Job Description เครื่องมือสำคัญในการบริหารทรัพยากรบุคคล ที่ถูกลืม

เป็นเรื่องที่แปลกเหมือนกันนะครับ ที่เมื่อไหร่ที่พูดถึงคำว่า Job Description (จากนี้ต่อไปผมจะเรียกมันว่า JD) ทุกคนไม่มีใครไม่รู้จักมัน ไม่ว่าจะเป็น CEO ของบริษัท หรือผู้บริหารทุกระดับขององค์กร หรือแม้กระทั่งพนักงานในองค์กร เรียกได้ว่า ส่วนใหญ่รู้จัก JD กันมาเรียบร้อย (อาจจะมีสัก 10% ที่อาจจะงงๆ นิดหน่อยเมื่อได้ยินคำว่า JD แต่พออธิบายว่ามันคืออะไร ส่วนใหญ่ก็จะเข้าใจได้)

จากประสบการณ์ที่ผมเจอมา แทบทุกที่เมื่อได้ยินคำว่า JD ก็จะรู้สึกว่ามันเป็นเรื่องธรรมดา บางแห่งมองว่ามันเป็นเรื่องที่แทบจะไม่ต้องคุยกันอีกแล้ว บางแห่งมองว่ามันเป็นเรื่องที่ล้าสมัยไปแล้ว ฯลฯ แต่เมื่อไหร่ที่องค์กรเหล่านี้ พบเจอกับปัญหาในการบริหารทรัพยากรบุคคล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความไม่ชัดเจนในการวางแผนกำลังคน ความไม่ชัดเจนในการสรรหาคัดเลือกพนักงาน ปัญหาในการวางแผนการพัฒนาพนักงาน รวมทั้งปัญหาในการกำหนดเป้าหมายผลงาน อีกทั้งเจอกับปัญหาเรื่องของการจ่ายค่าจ้างค่าตอบแทนที่ไม่เป็นธรรมในองค์กร ฯลฯ

สุดท้าย ก็ต้องย้อนกลับมาหาต้นทางของทุกเรื่องก็คือ Job Description เวลาที่จะแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่ได้กล่าวมาข้างต้น จริงมั้ยครับ

ปัญหาในการบริหารทรัพยากรบุคคลเกือบทั้งหมดที่เกิดขึ้น ส่วนหนึ่งเกิดจากการที่เราไม่มี JD หรือ มี JD แต่เขียนแล้วไม่ชัดเจน อ่านแล้วไม่รู้ว่าตำแหน่งนี้ทำอะไร รับผิดชอบอะไร ยากมากน้อยแค่ไหน อีกทั้ง อ่านจบแล้วยังไม่สามารถบอกได้ว่า เราต้องการคนแบบไหนเข้ามาทำงาน ถ้า JD ของบริษัทท่านเป็นแบบนี้ ก็ต้องระวังปัญหาในการบริหารทรัพยากรบุคคลด้านต่างๆ ก็จะตามมาได้

แต่ก็แปลกนะครับ พอ HR บอกว่าเราน่าจะทำ JD ให้ดีไปเลย และน่าจะมีระบบการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ CEO บางบริษัทก็บอกว่า มันเสียเวลา บ้างก็บอกว่า ไม่เห็นจำเป็นต้องมีเลย สุดท้าย พอเกิดปัญหาขึ้น ก็ต้องย้อนกลับมาที่จุดเริ่มต้นกันใหม่หมด

ยิ่งไปกว่านั้น บางองค์กรลงทุนทำ JD ไว้อย่างดีแล้ว แต่กลับลืมที่จะปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ทั้งๆ ที่ฝ่ายบุคคลเองก็พยายามที่จะกระตุ้น เตือน และบางที่มีขู่แกมบังคับ แต่ก็ไม่ค่อยได้รับความร่วมมือสักเท่าไหร่ ก็เลยเป็นผลทำให้ JD ที่ทำไว้นั้นมันเริ่มเก่า และใช้งานไม่ได้

Job Description สำคัญจริงๆ หรือเปล่า

เราลองพิจารณากระบวนการในการบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่ต้นเลยก็ได้ครับ

  • เราจะหาพนักงานได้ถูกต้องตรงตามคุณสมบัติที่องค์กรต้องการได้อย่างไร ถ้า JD ที่เขียนไว้ไม่สะท้อนการทำงาน บางแห่งหาคนได้แล้ว ผู้จัดการสายงานก็บอกว่าไม่ตรง HR ก็บอกว่า ก็หาตรงกับที่ JD ที่เขียนไว้แล้วนะ ผู้จัดการก็ตอบว่า JD นั้นมันเก่ามากแล้วนะ (แล้วทำไมไม่ปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน)

 

  • เราจะรู้ได้อย่างไรว่า คนที่มาทำงานในแต่ละตำแหน่งนั้น ยังต้องพัฒนาอะไรบ้าง ถ้าไม่มีตัวบอก ซึ่งตัวบอกที่ดีก็คือ JD อยู่ดีครับ ปกติ เราก็จะพิจารณาว่า พนักงานทำงานได้ตาม JD ที่ระบุไว้หรือไม่ มีอะไรบ้างที่พนักงานยังทำไม่เป็น ทำไม่ได้ หรือทำได้ไม่ดี ถ้าเราไม่มีขอบเขตการทำงาน และความรับผิดชอบที่ชัดเจน เราก็จะไม่มีทางรู้เลยว่า พนักงานคนนั้นทำงานได้ดีหรือไม่ดี ตามตำแหน่งหน้าที่ที่รับเข้ามา

 

  • เราจะมอบหมายงานให้ใครดี อันนี้เป็นปัญหาสำคัญเวลาที่ผู้จัดการมอบหมายงาน ถ้าไม่มี JD ระบุชัดเจน ผู้จัดการก็จะมอบหมายงานแบบมั่วไปหมด อยากให้ใครทำอะไรก็จัดไป โดยที่ไม่รู้ว่าพนักงานคนไหนทำงานอะไรบ้าง ตำแหน่งอะไรบ้าง สุดท้าย พนักงานก็จะงงๆ ว่า เราเขาเข้ามาในตำแหน่งนี้ แต่ทำไมให้งานในตำแหน่งโน้น

 

  • JD ไม่ชัดเจน หรือไม่มี เราก็จะกำหนดเป้าหมายในการทำงานได้ยากมากขึ้น ทำให้เราไม่รู้ว่า พนักงานจะต้องทำงานอะไร เท่าไหร่ แบบไหนที่เรียกว่าผลงานดี หรือไม่ดี พนักงานบางคนทำงานได้ดีมาก แต่สิ่งที่ทำได้ดีมากนั้น มันไม่ใช่งานของตำแหน่งงานของเขาเลยก็มี

 

  • JD ไม่มี หรือไม่ชัดเจน ก็ส่งผลต่อการจ่ายค่าตอบแทนอีกเช่นกัน ทำให้พนักงานเองรู้สึกว่า ทำไมงานของเขาทำเยอะ แต่ได้เงินน้อย บางคนทำน้อยมาก แต่ทำไมได้เงินเยอะ ปัญหานี้จะจบได้ก็ต่อเมื่อ ขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานมีความชัดเจน ซึ่งก็จะส่งผลต่อค่างาน ระดับงาน และระดับค่าจ้างที่เหมาะสมนั่นเอง

 

  • ไม่มี JD ที่ชัดเจน ก็ทำ Career Path ได้ยากขึ้น เพราะมองไม่ออกว่า ตำแหน่งไหนจะโตไปไหน พนักงานทำงานอะไรอยู่ แล้วงานนั้นจะโตไปทางไหนได้บ้าง

 

  • บางแห่ง งานก็เกิดอาการซ้ำซ้อนกัน คนนั้นก็ทำงานนี้ คนโน้นก็ทำงานนี้ คนนี้ก็ทำงานนี้อีกเช่นกัน ตกลงงานนี้ต้องเป็นของใครทำ หรือในทางตรงกันข้าม งานนี้ไม่มีใครทำ เพราะทุกคนต่างมองว่า ไม่ใช่งานของเขา เพราะไม่มี JD กำหนดให้ชัดเจน

ในกลุ่ม Line Open Chat คู่คิดเรื่องคน ที่ผมเปิดกลุ่มไว้ ผมได้ทำ poll เล็กๆ เพื่อให้สมาชิกโหวตเรื่องของ JD ผลที่ได้ออกมาก็คือ

  • 59% ตอบว่า องค์กรที่ทำงานอยู่นั้น มี JD แต่ทำมานานแล้ว ไม่ได้ Update และเอามาใช้บ้าง ไม่ใช้บ้าง
  • 33% เท่านั้น ที่ตอบว่า องค์กรมี JD ทำอย่างเป็นมาตรฐาน และมีการ Update อยู่เสมออีกทั้ง ยังเอามาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลในทุกด้าน
  • ที่เหลือประมาณ 2-3% อยู่ในข่ายที่อยากทำ แต่ไม่ได้ทำ บางแห่งก็ กำลังเริ่มทำอยู่

แม้ว่า จะเป็น poll เล็กๆ แต่ผลที่ได้ก็สะท้อนให้เห็นถึงสภาพความเป็นจริงของเครื่องมือที่ชื่อว่า Job Description นี้ว่า HR ทุกคนมองเห็นความสำคัญ แต่มีเพียง 33% ที่สามารถทำแล้วเอาไปใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

และนี่ก็คือความท้าทายอีกเรื่องหนี่งของชาว HR ที่ต้องผลักดันเครื่องมือพื้นฐาน ที่ดูเหมือนง่าย และไม่สำคัญอะไร ให้กลายเป็นเครื่องมือหลักที่สามารถใช้อ้างอิงในการบริหารทรัพยากรบุคคลในทุกๆ กระบวนการของบริษัทได้อย่างถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของมัน

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

บลอกที่ WordPress.com .

Up ↑

%d bloggers like this: