เมื่อคำอนุมัติไม่มาพร้อมคำอธิบาย จุดเริ่มต้นของความวุ่นวายในทีม

ในโลกของการทำงานในองค์กร การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงเปรียบเสมือนเข็มทิศที่กำหนดทิศทางของเรือใหญ่ แต่บ่อยครั้งที่เข็มทิศนี้ส่งสัญญาณได้เพียงแค่ในห้องประชุม หรือผ่านเอกสารไม่กี่หน้าโดยไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนลงมายังผู้บริหารระดับกลางและทีมงาน เมื่อคำสั่งหรือการอนุมัติสำคัญไม่ถูกอธิบายอย่างละเอียดหรือส่งต่ออย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่เกิดขึ้นคือความสับสนและอุปสรรคในการดำเนินงานที่ควรจะไหลลื่น ความเงียบนี้ไม่เพียงแต่ทำให้เกิดความท้าทายต่อผู้บริหารระดับกลางที่ต้อง “เดา” หรือ “แปล” นโยบายเอง แต่ยังเป็นจุดเริ่มต้นของความไม่เข้าใจที่ส่งผลกระทบต่อทั้งทีมและเป้าหมายขององค์กรโดยรวม

หนึ่งในความท้าทายที่มักพบในองค์กรคือ ช่องว่างของการสื่อสาร ระหว่างผู้บริหารระดับสูง (C-Level) และผู้บริหารระดับกลาง (Middle Management) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการตัดสินใจหรืออนุมัติเรื่องสำคัญจากระดับสูง แต่ไม่มีการสื่อสารอย่างชัดเจนลงมายังทีมงานในระดับปฏิบัติการ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่สร้างความสับสน แต่ยังส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานในหลายด้าน

ผลกระทบของการไม่สื่อสารที่ชัดเจน

1. การดำเนินงานล่าช้า

   ผู้บริหารระดับกลางมักอยู่ในตำแหน่งที่ต้อง “แปล” หรือ “ส่งต่อ” นโยบายลงไปสู่ทีมปฏิบัติงาน หากพวกเขาไม่ได้รับข้อมูลที่เพียงพอ ก็อาจทำให้ไม่สามารถดำเนินการตามที่ควรได้ ส่งผลให้งานสะดุดและล่าช้า

2. ความขัดแย้งและความไม่เข้าใจในทีม

   การขาดข้อมูลที่ชัดเจนทำให้ผู้บริหารระดับกลางต้องตัดสินใจเองจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ซึ่งอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งในทีม หรือแม้กระทั่งความไม่พอใจในหมู่พนักงานที่รู้สึกว่าสิ่งที่ทำไม่สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร

3. เสียโอกาสในการสร้างความเชื่อมั่น

   เมื่อทีมงานรู้สึกว่า “ผู้นำไม่ได้อยู่ในหน้าเดียวกัน” หรือไม่มีการส่งข้อความที่ชัดเจน ความเชื่อมั่นในองค์กรก็จะลดลง ซึ่งอาจส่งผลเสียในระยะยาวต่อวัฒนธรรมองค์กร

ตัวอย่างสถานการณ์ที่พบได้จริง

– ผู้บริหารระดับสูงอนุมัติแผนการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร แต่ไม่มีการแจ้งรายละเอียดหรือเหตุผลลงมายังผู้บริหารระดับกลาง ทำให้ทีมปฏิบัติการไม่เข้าใจว่า “ทำไมต้องเปลี่ยน” และ “จะต้องทำอย่างไรต่อไป”

– มีการอนุมัติแผนงานเร่งด่วน แต่ไม่มีการส่งข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรหรือการสนับสนุนที่จำเป็น ส่งผลให้ทีมทำงานอย่างไม่มีทิศทาง

– ผู้บริหารอนุมัติสวัสดิการใหม่ ตามที่พนักงานได้ขอมา แต่กลับไม่มีการสื่อสารลงไป ทำให้พนักงานเกิดความสับสน และเข้าใจผิดว่าผู้บริหารไม่อนุมัติ เลยยิ่งทำให้ขวัญกำลังใจในการทำงานหายไปมากขึ้นอีก

แนวทางแก้ไข: สื่อสารอย่างไรให้ครบถ้วน

1. ใช้หลักการ Cascade Communication

   เมื่อมีการอนุมัติหรือตัดสินใจสำคัญ ผู้บริหารระดับสูงควรมีการถ่ายทอดข้อความในลักษณะ “ลำดับชั้น” โดยเริ่มจากการแจ้งผู้บริหารระดับกลาง พร้อมกับให้ข้อมูลที่ชัดเจน เช่น เป้าหมาย เหตุผล และทรัพยากรที่สนับสนุน

2. สร้างช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

   ใช้เครื่องมือสื่อสาร เช่น การประชุมรายเดือน การจัดประชุม Town Hall หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ เพื่อให้ผู้บริหารระดับกลางได้รับข้อมูลโดยตรงจากระดับสูง

3. สนับสนุนการตั้งคำถาม

   เปิดโอกาสให้ผู้บริหารระดับกลางสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้พวกเขามีความเข้าใจที่ชัดเจนก่อนถ่ายทอดลงไปสู่ทีมปฏิบัติงาน

4. กำหนดความรับผิดชอบในการสื่อสาร

   ระบุให้ชัดเจนว่าผู้บริหารระดับสูงมีหน้าที่สื่อสารประเด็นสำคัญอะไร และผู้บริหารระดับกลางต้องส่งต่อข้อมูลส่วนใด เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ตกหล่น

บทเรียนที่ได้จากการบริหาร

องค์กรที่มีการสื่อสารระหว่างระดับที่ชัดเจนจะช่วยสร้างความต่อเนื่องในการดำเนินงาน เพิ่มความเชื่อมั่น และลดความขัดแย้งในทีม ผู้บริหารระดับสูงจึงไม่ควรมองข้ามบทบาทของ “ผู้นำทางการสื่อสาร” เพราะการตัดสินใจที่ดีเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ แต่การทำให้ทุกคนเข้าใจและพร้อมเดินหน้าไปในทิศทางเดียวกันต่างหากคือกุญแจสู่ความสำเร็จขององค์กร