4 คำถามสำหรับการตั้งเป้าหมายผลงานให้พนักงาน

ผลงานของพนักงาน คือสิ่งที่ผู้บริหารคาดหวังเสมอ ไม่ว่าจะอยู่ในภาวะปกติ หรือ ภาวะวิกฤติ ถ้าเป็นภาวะปกติ ผู้บริหารก็มักจะคาดหวังให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง สร้างสรรค์งานใหม่ๆ เพื่อทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน ในทางตรงกันข้ามสำหรับภาวะวิกฤติ ความคาดหวังของผู้บริหารก็มักจะไปในอีกทางหนึ่ง เช่น จะทำอย่างไรให้องค์กรสามารถที่จะยืนหยัดอยู่รอดต่อไปได้จนพ้นภาวะวิกฤติที่เกิดขึ้น ซึ่งพนักงานแต่ละคนก็ต้องสร้างผลงานตามที่ผู้บริหารคาดหวัง

ประเด็นที่ตามมาก็คือ ในช่วงวิกฤติแบบนี้ เราควรจะตั้งเป้าหมายผลงานให้พนักงานอย่างไรบ้าง เป้าหมายที่เคยกำหนดไว้ในช่วงภาวะปกติ เราควรจะยังคงใช้เป้าหมายนั้นต่อไปดีหรือไม่ หรือต้องมีการปรับเปลี่ยนเป้าหมายใหม่ เช่น บางองค์กรเคยสอบถามมาว่า ช่วงโควิดแบบนี้ เราควรจะกำหนดเป้าหมายยอดขายให้พนักงานในแบบเดิมดีหรือไม่ หรือควรจะปรับลดยอดขาย เป็นต้น ไม่เพียงแค่งานขาย งานอื่นๆ ก็เช่นกัน ว่าเราควรปรับเป้าหมาย หรือกำหนดเป้าหมายในการทำงานให้พนักงานอย่างไรได้บ้าง

ปกติแล้วในการกำหนดเป้าหมายของพนักงานในแต่ละตำแหน่ง แต่ละคนนั้น เราจำเป็นที่จะต้องพิจารณาเป้าหมายใหญ่ขององค์กรก่อน ว่าในแต่ละช่วงเวลานั้น องค์กรต้องการบรรลุเป้าหมายอะไรบ้าง เพื่อเป็นแนวทางในการกำหนดเป้าหมายในการทำงานให้กับพนักงานแต่ละคนได้อย่างสอดคล้องกัน เช่นในช่วงวิกฤติโควิด เป้าหมายองค์กรคือ เราต้องอยู่รอดต่อไปในภาวะที่ขายของได้น้อยลง แบบนี้เป้าหมายของพนักงานทุกคนที่ต้องทำก็ต้องทำงานของตนโดยยึดเป้าหมายว่าทำอย่างไรให้องค์กรอยู่รอดได้ต่อไป

บทความวันนี้จึงขอนำเอาแนวทางกำหนดเป้าหมายด้วยคำถาม 4 ข้อ อย่างน้อยถ้าตอบคำถามได้ในแค่ละข้อ ก็จะทำให้เรามองเห็นภาพเป้าหมายของการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้ บางคนมีปัญหากับการกำหนด KPI ว่ากำหนดอย่างไร ทำกันไม่เป็น ลองใช้คำถาม 4 คำถามนี้ดูนะครับ เผื่อจะช่วยได้

• งานที่พนักงานทำนี้ เขาต้องบรรลุผลลัพธ์สำคัญอะไร (Achieve) ก็คือ เป็นคำถามเพื่อให้เห็นภาพความสำเร็จ และผลลัพธ์จากการทำงานของพนักงานในแต่ละตำแหน่ง โดยหน้าที่ความรับผิดชอบของงานนี้ พนักงานจะต้องสร้างผลลัพธ์อะไรให้เกิดขึ้นบ้าง

• จะต้องเก็บรักษา หรือรักษาสถานภาพอะไรเอาไว้ (Preserve) เป็นคำถามเพื่อให้เราเห็นว่า งานที่ทำนี้ พนักงานจะต้องรักษาสภาพเดิมของงานในเรื่องใดไว้บ้าง เช่น รักษาคุณภาพแบบเดิมให้ได้ หรือรักษาสภาพของความปลอดภัยให้ได้ในแบบที่เป็นอยู่ ฯลฯ

• ต้องเลี่ยงไม่ให้เกิดสิ่งใดขึ้นบ้าง (Avoid) เป็นคำถามเพื่อให้เราทราบว่า ด้วยหน้าที่ของงานนี้ จะต้องพยายามไม่ให้เกิดปัญหาอะไร หรือต้องช่วยกันไม่มีสิ่งผิดปกติอะไรเกิดขึ้นบ้าง เช่น ต้องพยายามไม่ให้เกิดข้อร้องเรียนของลูกค้าอย่างเด็ดขาด หรือ จะต้องไม่ให้ระบบล่มอย่างเด็ดขาด เป็นต้น

• ต้องขจัดปัญหา หรือสิ่งที่เราไม่ต้องการอะไรออกไปบ้าง (Eliminate) เป็นคำถามเพื่อให้ได้คำตอบว่า งานนี้ ปีนี้ จะต้องกำจัด หรือขจัดสิ่งที่เราไม่ต้องการอะไรออกไปบ้าง เช่น ต้องกำจัดสารเคมีที่เป็นพิษออกจากพื้นที่โรงงานให้หมด หรือ ต้องกำจัดมดหนูแมลงออกจากพื้นที่ครัวให้หมด เป็นต้น

ดังนั้นถ้าผู้จัดการท่านใดที่คิดไม่ออกว่าจะกำหนดเป้าหมายในการทำงานอะไรบ้างให้กับพนักงานแต่ละคน ก็ลองพิจารณา 4 คำถามนี้ดู จากที่ผมลองทำเอง แค่เราสามารถตอบคำถามในข้อใดข้อหนึ่งได้ เราก็จะได้เป้าหมายในการทำงานให้กับพนักงานแล้ว เพียงแต่สิ่งที่เราจะต้องพิจารณาให้ชัดเจนก่อนตั้งคำถามก็คือ หน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนนั้นคืออะไร Job Description ของเขาเขียนว่าอย่างไร เมื่อชัดเจนในเรื่องหน้าที่และความรับผิดชอบของงานแล้ว ก็ให้ตอบคำถามทั้ง 4 ข้อดู

แล้วเราจะได้เป้าหมาย และความคาดหวังที่พนักงานจะต้องทำให้เกิดผลสำเร็จ ซึ่งนี่ก็คือ เป้าหมายผลงานของพนักงานในปีนั้นๆ นั่นเอง