หัวใจของระบบการประเมินผลงานที่ดี ตอนที่ 1

มีผู้อ่านสอบถามเรื่องของการประเมินผลงานมาก็เยอะ มีลูกค้าหลายบริษัทที่ให้ผมไปช่วยบรรยาย และทำความเข้าใจกับเหล่าบรรดาหัวหน้างานที่จะต้องทำหน้าที่ประเมินผลงานลูกน้องตนเอง อีกทั้งหลายบริษัทที่อยากจะให้เข้าไปช่วยวางระบบประเมินผลงานให้มีประสิทธิภาพ และใช้ได้จริงๆ จากประสบการณ์เหล่านี้ ก็เลยนำเอามาสรุปให้กับท่านผู้อ่านเพื่อให้เห็นภาพว่า ในการพัฒนาระบบการประเมินผลงานของบริษัทนั้นจะต้องทำอย่างไรบ้าง

เรื่องของผลงานนั้น เป็นเรื่องของคนสองฝ่าย ก็คือ คนที่สั่งให้ทำผลงาน กับคนที่ทำผลงาน ซึ่งทั้งสองฝ่ายจะต้องตกลงกันให้ชัดเจนว่าผลงานที่อยากให้ทำคืออะไรบ้าง ตัวอย่างง่ายๆ เรื่องหนึ่งก็คือ ถ้าเราไปตัดเสื้อตามร้านตัดเสื้อ เราต้องการเสื้อแบบไหน ผ้าแบบใด ขนาดเท่าไร ฯลฯ เราก็ต้องแจ้งให้กับช่างตัดเสื้อทราบ เพื่อให้เขาทราบว่าเขาจะต้องทำผลงานอะไรให้ตรงกับความต้องการของเรา เมื่อทั้งเรา และช่างตัดเสื้อมองผลงานได้ตรงกันแล้ว มันก็ง่ายที่จะทำการประเมินผลงานว่า ผลที่ออกมานั้นได้ตามที่เราตกลงกันไว้หรือไม่

การทำงานในบริษัทก็เช่นกัน จะมีฝ่ายที่อยากให้เราทำผลงาน ก็คือ นายจ้าง ผู้จัดการ หัวหน้างาน ฯลฯ และฝ่ายที่จะต้องทำผลงานให้เขาเห็น ก็คือ ลูกจ้าง หรือพนักงาน คำถามแรกที่ผมมักจะถามก็คือ ทั้งสองฝ่ายมองเห็นผลงาน หรือผลสำเร็จของงานที่ตรงกันหรือไม่ หรือต่างฝ่ายต่างมองกันไปคนละอย่าง ถ้าต่างคนต่างมองผลสำเร็จของงานไม่เหมือนกัน การประเมินผลงานที่ดีจะไม่มีทางเกิดขึ้นได้เลยในองค์กร

ปัญหาแรกที่ผมพบมากในองค์กรที่มีปัญหาเรื่องการประเมินผลงานก็คือ หัวหน้ากับลูกน้อง มีมุมมองที่ต่างกันในเรื่องของความคาดหวังในผลงาน หัวหน้าคาดหวังอย่างหนึ่ง ลูกน้องมองไปอีกอย่างหนึ่ง แล้วสองคนนี้ก็แปลก ไม่เคยคุยกันเรื่องผลงานที่คาดหวังนี้เลย ถ้าเหตุการณ์ยังเป็นแบบนี้ต่อไป แม้จะมีการเปลี่ยนระบบประเมินผลให้ดีแค่ไหนก็ตาม ก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหาเรื่องการประเมินผลงานได้เลยครับ

ดังนั้นสิ่งแรกที่จะทำให้ระบบประเมินผลงานดีขึ้นได้ ก็คือ การที่หัวหน้ากับลูกน้องที่ขึ้นตรงต่อกันนั้น จะต้องมีการพูดคุยกันในเรื่องของผลงานที่คาดหวัง ในระบบบริหารผลงานจะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การวางแผนผลงาน

ปกติการวางแผนผลงานจะทำกันตอนช่วงปลายปีต่อต้นปี เพื่อจะบอกพนักงานว่า ในปีหน้านั้น จะต้องสร้างผลงานอะไรบ้าง และผลงานแบบไหนที่เราจะเรียกว่าดี ดีมาก หรือแบบไหนที่เรียกกว่า พอใช้ หรือใช่ไม่ได้ ต้องตกลงกันให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นเลยครับ

ซึ่งการตกลงกันนี้เอง ก็เลยเป็นที่มาของตัวชี้วัดผลงานทั้งหลายที่หลายๆ บริษัทนำมาใช้กัน ว่าผลงานที่ต้องการเห็นนั้นจะวัดกันอย่างไร เพื่อที่จะสามารถวัดผลงานกันได้อย่างชัดเจน แต่ก็อย่ามัวแต่มองผลงานว่าต้องวัดได้นะครับ เพราะผลงานของคนเรานั้น บางอย่างมันวัดไม่ได้เป็นตัวเลขนะครับ แต่พอที่จะตกลงร่วมกันได้ว่าต้องเป็นอย่างไร เช่น บรรดาพฤติกรรมการทำงานทั้งหลายนี่แหละครับ ที่กำหนดเป็นตัววัดไม่ได้เลย แต่เราสามารถกำหนดร่วมกันในพฤติกรรมที่คาดหวังได้ครับ

โดยสรุปแล้วเรื่องแรกที่จะต้องทำ เพื่อให้ระบบการประเมินผลงานของบริษัทเป็นระบบมากขึ้น ก็คือ การวางแผนผลงานร่วมกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องครับ เพื่อให้มองภาพเดียวกันให้ได้ครับ ว่าผลงานแบบไหนที่เรียกว่าดี แบบไหนที่ยอมรับได้ และแบบไหนที่ยอมรับไม่ได้

พรุ่งนี้จะมาต่อกันในส่วนถัดไปครับ ว่าถ้าจะทำให้ระบบประเมินผลงานของบริษัทดีขึ้นนั้นจะต้องทำอะไรต่ออีกบ้าง