6 ขั้นตอนในการวางแผน upskill พนักงานในองค์กร

ในช่วงวิกฤติแบบนี้ หลายองค์กรใช้โอกาสที่งานน้อยลงนี้ เป็นช่วงเตรียมความพร้อมสำหรับการพัฒนาพนักงาน เนื่องจากส่วนหนี่งก็คือ ธุรกิจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลง ต้องอยู่รอดให้ได้ ดังนั้น ผู้บริหารระดับสูงก็ต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และแผนธุรกิจใหม่กันหมด เพื่อให้ธุรกิจอยู่รอดให้ได้ ซึ่งแผนธุรกิจใหม่เหล่านี้ จำเป็นที่จะต้องอาศัยทรัพยากรบุคคลในองค์กรในการผลักดัน และสร้างผลงานให้ได้ตามแผน และปัจจัยสำคัญที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลย ก็คือ ความรู้และทักษะของพนักงานมีเพียงพอที่จะทำงานตามแผนธุรกิจใหม่หรือไม่ การ upskill ก็เลยต้องเกิดขึ้น

วันนี้จึงขอนำเอาแนวทางง่ายๆ ในการวางแผนพัฒนาพนักงานหรือที่เราเรียกกันใหม่ว่า upskill มาให้เป็นแนวทาง เผื่อว่าจะนำไปใช้ในองค์กรได้

1. วิเคราะห์แผนธุรกิจใหม่อย่างละเอียด ก่อนที่จะวางแผนพัฒนาความรู้ทักษะพนักงานได้ เราต้องรู้ก่อนว่า มีทักษะอะไรบ้างที่จะต้องได้รับการพัฒนา และก่อนที่จะรู้ว่ามีทักษะหรือความรู้อะไรบ้างนั้น ก็ต้องมีการวิเคราะห์แผนธุรกิจที่วางไว้อย่างละเอียดก่อน ว่าถ้าเราจะบรรลุเป้าหมายใหม่ได้นั้น พนักงานของเราจะต้องมีความรู้และทักษะอะไรบ้าง ต้องดึงออกมาให้ได้มากที่สุด อาจจะมีการแยกแยะเป็นทักษะเดิมที่ใช้งานได้ต่อไป กับทักษะใหม่ๆ ที่ต้องเพิ่มเติมให้กับพนักงาน
2. กำหนดความรู้ทักษะให้ชัดเจน เมื่อวิเคราะห์แผนธุรกิจแล้ว เราก็จะได้องค์ความรู้ใหม่ และทักษะใหม่ๆ ที่จำเป็นจะต้องได้รับการพัฒนาให้กับพนักงานของเรา จากนั้น เราก็ต้องมากำหนดให้ชัดเจนว่า ความรู้ทักษะใหม่ๆ แต่ละตัวนั้น จะต้องมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง จะต้องรู้ในระดับใด และเนื้อหาเป็นอย่างไร ทำเหมือนกับการเขียนหลักสูตรใหม่ขึ้นมา กำหนดความคาดหวังในการพัฒนาสำหรับทักษะใหม่ๆ แต่ละตัวให้ชัดเจน
3. ประเมินความรู้ และทักษะของพนักงาน ขั้นตอนนี้จะเป็นการประเมินว่า พนักงานแต่ละคนของเรานั้น มีความรู้ และทักษะใหม่ๆ เหล่านั้นมากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้วางแผนในการพัฒนาพนักงานแต่ละกลุ่มแยกกันตามความลึกของทักษะที่พนักงานแต่ละคนมี ในขั้นตอนนี้เราอาจจะต้องมีการออกแบบข้อสอบ แบบทดสอบ แบบประเมิน ฯลฯ เพื่อใช้ในการประเมินความรู้ และทักษะของพนักงานแต่ละคนได้อย่างชัดเจน ซึ่งผลที่ได้จะทำให้เราทราบว่า พนักงานคนไหนต้องพัฒนาอะไรมากน้อยแค่ไหน เพื่อใช้เป็นแนวทางในการวางแผนพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคลต่อไป
4. สร้างความยอมรับและความร่วมมือจากพนักงาน ขั้นตอนนี้สำคัญมาก ถ้าเราสามารถสร้างความตระหนักถึงความสำคัญในการพัฒนาตนเองของพนักงานได้ และทำให้พนักงานทุกคนยอมรับว่า เราต้องพัฒนากันอย่างต่อเนื่อง ก็จะทำให้การ upskill นี้ได้ผลในทางปฏิบัติได้ ประเด็นนี้อาจจะมีความยากในบางองค์กร เนื่องจากพนักงานบางกลุ่มอาจจะรู้สึกว่า ไม่ต้องการพัฒนาอะไรแล้ว เพราะไม่อยากเหนื่อย ไม่อยากที่จะออกนอกความเคยชินที่ทำงานอยู่ ซึ่งถ้าเราสามารถสร้างบรรยากาศในการเรียนรู้ และสร้างความตระหนักรู้ถึงความสำคัญในการพัฒนาให้กับพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรได้ เราก็จะได้รับความร่วมมือในโครงการนี้อย่างดี
5. สรรหาคัดเลือกสถาบันอบรม วิทยากร ขั้นตอนนี้ จะเป็นการนำเอาเนื้อหารายละเอียดของความรู้และทักษะที่ได้ทำไว้ในข้อ 2 มาสรรหาและคัดเลือก สถาบันการอบรม วิทยากร ผู้เชี่ยวชาญ ที่ตรงกับความรู้และทักษะที่กำหนดไว้ เพื่อให้เข้ามาดำเนินการให้ความรู้ทักษะแก่พนักงาน อันนี้รวมถึงเครื่องมือในการพัฒนา ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรม แอพพลิเคชั่น หรือช่องทางในการพัฒนาใหม่ๆ ซึ่งก็ต้องหาให้ตรง และเหมาะสมกับการพัฒนาพนักงานในองค์กรของเรา เพื่อให้การพัฒนาได้ผลอย่างแท้จริง
6. ดำเนินการตามแผน และประเมินผลการพัฒนา ขั้นตอนนี้ก็คือ การลงมือพัฒนาให้ได้ตามแผนที่กำหนดไว้ โดยต้องพิจารณาแผนการพัฒนารายบุคคลของพนักงาน และให้ผู้จัดการสายงานช่วยดำเนินการตามแผน และตรวจสอบความคืบหน้าของแผนการพัฒนาของพนักงานแต่ละคนให้ได้ตามแผนและเป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมทั้งต้องประเมินผลการพัฒนาด้วยว่า พนักงานแต่ละคนหลังจากที่เข้าโปรแกรมการอบรมและพัฒนาแล้ว ผลลัพธ์เป็นอย่างไร ดีขึ้นอย่างไรบ้าง และสามารถสร้างผลงานตามที่องค์กรกำหนดไว้ได้หรือไม่ เพื่อที่จะนำเอาผลการประเมินการพัฒนานี้ มากำหนดแผนการพัฒนาในปีถัดไป เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ในทางปฏิบัติจริงนั้น อาจจะไม่ง่ายอย่างที่เขียนไว้ข้างต้น อาจจะมีอุปสรรค และปัญหาบ้าง ในแต่ละขั้นตอน โดยเฉพาะขั้นตอนการประเมินความรู้ และทักษะของพนักงานแต่ละคนนั้น อาจจะเป็นขั้นตอนที่ยากหน่อย เพราะต้องอาศัยผู้จัดการ และหัวหน้าของพนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในขั้นตอนนี้ และอาจจะต้องมีการพัฒนาผู้ประเมินเหล่านี้ เพื่อให้สามารถประเมินระดับความรู้และทักษะของพนักงานได้อย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา การวางแผนพัฒนาที่จะตามมา ก็จะได้ผลมากขึ้น

อย่างไรก็ดี 6 ขั้นตอนนี้ ก็น่าจะพอเป็นแนวทางให้กับท่านที่กำลังวางแผนในการ upskill พนักงานในองค์กร ได้พอทราบแนวทาง และสิ่งที่จะต้องทำในการพัฒนาความรู้ และทักษะของพนักงานในองค์กร เพื่อจะได้วางแผนในการพัฒนาได้อย่างรัดกุม และได้ผลจริงในทางปฏิบัติ