Succession Plan คือสิ่งสำคัญ อย่าทำเป็นเล่นไป

เคยรู้สึกบ้างหรือไม่ว่าองค์กรของเราสร้างคนไม่ทัน และมีช่องว่างระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับพนักงานระดับผู้จัดการค่อนข้างเยอะมาก จนทำให้เกิดความเสี่ยงที่จะหาคนมาทดแทนไม่ทัน

ลักษณะปัญหาแบบนี้เกิดขึ้นได้ถ้าองค์กรของเราไม่มีการเตรียมการเรื่องของการวางแผนหาผู้สืบทอดตำแหน่ง หรือที่เรียกกันในภาษาอังกฤษว่า Succession Plan นั่นเอง หรือในบางองค์กรมีการทำ Succession Plan ก็จริง แต่ก็เป็นหาการกำหนดชื่อว่าใครจะมาทดแทน แต่กลับไม่มีการวางแผนพัฒนา และเตรียมความพร้อมอะไรเลย เหมือนกับว่า ก็คนนี้ไง ที่จะขึ้นมาแทนได้

คำถามก็คือ ทุกคนที่เรากำหนดในแผนทดแทนตำแหน่ง สามารถทำงานได้ทันทีเลยหรือ

องค์กรส่วนใหญ่ที่เพิ่งเริ่มจัดตั้งขึ้น และมีผู้บริหารที่ยังอยู่ในวัยหนุ่มสาว ก็มักจะมองข้ามเรื่องของ Succession plan เพราะไม่รู้ว่าจะวางแผนไปทำไม เนื่องจากตนเองก็ยังอยู่ในตำแหน่งอีกนาน แต่ในทางปฏิบัติ เพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้ องค์กรจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งไว้ ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะเป็นการพัฒนาคนให้สามารถดำรงตำแหน่งที่สูงขึ้นได้

การที่คนคนหนึ่งจะสามารถดำรงตำแหน่งที่สูงขึ้นได้นั้น และสามารถที่จะสืบทอดตำแหน่งได้นั้น ไม่ใช่นึกจะให้ใครสืบทอดก็สามารถทำได้ทันที เรื่องของ Succession plan นั้นจะต้องทำกันยาว ๆ ต้องมีการเตรียมการ มีการพัฒนากัน เพราะเราจะต้องสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานและผู้ถือหุ้นของเราได้ว่า คนที่จะมาสืบทอดตำแหน่งนั้นสามารถที่จะนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายได้ แม้กระทั่งองค์กรที่เป็นครอบครัวเดียวกัน ปัจจุบันยังต้องมีการสร้างคนในครอบครัวให้สามารถขึ้นมานำองค์กรได้เลยครับ ไม่ใช่พออายุถึงก็แต่งตั้งกันเลย แบบนี้ไม่ค่อยเหลือให้เห็นมากนักในปัจจุบันครับ

เท่าที่เห็นก็คือ มักจะได้รับมอบหมายจากเถ้าแก่ให้ไปดำรงตำแหน่งเล็กๆ ก่อน เพื่อที่จะศึกษาทั้งงาน ทั้งคนทำงาน ให้สามารถที่จะเข้ากับคนอื่นได้ และคนอื่นเห็นว่า ไม่ใช่เป็นเพราะสายเลือดนะ ที่ทำให้เขาได้รับการสืบทอดตำแหน่งในเวลาถัดมา เพราะในปัจจุบัน ถ้าผู้นำองค์กรไม่ได้รับการยอมรับจากพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรแล้ว ก็ยากที่จะนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายได้ เพราะเขาต้องบริหารงานผ่านคนทำงานในองค์กร

การทำ Succession plan จึงมีความสำคัญมากในการต่อยอด และสืบทอดธุรกิจจากรุ่นหนึ่งสู่อีกรุ่นหนึ่ง ระบบพื้นฐานสำคัญๆ ที่องค์กรจะต้องมีก่อนที่จะวางระบบ Succession plan ได้อย่างดี มีดังนี้

• ระบบการบริหารผลงาน ระบบนี้จะทำให้เรารู้ว่า ผลงานของพนักงานแต่ละคนนั้นเป็นอย่างไร ตั้งเป้าหมายแล้ว สามารถไปถึงได้สักแค่ไหน และมีจุดแข็งจุดอ่อนอะไรบ้างในการทำงาน เพื่อจะได้ทำการต่อยอดและพัฒนาศักยภาพของพนักงานได้อย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรมมากขึ้น

• ระบบ Competency เรื่องนี้ปัจจุบันเป็นที่นิยมกันมาก แต่ปัญหาก็คือ มีแล้วไม่ค่อยได้นำมาใช้อย่างจริงจัง การที่องค์กรจะสามารถสร้างคนเพื่อสืบทอดตำแหน่งกันได้นั้น แปลว่าคนๆ นั้นจะต้องถูกพัฒนาอย่างจริงจัง และการพัฒนาคนอย่างจริงจังก็ต้องมีการวางกรอบการพัฒนาไว้อย่างชัดเจน มีการนำเอาผลงานและพฤติกรรมของพนักงานมาวิเคราะห์เพื่อหาช่องว่าง และทำการอุดช่องว่างนั้นซะ ซึ่งเรื่องของ Competency จะเข้ามาช่วยตรงจุดนี้ได้มากขึ้น ดีกว่าการที่เราไม่มีอะไรให้เป็นแนวทางการพัฒนา

• ระบบการพัฒนาบุคลากร องค์กรจะต้องมีระบบการพัฒนาบุคลากร ซึ่งการพัฒนาคนนั้นไม่ใช่จบที่การฝึกอบรมเท่านั้นนะครับ จะต้องมีการระบุอย่างชัดเจนว่า ความรู้และทักษะแต่ละด้านนั้นจะมีวิธีการในการพัฒนาอย่างไร ด้วยเครื่องมืออะไรบ้าง และทำกันอย่างจริงจัง ไม่ใช่ทำเพื่อแค่ตอบโจทย์เรื่องงบประมาณที่วางไว้เท่านั้น

• พัฒนาผู้บริหารระดับสูง ให้สามารถประเมินศักยภาพของคนอื่นได้ เรื่องนี้อาจจะเป็นเรื่องยาก แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่จะทำกันไม่ได้ หลายองค์กรที่ทำเรื่อง Succession plan จะต้องสร้างผู้บริหารให้สามารถมองคนออกว่า คนไหนที่มีศักยภาพมากกว่ากัน และจะต้องพัฒนาอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่ ไม่ใช่มองแค่ว่าคนนี้คือคนสนิท ก็เลยมองว่าเก่งว่าคนที่ไม่สนิท

ระบบพื้นฐานดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญมาก ถ้าองค์กรของเราต้องการที่จะทำ Succession Plan ให้ได้ผลจริง อย่าแค่เป็นเพียงการเอาชื่อ และเอารูปมาใส่ แล้วบอกว่า คนนี้ไง คือ คนที่จะมาสืบทอดตำแหน่งผู้บริหารได้ แต่พอถามว่า มีคุณบัติที่เหมาะสมอย่างไรบ้าง มีภาวะผู้นำที่ดีหรือไม่ กลับอ้ำอึ้ง และไม่สามารถตอบได้อย่างเต็มปากเต็มคำ

โดยสรุป ประเด็นสำคัญของการสร้างผู้สืบทอดตำแหน่งก็คือ การมองหาศักยภาพของคน คำว่าศักยภาพก็คือ การมองว่าในอนาคตพนักงานคนนั้นจะมีความสามารถในการนำพาองค์กรของเราให้ไปสู่เป้าหมายได้มากน้อยเพียงใด ดังนั้นการที่เราจะหาผู้สืบทอดตำแหน่งนั้น ไม่ใช่แค่เพียงการมองที่ผลงานอย่างเดียว คนที่มีผลงานดีเลิศ อาจจะไม่สามารถนำพาองค์กรไปในอนาคตได้เสมอไป ก็ต้องมาพิจารณาในเรื่องของศักยภาพมากกว่าเรื่องของผลงาน