ใช้ซอฟแวร์ หรือ Platform ด้าน HR แล้ว งาน HR ทุกอย่างจะดีขึ้นไปด้วย จริงหรือ

ในปัจจุบันนี้มีระบบและซอฟแวร์ และ Platform ทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดขึ้นมากมาย และต่างก็พยายามที่จะขายว่า Platform ของตนเองนั้นสามารถที่จะเข้ามาช่วยทำให้ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทดีขึ้นไปด้วย จากที่ไม่เคยมีระบบ ก็จะมีระบบ และจะทำให้การบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทดีขึ้น แค่ Platform อย่างเดียว จะทำให้ระบบ HR ขององค์กรดีขึ้นไปด้วยจริง ๆ หรือ

ในทางปฏิบัติแล้ว ไม่มีซอฟแวร์ที่ไหนที่สามารถทำได้อย่างนั้นแน่นอนครับ เพราะถ้าคนใช้ระบบไม่มีความรู้ในการใช้งานมันจริงๆ แม้ว่าระบบนั้นจะเลอเลิศสักแค่ไหน มันก็ใช้งานไม่ได้แน่นอนครับ

ผมเห็นหลายๆ บริษัทที่พยายามจะนำเอาระบบซอฟแวร์ในการบริหารทรัพยากรบุคคลมาใช้งานกัน ลงทุนเป็นจำนวนเงินมากมาย เพื่อที่จะซื้อระบบเข้ามา แต่สุดท้าย ก็ไปไม่รอด เพราะทั้งฝ่ายบุคคล และผู้จัดการสายงาน อีกทั้งพนักงานเอง ต่างก็ไม่เคยมีความรู้เรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ถูกต้อง ต่างคนต่างมองกันไปคนละทาง

ระบบ HR ต่อไปนี้ ต้องมีการวางระบบที่ถูกต้อง และมีแนวคิดในการบริหารจัดการของทั้ง HR และผู้จัดการสายงานที่ถูกต้องด้วยเช่นกัน Platform ถึงจะสามารถนำมาใช้งานได้อย่างดี

• ระบบการประเมินผลงาน ปัจจุบันมีซอฟแวร์ที่เขียนขึ้นมาเพื่อที่จะใช้งานระบบประเมินผลงาน หรือ บริหารผลงานกันมากขึ้น ซึ่งตัวโปรแกรมมันเอง เขียนออกมาได้ดีมาก ผมเคยเห็นบางยี่ห้อ มีการกำหนดเป้าหมายในหลายๆ ระดับลงมา ตั้งแต่ระบบองค์กร ลงสู่หน่วยงาน และตำแหน่งงาน โดยตัวโปรแกรมมันสามารถที่จะถ่ายทอดเป้าหมายลงมาได้ในแต่ละระดับด้วย อีกทั้งยังมีระบบ Competency ใส่เข้าไปได้ เพื่อที่จะสามารถใช้ในการประเมินผลงานได้อย่างดี องค์กรซื้อมาด้วยราคาอันแสนแพง แต่สุดท้ายก็ไม่สามารถใช้งานได้เลย เพราะคนใช้ไม่มีความรู้และความเข้าใจในเรื่องของการบริหารผลงานเลยสักนิด กำหนดเป้าหมายกัน ก็กำหนดไม่เป็น กำหนด competency ก็ทำแบบไม่เข้าใจ เวลาประเมินก็ยังคงยึดเอาผลประโยชน์ของพนักงาน ยึดเอาความรู้สึก รักชอบเข้ามาในการประเมินผลงาน ผลที่สุดก็คือ มีโปรแกรม แต่กลับไม่ได้ทำให้ระบบประเมินผลงานดีขึ้น เหมือนแค่เอามาแทนกระดาษแค่นั้นเอง

• ระบบการพัฒนาพนักงาน อีกระบบหนึ่งที่เริ่มเห็นมากขึ้นก็คือ โปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อที่จะนำเอาข้อมูลของพนักงานมาใช้ในการวางแผนพัฒนา โดยอาศัย Competency ที่กำหนดขึ้นมา สุดท้ายก็ใช้งานไม่ได้อีกเช่นกัน เพราะหัวหน้างาน และผู้จัดการต่างก็ไม่ค่อยให้ความสำคัญในเรื่องของการพัฒนาพนักงาน ไม่เคยรู้ว่าพนักงานของตนเองต้องพัฒนาเรื่องอะไร เพราะไม่เคยพิจารณาผลงาน และพฤติกรรมของพนักงานกันอย่างจริงจัง บางระบบต้องไปเชื่อมโยงกับระบบการพัฒนาความก้าวหน้าสายอาชีพ จะได้วางแผนพัฒนากันล่วงหน้า และผู้จัดการกลับไม่เคยวางแผนพัฒนาอะไรพนักงานคนนั้น

• ระบบข้อมูลเพื่อการเลื่อนตำแหน่ง ซึ่งจริงๆ ส่วนหนึ่งก็คือระบบ HRIS ที่จะมีข้อมูลของพนักงานแต่ละคน ว่าเป็นอย่างไร ผลงานเป็นอย่างไร มีความรู้ ทักษะ และความสามารถอะไรบ้าง ได้รับการพัฒนาในเรื่องอะไรมาแล้วบ้าง ฯลฯ เพื่อที่จะนำเอาข้อมูลเหล่านี้ไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในเรื่องของการให้รางวัลผลงาน และการเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงาน ข้อมูลเหล่านี้จริงๆ แล้วถ้าเรามีการเก็บอย่างดี จะเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมาก แต่บางองค์กร กลับไม่เคยนำมาใช้เลย เพราะไม่จำเป็นต้องใช้ เนื่องจากผู้จัดการเสนอคนที่อยากให้ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง จากนั้นก็ไปหาเหตุผลมาประกอบ หาหลักฐานมาสนับสนุนความคิดเห็นของตนเองทีหลัง เพื่อให้พนักงานคนนั้นได้รับการเลื่อนตำแหน่งให้ได้ในที่สุด

• ระบบ HR ด้านอื่นๆ อาทิ ระบบการวางแผนกำลังคน ระบบการบริหารค่าจ้างเงินเดือน ระบบการกำหนดแผนทดแทนตำแหน่งงาน ฯลฯ ระบบเหล่านี้มันก็เป็นโปรแกรมที่ถูกเขียนขึ้น โดยที่จะต้องมีผู้ใช้งานที่มีความเข้าใจตัววิธีการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างถ่องแท้ ถึงจะใช้งานมันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อเห็นอย่างนี้แล้ว ผมคิดว่า องค์กรที่มัวแต่ไปมองเรื่องของการหาโปรแกรมในการบริหารทรัพยากรบุคคลมาใช้งานนั้น จะต้องพิจารณาให้ดีก่อนว่า คนในองค์กรมีความรู้ เรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ มากน้อยสักแค่ไหน โดยเฉพาะฝ่ายบุคคลของบริษัทเองที่จะต้องเป็นผู้บริหารระบบเหล่านั้น จะต้องมีความรู้เชิงลึกในเรื่องของหลักการที่ถูกต้องก่อน จากนั้นจึงถ่ายทอดไปยังผู้จัดการสายงาน เพื่อให้เขานำเอาความรู้เหล่านี้ไปใช้บริหารลูกน้องของตนเอง

แล้วสุดท้ายถ้าทุกฝ่ายเข้าใจหลักและวิธีการในการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างถ่องแท้แล้ว การลงทุนซื้อซอฟแวร์เข้ามาช่วย ก็จะยิ่งทำให้เกิดมูลค่าเพิ่มที่สูงขึ้นมากกว่าอีกหลายเท่าตัวทีเดียวครับ ซึ่งจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ามากกว่า