ทำงานแบบยืดหยุ่นอย่างไร ไม่ให้หมดไฟในการทำงาน

ในยุคที่การทำงานเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว “ความยืดหยุ่น” กลายเป็นสิ่งที่หลายองค์กรภูมิใจเสนอ โดยเฉพาะสำหรับผู้นำที่ต้องบาลานซ์ทั้งงานและครอบครัว แต่ในความเป็นจริง ความยืดหยุ่นกลับกลายเป็นกับดักที่ทำให้หลายคนเหนื่อยล้าและหมดไฟมากขึ้น บทความนี้ชวนคิดและชวนปรับ ผ่านเรื่องจริงจากการโค้ชผู้บริหาร ว่าเราจะใช้ความยืดหยุ่นให้ไม่เผาใจและยังมีคุณภาพทั้งงานและชีวิตได้อย่างไร

กับดักของความยืดหยุ่น

กรณีของคุณสมชาย ความสมดุลที่หลอกตา

คุณสมชายเป็นพาร์ทเนอร์ของบริษัทใหญ่ เขาภูมิใจที่สามารถจัดเวลาให้ครอบครัวได้มากขึ้น เช่น การส่งลูกไปโรงเรียนตอนเช้าและพยายามเลิกงานก่อนเย็น เพื่อให้มีเวลาร่วมโต๊ะอาหารเย็นกับครอบครัว แต่ความเป็นจริงคือเขายังต้องเปิดคอมพิวเตอร์กลับมาทำงานอีกครั้งหลังลูกเข้านอน และเพราะอยากรักษาสุขภาพ เขายังตั้งนาฬิกาตื่นตีสี่เพื่อออกกำลังกาย ผลลัพธ์คือเขานอนวันละไม่ถึง 5 ชั่วโมงติดต่อกันหลายเดือน กลายเป็นความล้าสะสม ทั้งทางร่างกายและจิตใจ จนเริ่มไม่มีพลังจะฟังลูกเล่าการบ้านหรือคุยเรื่องงานกับทีมอย่างตั้งใจได้เหมือนเดิม

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดให้ชัดว่า “พอแล้ว” คือแค่ไหน

หลายคนทำงานหรือใช้เวลากับครอบครัวแบบไม่รู้ว่าอะไรคือ “พอแล้ว” ทำให้รู้สึกผิดตลอดเวลา คุณสมชายจึงเริ่มจากการทำตารางเวลาใหม่อย่างจริงจัง เขาลิสต์งานทั้งหมดออกมา แล้วให้คะแนนว่างานไหนสำคัญต่อเป้าหมายขององค์กรและงานไหนไม่ใช่ เขาพบว่ามีประชุมประจำบางรายการที่ไม่ได้มีประโยชน์ต่อเขาโดยตรง จึงขอถอนตัวและให้ทีมแทนที่เหมาะสมเข้าร่วมแทน

นอกจากนี้ เขาเลื่อนเวลาทำงานให้เช้าขึ้น เพื่อให้เลิกงานได้เร็วขึ้น และบอกทีมชัดเจนว่า เวลาหลังสองทุ่มจะไม่รับข้อความ เว้นแต่งานด่วนมากจริง ๆ ผ่านการทำแบบนี้ 2-3 สัปดาห์ เขารู้สึกว่านอนได้เต็มที่ขึ้น กลับมามีพลัง สมองปลอดโปร่ง และยังได้มีช่วงเย็นที่ได้ใช้เวลาเล่นกับลูกโดยไม่ต้องเปิดแล็ปท็อป

แนะนำ: ตั้งเวลาทำงานให้แน่นอน ระบุสิ่งที่สำคัญในชีวิตส่วนตัว และปล่อยมือจากสิ่งอื่น

ขั้นตอนที่ 2 ให้เวลากับสิ่งที่เราสร้างคุณค่าได้สูงสุด

คุณสมหญิง ผู้บริหารฝ่ายกลยุทธ์ของบริษัทเทคโนโลยี รู้สึกเหมือนต้องวิ่งไล่ตามทุกอย่างไม่ทัน ไม่ว่าจะงานบ้านหรืองานบริษัท เพราะการประชุมในช่วงกลางวันกินเวลาทั้งหมดของเธอ จนต้องย้ายงานจริง ๆ มาทำช่วงกลางคืนซ้ำซ้อนเข้าไปอีก

หลังจากเก็บข้อมูลตารางเวลาตนเอง 1 สัปดาห์ เธอพบว่ามีประชุมเกือบ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานหลักของเธอ และเป็นการเข้าร่วมเพื่อความเกรงใจมากกว่าความจำเป็น เธอจึงเริ่มส่งทีมเข้าแทนในบางรายการ และขอประชุมแบบส่งสรุปทางอีเมลแทนในบางหัวข้อ เธอยังกล้าขอเปลี่ยนประชุมบางรายการเป็นทุกสองสัปดาห์แทนทุกสัปดาห์

ผลที่ได้คือ เธอมีเวลาเพิ่มขึ้นอีกเกือบ 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับคิดและวางแผนงานเชิงกลยุทธ์ ทำให้สามารถเสนอโปรเจกต์ใหม่ที่ได้รับอนุมัติจากบอร์ด และกลายเป็นหนึ่งในผลงานที่มีผลต่อการเลื่อนตำแหน่งในปลายปีนั้น

แนะนำ: ระบุจุดที่เราสร้างผลลัพธ์สูงสุด แล้วปกป้องเวลานั้นไว้ให้มั่น

ขั้นตอนที่ 3 ยอมรับว่าเราไม่สามารถทำให้ทุกคนพอใจได้

สมใจ ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการของบริษัทระดับภูมิภาค ต้องประสานงานกับทีมงานในหลายประเทศ ซึ่งทำให้ไลน์ของเธอดังตลอดทั้งวัน ทั้งจากทีมในไทย เวียดนาม และอินโดนีเซีย ทำให้เธอรู้สึกเหมือนต้องตอบทุกคนทันที และไม่มีช่วงใดในวันทำงานที่เธอจะได้คิดหรือพักสมองเลย

เธอสังเกตว่าเริ่มมีอาการเหนื่อยเรื้อรัง และรู้สึกหงุดหงิดง่ายกับทีมและครอบครัว เธอจึงตัดสินใจตั้งกติกาชัดเจนกับทีม เช่น การตอบข้อความเฉพาะช่วง 10.00 – 11.00 และ 15.00 – 16.00 ยกเว้นกรณีด่วน พร้อมทั้งเปลี่ยนเวลาประชุมทีมข้ามประเทศให้มาอยู่ในช่วงที่ไม่กระทบชีวิตส่วนตัวตอนกลางคืน

แม้บางคนรู้สึกไม่สะดวกในช่วงแรก แต่เมื่อเธออธิบายเหตุผลอย่างมีสติและสม่ำเสมอ เพื่อนร่วมงานกลับให้ความร่วมมือมากขึ้น และบรรยากาศการทำงานก็ดีขึ้นตามไปด้วย เธอเองก็มีเวลาออกกำลังกายและมีช่วงเย็นที่ได้ทบทวนตัวเองอย่างที่ไม่เคยทำได้มาก่อน

แนะนำ: ไม่ต้องพยายามเอาใจทุกคน การไม่สะดวกชั่วคราวคือราคาของสุขภาพระยะยาว

ขั้นตอนที่ 4 เปิดจริง ปิดจริง

คุณสมหมาย พาร์ทเนอร์อาวุโสของบริษัทที่ปรึกษา เขามีตารางแน่นตลอดวัน และพบว่าตัวเองมักจะตอบอีเมลหรือไลน์งานแม้ขณะนั่งเล่นบล็อกไม้กับลูกวัย 4 ขวบ หลายครั้งลูกเรียกชื่อเขาซ้ำ ๆ แต่เขายังจดจ่ออยู่กับหน้าจอ

วันหนึ่งลูกเขาพูดขึ้นว่า “พ่อไม่ต้องเล่นก็ได้นะ เล่นกับมือถือก็พอ” คำพูดนั้นเหมือนมีดที่กรีดใจ เขาจึงเริ่มปรับใหม่ทันที เขาตั้งเวลากับตัวเองว่า 17.30-20.30 จะไม่มีการแตะมือถือเด็ดขาด เขาวางมือถือไว้ในลิ้นชัก และบอกทีมว่าเวลานี้คือช่วงครอบครัว จะตอบกลับอีกทีหลัง 20.30

ภายใน 1 สัปดาห์ เขาสังเกตได้ว่าลูกดูสดใสและพูดคุยมากขึ้น ส่วนตัวเขาเองก็รู้สึกว่าได้พักใจจริง ๆ หลังเลิกงาน ทำให้เขาตื่นมาด้วยสมองที่ปลอดโปร่งกว่าเดิม และตั้งใจประชุมในวันรุ่งขึ้นได้อย่างเต็มที่

แนะนำ: วางกติกาชัดเจนระหว่าง on และ off เวลาทำงานก็ทำเต็ม เวลาส่วนตัวก็อยู่เต็มที่

สร้างรูปแบบความยืดหยุ่นที่ยั่งยืน

ความยืดหยุ่นที่แท้จริงไม่ใช่การเปิดให้ติดต่อได้ตลอดเวลา แต่คือการใช้เวลาให้สอดคล้องกับคุณค่าและเป้าหมายที่สำคัญจริง ๆ ยิ่งเลือก ยิ่งชัด ยิ่งรักษาพลังได้ยาว

แนวทางสร้างความยืดหยุ่นที่บาลานซ์

• ตั้งเป้าหมายของแต่ละบทบาทในชีวิตให้ชัด เช่น บทบาทในฐานะหัวหน้า ครอบครัว เพื่อน หรือแม้แต่ตัวเราเอง ลองถามตัวเองว่า ในแต่ละบทบาทนั้น เราต้องการเห็นตัวเองเป็นอย่างไร เช่น คุณอร พนักงานบัญชีระดับกลาง ตั้งเป้าหมายกับตัวเองว่า ‘ในฐานะหัวหน้า ฉันอยากเป็นคนที่ลูกน้องไว้ใจปรึกษาได้’ เธอจึงจัดเวลา 30 นาทีต่อสัปดาห์คุยแบบ one-on-one กับลูกทีมทีละคน โดยไม่มีเรื่องงานเป็นหลัก

หรืออย่างคุณบอย ผู้บริหารฝ่ายขาย เขากำหนดไว้ชัดว่า ‘ในฐานะพ่อ ฉันอยากให้ลูกจำได้ว่าพ่ออยู่เสมอในช่วงเวลาสำคัญ’ เขาจึงล็อกวันเสาร์เช้าไว้สำหรับกิจกรรมกับลูก โดยไม่รับนัดอื่นใดเข้าไป

การตั้งเป้าแบบนี้ช่วยให้เรากลับมาจัดลำดับความสำคัญได้ ไม่หลงไปกับความเร่งด่วนจนลืมสิ่งที่มีคุณค่ากว่า

• ตรวจตารางเวลาว่ามีอะไรที่ใช้ไปโดยไม่ได้ผล เช่น ลองย้อนดูปฏิทินประชุมใน 1 สัปดาห์ว่าแต่ละการประชุมได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายหรือไม่ คุณเจน หัวหน้าฝ่าย HR ทดลองทำแบบนี้แล้วพบว่ากว่า 40% ของเวลาถูกใช้ไปกับการประชุมที่ซ้ำซ้อนหรือไม่มีวาระชัดเจน เธอจึงเริ่มจัดระบบใหม่ เช่น ขอเปลี่ยนบางประชุมเป็นอีเมลอัปเดตแทน และสร้าง check-in สั้น ๆ แบบ stand-up 10 นาทีแทนการประชุมเต็มชั่วโมง

นอกจากนี้ เธอยังดูตารางงานรายวันของตนเองแล้วพบว่าใช้เวลาไถมือถือหรือสลับเรื่องเล็กน้อยในช่วงสายประมาณ 1 ชั่วโมงทุกวัน เธอจึงลองจัดเวลา “บล็อกพลังงานสูง” (High-Energy Block) ไว้ช่วงเช้า และเก็บเรื่องเล็กไว้จัดการช่วงบ่าย ทำให้สามารถใช้เวลาได้เต็มประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

• ตั้งขอบเขตกับเพื่อนร่วมงานและครอบครัวอย่างสุภาพแต่แน่นอน เช่น คุณต้น วิศวกรอาวุโสของบริษัทผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ เคยมีปัญหากับการที่ญาติ ๆ โทรมาชวนคุยระหว่างเวลาทำงานอยู่บ่อยครั้ง บางครั้งเป็นเรื่องส่วนตัวเล็กน้อยแต่ขัดจังหวะสมาธิในการออกแบบงานที่ต้องใช้สมองสูง เขาจึงคุยกับครอบครัวตรง ๆ ว่าในช่วงเวลา 9.00 – 17.30 เขาขอไม่รับสาย เว้นแต่เป็นเรื่องเร่งด่วน และจะโทรกลับทุกเย็นหลังเลิกงาน ซึ่งครอบครัวก็เข้าใจและให้ความร่วมมือ

ในทางกลับกัน เขาก็ตั้งขอบเขตกับหัวหน้าทีมว่า วันอาทิตย์จะไม่รับข้อความงานใด ๆ เว้นแต่มีเหตุฉุกเฉินจริง ซึ่งเขาก็แสดงความรับผิดชอบด้วยการเคลียร์ทุกเรื่องให้เสร็จก่อนวันหยุดอย่างสม่ำเสมอ การตั้งขอบเขตชัดทั้งสองฝั่งทำให้เขารู้สึกว่าสามารถจัดการชีวิตได้ดีขึ้น มีสมาธิและพลังในการทำงานมากขึ้นในวันจันทร์

• สื่อสารความพร้อมในการตอบสนองให้เข้าใจง่าย เช่น คุณมณี ผู้จัดการโครงการที่มีทีมกระจายอยู่หลายแผนก เคยรู้สึกว่าต้องตอบแชทตลอดเวลา เพราะเกรงว่าจะดูไม่ใส่ใจงาน เธอจึงเริ่มกำหนดช่วงเวลาที่จะตอบแชท เช่น บอกทีมว่าเธอจะตอบไลน์งานวันละ 3 รอบ คือ 9.00 น., 13.00 น. และ 16.30 น. พร้อมติดตั้งข้อความอัตโนมัติในไลน์ว่า ‘ขอบคุณสำหรับข้อความค่ะ มณีจะอ่านและตอบในช่วงเวลาแจ้งไว้ เพื่อให้สามารถโฟกัสงานได้เต็มที่ ขอบคุณที่เข้าใจนะคะ’

ทีมงานหลายคนบอกว่ารู้สึกชัดเจนขึ้น และบางคนก็เริ่มใช้แนวทางคล้ายกันในทีมย่อยของตนเองด้วย

• ออกแบบเวลาเปิด-ปิดให้เป็นกิจวัตร เช่น คุณภัทรา หัวหน้าทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ในบริษัทสตาร์ทอัปแห่งหนึ่ง เธอเคยรู้สึกว่าการทำงานแบบไร้เวลาแน่นอนทำให้ชีวิตปะปนกันระหว่างงานกับเรื่องส่วนตัว จนไม่มีช่วงใดที่รู้สึกว่าได้หยุดพักจริง ๆ

ภายหลังเธอลองกำหนดกิจวัตรให้ตัวเอง เช่น เริ่มงานทุกวันเวลา 08.30 และปิดคอมพิวเตอร์ตอน 18.00 ไม่ว่ามีงานค้างหรือไม่ จากนั้นเธอจะอาบน้ำ เปลี่ยนเสื้อผ้า และจุดเทียนหอมเล็ก ๆ เป็นสัญญาณให้ร่างกายรู้ว่า ‘วันทำงานจบแล้ว’ เธอยังตั้งกิจวัตรก่อนนอน เช่น งดจอทุกชนิดหลัง 21.00 และอ่านหนังสือเบา ๆ ก่อนเข้านอนอย่างน้อย 15 นาที

ภายใน 2 สัปดาห์ เธอสังเกตว่าอารมณ์ของตัวเองนิ่งขึ้น มีสมาธิกับงานระหว่างวันมากขึ้น และไม่รู้สึกผิดเวลาเลิกงาน เพราะเธอรู้ว่าได้ทำเต็มที่ในเวลาที่ตั้งไว้แล้ว

สรุป

การหมดไฟไม่ใช่เพราะทำงานเยอะเกินไป แต่เพราะใช้พลังอย่างไม่มีกลยุทธ์ คนที่รู้ว่าอะไรคือพอ อะไรสำคัญ กล้าปฏิเสธ และปกป้องเวลาให้ตัวเอง จะไม่เพียงแค่มีผลงานดี แต่ยังมีความสุขและความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งมากขึ้นด้วย ความยืดหยุ่นจะใช้ได้ผลต่อเมื่อจับคู่กับความตั้งใจและโครงสร้างที่ดี