว้วางใจได้อย่างมหาศาล

---

กับดักที่ 2: ผัดวันประกันพรุ่ง…หรือเลี่ยงที่จะให้ Feedback

ความรู้สึกไม่สบายใจในการให้ Feedback โดยเฉพาะ Feedback เชิงลบ เป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ง่ายๆ คุณอาจพบว่าตัวเองได้แต่หวังว่าปัญหาจะหายไปเอง หรือคิดว่ารอไปให้ในใบประเมินประจำปีน่าจะง่ายกว่า

ทางออก

การผัดผ่อน หรือรอให้สถานการณ์ดีขึ้นเอง ไม่เคยเป็นผลดีกับใครเลยครับ การหลีกเลี่ยงการสนทนาเหล่านี้คือการทำร้ายลูกน้องและบั่นทอนความสำเร็จโดยรวมของทีมอย่างรุนแรง

จงให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอ และผนวกมันเข้ากับกระบวนการทำงาน แทนที่จะรอให้เกิดปัญหาเสียก่อน ตัวอย่างง่ายๆ หากคุณมอบหมายงานใหม่ หรือเป็นงานที่มีความสำคัญมากกว่าปกติ ให้กำหนด “จุดตรวจสอบความคืบหน้า” (pulse check) ในปฏิทิน เมื่อสิ้นสุดงาน หรือเมื่อพนักงานทำตามเป้าหมายสำคัญบางอย่างได้ เช่น ถ้าพนักงานต้องปิดดีลลูกค้าใหม่ให้ได้สองราย คุณอาจนัด “pulse check” หลังจากการประชุมสามครั้งแรก หลังการเจรจา และหลังขั้นตอนปิดการขาย

การพูดคุยที่กำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าเหล่านี้ควรรวมถึงการพูดคุยถึงสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่สามารถทำได้แตกต่างออกไป (ให้พนักงานแสดงความคิดเห็นก่อน แล้วจึงเป็น Feedback ของคุณ) การทำแบบนี้จะช่วย สร้างรูปแบบการให้และรับ Feedback แบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของทีมที่แข็งแกร่ง

---

กับดักที่ 3: ให้ Feedback มากไป…แถมยังผิดเวลา

อย่างที่เขาว่ากันว่า Feedback คือของขวัญ แต่ของขวัญที่มากเกินไปก็อาจทำให้รู้สึกท่วมท้นได้นะครับ

ในฐานะผู้จัดการมือใหม่ คุณต้องเรียนรู้ที่จะตัดสินใจว่า Feedback ชิ้นไหน คุ้มค่าที่จะให้ หรือถ้าให้ไปแล้วจะยิ่งทำให้สถานการณ์แย่ลง นี่เป็นเรื่องสำคัญ (และยาก) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรับและส่งต่อ Feedback เกี่ยวกับลูกน้องจากคนอื่น

สมมติว่าทีมของคุณกำลังจัดงานประชุมใหญ่ของบริษัท พอวันแรกจบ คุณบังเอิญได้ยินหัวหน้าบ่นเกี่ยวกับบางองค์ประกอบของงาน แทนที่จะหยุดคิดว่า Feedback นั้นเป็นเพียงความคิดเห็นส่วนตัว หรือบ่งบอกถึงแนวโน้มที่ต้องแก้ไข คุณกลับตัดสินใจถ่ายทอด Feedback นั้นให้ทีมของคุณแบบดิบๆ ไม่มีบริบท สุดท้ายคุณก็ทำให้ลูกทีมรู้สึกแปลกแยก และบั่นทอนประสิทธิภาพในการเป็นผู้นำคนใหม่ของคุณ

ทางออก

ทางออกคือ การใช้วิจารณญาณ ครับ คุณมีอำนาจในการตัดสินใจว่าจะแบ่งปัน Feedback ที่ได้รับจากผู้อื่นกับลูกน้องหรือไม่ เมื่อคุณได้รับ Feedback สำหรับทีม ให้เตือนตัวเองถึงเป้าหมายของพวกเขา จากนั้นกรองคำแนะนำที่ไม่เป็นประโยชน์ในการช่วยให้พวกเขาปรับปรุงหรือบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

ใช้ตัวอย่างเดิมนะครับ สมมติว่าคุณได้รับ Feedback ว่าการประชุมในวันแรกเลยเวลาที่กำหนดไว้ ผู้เข้าร่วมหลายคนบ่นว่าการสิ้นสุดรู้สึกรีบร้อนและไม่สามารถถามคำถามได้ Feedback นี้แสดงถึงฉันทามติของคนหลายคน ซึ่งจะช่วยให้การจัดงานในอนาคตราบรื่นขึ้น ดังนั้น Feedback นี้ คุ้มค่าที่จะบอกต่อ ในทางกลับกัน หากคุณได้รับ Feedback จากคนเพียงคนเดียวว่า “ไม่ชอบหัวข้อการประชุม” คุณอาจเก็บเรื่องนั้นไว้ เพราะความคิดเห็นแบบสุ่มของคนเพียงคนเดียวอาจไม่สร้างสรรค์ และอาจทำให้ทีมของคุณเสียสมาธิและหันเหความพยายามไปจากการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบ

นอกจากนี้ คุณยังต้องเรียนรู้ เวลาที่เหมาะสมในการให้ Feedback แม้ว่าการให้ Feedback อย่างรวดเร็วจะช่วยให้การเรียนรู้ดีขึ้น แต่มีข้อยกเว้น: เมื่ออารมณ์ยังคงร้อนแรง หรือกำลังใจอยู่ในระดับต่ำ การกรองและเน้น Feedback จะยิ่งมีความสำคัญ ตัวอย่างเช่น วันแรกของงานอีเวนต์สามวัน ไม่ใช่ เวลาสำหรับการสรุปรายละเอียดแบบเจาะลึก แต่เป็นเวลาที่ดีในการเน้นหนึ่ง หรือสองสิ่งที่อาจปรับปรุงได้ในวันถัดไป เช่น ปัญหาเทคโนโลยี การตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนสามารถหาบูธแสดงสินค้าได้ และการให้แน่ใจว่าผู้พูดทุกคนปฏิบัติตามตารางเวลา

หนึ่งสัปดาห์ต่อมา เมื่อมี Feedback ทั้งหมดจากปฏิกิริยาของผู้ชม ผลสำรวจความพึงพอใจ และผลลัพธ์อื่นๆ การสรุปรายละเอียดจะมีประโยชน์มากกว่า การล่าช้า Feedback แบบละเอียดนี้ยังช่วยขจัดข้อกล่าวโทษ และให้เวลาคุณระดมสมองหาทางแก้ไขร่วมกันในฐานะทีมอีกด้วยครับ

---

กับดักที่ 4: ให้ Feedback แล้ว…ทิ้งเลยไม่ติดตามผล

แม้ว่าคุณจะให้ Feedback ถูกเวลา ใช้คำพูดที่ใช่ และให้จากความไว้วางใจ แต่ทั้งหมดจะไร้ประโยชน์หากคุณ ไม่ติดตามผล เมื่อคุณให้ Feedback โดยไม่ย้อนกลับมาตรวจสอบ ลูกน้องของคุณอาจสูญเสียแรงจูงใจ และมีแนวโน้มที่จะทำตามคำแนะนำของคุณน้อยลง หากไม่มีการติดตามผล คุณอาจไม่ทราบว่าทีมของคุณยังคงประสบปัญหา หรือทิศทางที่คุณแนะนำอาจไม่ได้ผลสำหรับพวกเขา

ทางออก

เพื่อให้ Feedback ได้ผล มันต้อง สอดคล้องต่อเนื่อง หลังจากให้ Feedback แล้ว ให้ตรวจสอบความคืบหน้าของลูกน้องเพื่อดูว่าพวกเขาพัฒนาไปถึงไหนแล้ว มันง่ายๆ แค่ถามลูกน้องว่า “ในการตรวจสอบครั้งล่าสุด เราคุยกันว่าคุณจะลองใช้วิธีอื่น เป็นไงบ้างครับ?” เมื่อการพูดคุยของคุณมีบริบทที่ชัดเจน โดยเชื่อมโยง Feedback เข้ากับเป้าหมายและความปรารถนาของบุคคลนั้น มันจะกลายเป็นการสนทนาที่สร้างสรรค์และส่งเสริมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

อย่าลืมนะครับว่า Feedback ไม่ใช่แค่คำวิจารณ์ ข้อความเชิงบวก แสดงให้เห็นว่าคุณเห็นความพยายามของสมาชิกในทีม และเสริมสร้างความไว้วางใจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “คุณพยายามปรับปรุงการนำเสนอข้อมูลลูกค้าด้วยภาพมาตลอด และมันเห็นผลชัดเจนมาก! คุณพร้อมแล้วที่จะร่วมนำเสนอต่อหัวหน้าฝ่ายในครั้งหน้า!”

การให้ Feedback ที่มีประสิทธิภาพคือการลงทุนในทีมของคุณครับ ลองนำหลักการเหล่านี้ไปปรับใช้ดูนะครับ แล้วคุณจะพบว่ามันไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิดเลย

คุณพร้อมที่จะเริ่มให้ Feedback แบบใหม่แล้วหรือยังครับ?