ทำไมการทำ ระบบ Competency ขององค์กรถึงใช้งานไม่ค่อยได้จริง

มีหลายองค์กรที่พยายามจะนำเอาระบบ Competency มาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร ไม่ว่าจะในเรื่องของการสรรหาคัดเลือกพนักงาน การพัฒนาพนักงาน และประเมินผลงานพนักงาน การวาง Career Path ฯลฯ ล้วนแล้วแต่จะต้องใช้ระบบ competency ที่สอดคล้องกัน แต่เชื่อมั้ยครับว่า ยังไม่อีกหลายองค์กรที่ยังไม่เข้าใจ และวางระบบ Competency โดยทำแบบงงๆ หรือทำโดยไปลอกเลียนแบบองค์กรอื่นมา

พอทำเสร็จแล้ว ก็ใช้แบบงง ๆ อีกเช่นกัน สุดท้าย ก็มีแค่ตัว Competency แปะไว้เฉย ๆ แต่ไม่สามารถเอาไปใช้งานจริงได้อย่างที่ตั้งใจไว้ สาเหตุเป็นเพราะอะไรกันแน่เราลองมาดูกันครับ

• Competency ที่ตั้งขึ้นมา กับ พฤติกรรมของผู้บริหารไม่ได้ไปด้วยกัน สาเหตุแรกที่ทำให้ระบบ Competency ใช้ไม่ได้เลย ก็คือ พฤติกรรมที่เรากำหนดขึ้นมาเป็น competency ขององค์กรนั้น โดยเฉพาะ Core Competency ไม่ได้ไปด้วยกันกับพันธกิจ และวิสัยทัศน์ขององค์กรเลย ยิ่งไปกว่านั้นตอนทำ Competency ก็ทำแบบว่า เอา Dictionary ที่มีอยู่มาให้ผู้บริหารเลือกกันว่าจะเอาตัวไหนดี ผลก็คือ ผู้บริหารก็ต้องเลือกพฤติกรรมที่เขาอยากให้พนักงานเป็น และเลือกมาเป็นจำนวนมากด้วย สุดท้าย ก็เอาเกือบทุกตัว เพราะเสียดาย กลัวว่าไม่ได้เลือกแล้วพนักงานจะไม่เป็นไปตามนั้น หนักกว่านั้นก็คือ สิ่งที่ผู้บริหารเลือกมานั้น ส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่ผู้บริหารก็ไม่มีพฤติกรรมเหล่านั้นเสียด้วย แต่อยากให้พนักงานของตนมีพฤติกรรมเหล่านั้น พอถึงเวลาใช้งานจริงๆ ก็จะยากหน่อย เพราะพนักงานยังมองออกเลยว่า ผู้บริหารไม่เห็นมีพฤติกรรมแบบนั้นเลย แต่ทำไมมาตั้งระบบ competency ให้พนักงานมีพฤติกรรมเหล่านั้น สุดท้ายพนักงานก็ไม่สนใจ เพราะเขารู้ว่าผู้บริหารไม่ใส่ใจเช่นกัน

• มี Competency มากมายหลายตัวเกินไป สาเหตุนี้มาจากสาเหตุในข้อแรกด้วย ก็คือ ผู้บริหารที่เลือกชุด Competency นั้น เลือกชุดพฤติกรรมมากมากมาย เพราะรู้สึกว่า แต่ละตัวก็คือสิ่งที่เราอยากให้พนักงานเป็นแบบนั้นจริงๆ ก็เลยเลือกมันไปหมดทุกตัวเลย ผลสุดท้ายก็คือ เยอะจนพนักงานไม่สามารถที่จะทำตัวถูก สุดท้ายเยอะมากจนมั่ว พอมั่ว ก็เลิกใช้ดีกว่า

• คำนิยาม และคำบรรยายพฤติกรรมไม่ชัดเจนพอ หลายองค์กรพอได้ Competency มาแล้ว ก็ต้องมาเขียนนิยามซึ่งนิยามที่เขียนนั้น ก็เป็นนิยามแบบที่เทพเท่านั้นที่จะอ่านรู้เรื่องและเข้าใจได้ บางองค์กรใช้คำที่อ่านแล้วดูดี แต่นึกภาพไม่ออกจริง ๆ ว่า พนักงานต้องแสดงพฤติกรรมอะไรออกมาบ้างใน Competency แต่ละตัว ยิ่งไปกว่านั้นตัวอย่างพฤติกรรมที่เขียนประกอบไว้ ก็ไม่ชัดเจน กว้างไป หรือเขียนในเชิงวิชาการมากจนเกินไป ทำให้คนใช้งานซึ่งก็คือ ผู้จัดการในองค์กร ไม่สามารถเห็นภาพได้ สุดท้ายก็เลยไปนิยามกันเองเลย ผลก็คือ เราไม่สามารถใช้งาน Competency ได้จริง แถมยังเกิดปัญหาเรื่องการตีความตามมากันอีกมากมาย

• ขาดการให้ความรู้แก่ Line Manager เรื่องของ Competency นั้นฝ่ายบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบก็จริง แต่คนที่ต้องใช้งานมัน ก็คือ Line Manager มากกว่า HR แต่หลายบริษัท พอ HR วางระบบเสร็จ ก็ไม่มีการให้ความรู้แต่ผู้จัดการตามสายงาน ก็เลยทำให้ผู้จัดการตามสายงาน เกิดความไม่เข้าใจ และไม่สามารถนำเอาระบบเหล่านี้ไปใช้ในการบริหารพนักงานของตนเองได้เลย ผลที่เกิดขึ้นก็คือ ผู้จัดการสายงานมักจะเลี่ยง และไม่อยากจะยุ่งเกี่ยวกับเรื่องของ Competency โดยโยนงานทั้งหมดกลับมาที่ฝ่ายบุคคล และแล้วระบบ Competency ขององค์กรก็ล้มทั้งยืน่

• ผู้จัดการและผู้บริหารขาดความเป็นกลาง ในกรณีนี้เกิดขึ้นจากการที่หัวหน้างานและผู้จัดการจะต้องทำการประเมิน Competency แต่ละตัวของพนักงานที่ตนดูแลอยู่ ว่ามีพฤติกรรมดังกล่าวหรือไม่ และในแต่ละตัวนั้นบรรลุระดับที่กำหนดไว้แล้วหรือไม่ หัวหน้างานส่วนใหญ่มักจะมองพฤติกรรมของพนักงานไม่ออก หรือบางคนมองออกแต่ก็ไม่อยากประเมินตามความเป็นจริง เพราะกลัวว่า ถ้าประเมินตามจริงแล้วพนักงานของตนจะไม่ได้สิ่งที่ดีตามมา ก็เลยประเมินให้พนักงานได้ตามระดับที่คาดหวัง ทั้งๆ ที่จริงๆ แล้วพนักงานอาจจะยังไม่ถึงระดับนั้นก็ได้ ผลสุดท้ายพนักงานเกือบทุกคนมีพฤติกรรมตามระบบ Competency ในระดับที่สูงกว่าที่คาดหวังมาก แต่พฤติกรรมจริงๆ ที่แสดงออกกลับไม่มีอะไรที่ได้ตามนั้นสักอย่าง

สิ่งเหล่านี้คือปัญหาหลักๆ ที่เกิดขึ้นกับองค์กรที่พยายามจะเอา Competency มาใช้ในองค์กร ระบบนี้เป็นระบบที่ดีครับ ถ้าวางระบบดีๆ และทุกคนในองค์กรมีความเข้าใจที่ตรงกัน รวมทั้งบริหารระบบนี้โดยเน้นไปที่การพัฒนาความสามารถของพนักงานให้ดีขึ้นจริงๆ ผลที่จะเกิดขึ้นก็คือ องค์กรจะมีระบบในการสรรหาคัดเลือกพนักงานได้ตรงกับสิ่งที่องค์กรต้องการ มีแนวทางในการพัฒนาพนักงานไปในทางเดียวกัน มีแนวทางในการประเมินผลงานพนักงานที่เป็นมาตรฐาน

สุดท้ายพนักงานจะมีพฤติกรรมหลักในแบบที่องค์กรต้องการ และพฤติกรรมเหล่านี้ก็จะช่วยผลักดันผลงานที่ดีของพนักงานได้อีกด้วย