การใช้แผนพัฒนาผลงาน (Performance Improvement Plan-PIP) ในองค์กรให้ได้ผล

ในองค์กร การที่พนักงานบางคนทำงานได้ไม่ถึงมาตรฐานที่ตั้งไว้เป็นเรื่องที่พบได้บ่อยครับ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลส่วนตัว ขาดการปฐมนิเทศที่เหมาะสม หรือยังไม่เข้าใจวิธีการทำงานที่ชัดเจน จนทำให้ผลงานพนักงานมีปัญหา รวมทั้งพฤติกรรมของพนักงานที่ไม่สอดคล้องกับค่านิยมองค์กร หรือมีพฤติกรรมที่มีปัญหาในการทำงาน สิ่งสำคัญคือ เมื่อเรารู้แล้วว่าพนักงานมีปัญหาทางด้านผลงาน และพฤติกรรม เราต้องรีบจัดการครับ

แผนพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานและผลงาน (Performance Improvement Plan หรือ PIP) คือเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้พนักงานกลับมาอยู่ในระดับที่ควรเป็น รวมถึงยังเป็นการสร้างวัฒนธรรมความรับผิดชอบและการพัฒนาในองค์กรอีกด้วย

ทำไม PIP ถึงจำเป็น?

PIP คือเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานรู้ตัวว่ามีจุดไหนที่ต้องปรับปรุง เป็นการให้โอกาสพนักงานได้รู้ถึงมาตรฐานขององค์กรที่ชัดเจน และทำให้ทีมงานมีกระบวนการที่เป็นระบบในการแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพ เมื่อปัญหาเกิดขึ้น PIP จะเป็นเหมือนแผนที่ที่ชัดเจนเพื่อช่วยให้พนักงานรู้ว่าต้องปรับปรุงอะไร และจะไปถึงเป้าหมายนั้นได้อย่างไร

องค์ประกอบสำคัญของ PIP ที่ดี

PIP ที่ดีนั้นไม่ได้เขียนเพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงในอนาคตเท่านั้นครับ แต่ต้องสร้างแนวทางที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้ทันที โดยองค์ประกอบหลักๆ ของ PIP ที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วย:

• ระบุปัญหาชัดเจน ข้อเสนอแนะต้องไม่คลุมเครือ พูดให้เข้าใจง่าย ควรระบุเลยว่ามีปัญหาอะไรบ้าง ยกตัวอย่างให้ชัด เช่น “คุณมีอัตราการผิดพลาดสูงถึง 10% ขณะที่มาตรฐานเราคือ 2% ครับ”
• อธิบายผลกระทบ ให้พนักงานเข้าใจว่าปัญหานี้มีผลกระทบอย่างไรบ้าง เช่น อาจส่งผลต่อการผลิต ความพึงพอใจของลูกค้า หรือการทำงานของทีมได้
• ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ เป้าหมายใน PIP ควรชัดเจนและต้องวัดผลได้ เช่น “เพิ่มการผลิตให้ได้ 20% ภายใน 30 วัน”
• ให้คำแนะนำเพื่อพัฒนา แนะนำวิธีการหรือทรัพยากรที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำตามเป้าหมายได้ เช่น ให้ตรวจสอบงานซ้ำ หรือนำพนักงานที่ทำงานดีมาเป็นพี่เลี้ยง เป็นต้นครับ
• กำหนดระยะเวลาที่เหมาะสม PIP ควรมีช่วงเวลา 30-90 วันเพื่อให้พนักงานมีโอกาสพัฒนา การกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนจะทำให้พนักงานสามารถวางแผนการพัฒนาตัวเองได้ดียิ่งขึ้น
• สื่อสารผลที่จะเกิดขึ้นหากไม่พัฒนา พนักงานควรทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากไม่สามารถปรับปรุงได้ตามที่กำหนด เช่น การย้ายตำแหน่ง การเลื่อนขั้นตอน หรือแม้กระทั่งการยุติการทำงานในกรณีที่ไม่สามารถพัฒนาตามเป้าหมาย

ควรใช้ PIP เมื่อใด และควรใช้วิธีอื่นเมื่อใด

PIP เหมาะกับการใช้ในกรณีที่มีความเป็นไปได้ที่พนักงานจะพัฒนาตัวเองได้หากมีโครงสร้างที่ชัดเจน แต่ในบางกรณีก็อาจต้องข้าม PIP และใช้วิธีอื่นแทน:

• กรณีทำผิดรุนแรงหรือละเลยหน้าที่อย่างชัดเจน หากการกระทำนั้นส่งผลเสียต่อความปลอดภัย ชื่อเสียงขององค์กร หรือทรัพย์สินสำคัญ อาจต้องพิจารณาเลิกจ้างแทนการใช้ PIP ครับ
• พนักงานที่ไม่ตั้งใจทำงานหรือขาดความสนใจ หากพนักงานมีแนวโน้มที่จะต้านทานการพัฒนา PIP อาจไม่มีประโยชน์
• ขาดคุณสมบัติพื้นฐานที่จำเป็น ถ้าพนักงานไม่มีทักษะหรือการฝึกฝนที่จำเป็นในการทำงาน การย้ายตำแหน่งหรือพิจารณาการจ้างงานใหม่อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

ข้อควรระวังในการใช้ PIP

เมื่อนำ PIP ไปใช้งาน ควรระวังข้อผิดพลาดทั่วไปเพื่อให้ PIP เป็นไปอย่างยุติธรรมและมีประสิทธิภาพ:

• อย่าใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือ ควรระบุปัญหาที่ชัดเจนและผลลัพธ์ที่คาดหวัง
• หลีกเลี่ยงการส่ง PIP ผ่านโทรศัพท์หรืออีเมล PIP เป็นเอกสารสำคัญ ควรส่งมอบในที่ประชุมทางการ มีผู้สังเกตการณ์เพื่อลดความเข้าใจผิด
• ควรติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ การพบกับพนักงานเป็นระยะเพื่อประเมินความก้าวหน้าจะช่วยให้ PIP มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• หลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์ในการตัดสินใจ การประชุม PIP ควรเป็นไปด้วยความเป็นมืออาชีพ และควบคุมอารมณ์ให้นิ่ง

สนับสนุนพนักงานในระหว่างการใช้ PIP

PIP ควรเป็นโอกาสในการโค้ช ไม่ใช่การลงโทษ ผู้จัดการสามารถสนับสนุนพนักงานได้ด้วยการ:

• ให้คำแนะนำที่สร้างสรรค์และตรงประเด็น พูดให้ชัดเจน ไม่คลุมเครือ เช่น “ผมสังเกตว่าเรื่องนี้ต้องการการปรับปรุงครับ” 
• จัดหาทรัพยากรเพื่อช่วยในการพัฒนา การจัดหาเครื่องมือ การฝึกอบรม หรือพี่เลี้ยงจะช่วยให้พนักงานพัฒนาตามเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
• แสดงความเข้าใจ ถามพนักงานว่า มีอะไรที่ต้องการเพิ่มเติมหรือมีอุปสรรคใดที่องค์กรช่วยได้บ้าง

สรุป: ใช้ PIP เป็นเครื่องมือสู่การเติบโต

PIP ไม่เพียงช่วยให้พนักงานได้ปรับปรุงการทำงาน แต่ยังช่วยสร้างวัฒนธรรมความรับผิดชอบในองค์กร การใช้ PIP อย่างมีความเห็นอกเห็นใจ และเน้นการพัฒนา จะสร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจและพร้อมพัฒนาตัวเองเพื่อศักยภาพที่ดีที่สุดครับ