การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการทุกระดับ

พนักงานหลายคนที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นมาเป็นผู้จัดการ มักจะเกิดอาการสับสนและงงงวยในบทบาทหน้าที่ของตนในช่วงเริ่มแรก อย่าว่าแต่ผู้จัดการมือใหม่เลย ผู้จัดการมือเก่าหลายคน ก็ยังสับสนกับบทบาทหน้าที่ของตนเองอยู่เหมือนกัน โดยเฉพาะเรื่องของการมอบหมายงานให้กับทีมงานที่ตนดูแลอยู่ว่าจะต้องทำอย่างไร

สิ่งแรกที่จะต้องทำก็คือต้องเปลี่ยนมุมมองที่มีต่องานของตัวเองก่อน เมื่อเราเปลี่ยนจากผู้ปฏิบัติงานมาเป็นผู้จัดการ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าบทบาทของเราเปลี่ยนจาก “การทำงาน” เป็น “การจัดการ” ความสำเร็จของเราจะถูกวัดจากการเติบโตและความสำเร็จของทีม มากกว่าผลงานส่วนบุคคลของตัวเราเอง การมอบหมายงานไม่ใช่สิ่งที่แสดงถึงความอ่อนแอว่าเราทำงานไม่เป็น หรือเป็นการโยนงานให้คนอื่น แต่เป็นทักษะสำคัญของการเป็นผู้จัดการและผู้นำที่มีประสิทธิภาพมากกว่า

ลองมาดูเทคนิควิธีการมอบหมายงานอย่างได้ผลกันว่าจะต้องทำอย่างไรกันบ้าง

• ระบุงานที่จะมอบหมาย โดยจัดทำรายการงานและโครงการทั้งหมดของเราออกมาก่อน จากนั้นให้แบ่งงานออกเป็นระดับ เช่น ระบุโครงการ หรืองาน “ระดับสูง” งานเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ระยะยาวและต้องใช้ความเชี่ยวชาญของเราในฐานะผู้นำ ตัวอย่างเช่น การกำหนดเป้าหมายพัฒนาทีม การกำหนดเป้าหมายรายไตรมาส และการเป็นตัวแทนแผนกในโครงการข้ามสายงาน งานเหล่านี้ ถือเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการโดยตรงดังนั้น เราต้องทำเอง หรือถ้าจะมอบหมาย ก็ต้องมอบหมายให้พนักงานที่ค่อนข้างจะเชี่ยวชาญ หรือเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งของเรา งานที่เหลืออยู่ ก็มอบหมายให้กับพนักงานที่ทำงานตามหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานของเขา

• พิจารณาโอกาสในการเรียนรู้ อย่าลืมมองโอกาสในการเรียนรู้ของทีมงาน บางงาน หรือบางโครงการเราอาจจะต้องมอบหมายให้กับพนักงานของเราซึ่งอาจจะไม่ใช่งานในหน้าที่ของเขาโดยตรง แต่ถือว่าเป็นโอกาสในการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ แก่พนักงาน เราก็สามารถมอบหมายงานเหล่านี้ได้เช่นกัน

• การใช้ประโยชน์จากจุดแข็งของพนักงาน เมื่อเป็นผู้จัดการ เราต้องสามารถวิเคราะห์หาจุดแข็งของทีมงานของเรา และพนักงานของเรารายบุคคลได้ จากนั้น เราก็มอบหมายงานโดยอาศัยจุดแข็งของพนักงานที่มีอยู่เป็นหลัก ก็ได้เช่นกัน ด้วยวิธีนี้ จะทำให้ผลงานที่ได้นั้น มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

• สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่ชัดเจนมีความสำคัญมากในการมอบหมายงาน หลายครั้งที่ผู้จัดการสื่อสารไม่ชัดเจน ทำให้พนักงานทำงานผิดไปจากเป้าหมายที่ต้องการก็มี ดังนั้น เวลามอบหมายงานจะต้องสื่อสารให้ชัดเจนตั้งแต่ว่า มีงานอะไร ต้องการเห็นผลลัพธ์อะไรเกิดขึ้น ความสำเร็จที่ได้จะวัดจากตัวอะไร ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงาน เป็นต้น และอย่าลืมเปิดโอกาสให้พนักงานได้ซักถามข้อสงสัย และแสดงออกซึ่งความกังวลได้อย่างตรงไปตรงมา แต่ผู้จัดการก็ต้องสามารถรับมือและบริหารจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้ด้วยเช่นกัน

• ให้การสนับสนุนและ Feedback เมื่อมอบหมายงานไปแล้ว ต้องไม่ลืมที่จะคอยตรวจสอบ ติดตามงานเป็นระยะ โดยจะต้องให้การสนับสนุนพนักงานในเรื่องของการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ การจัดสรรทรัพยากรในการทำงานให้ลงตัว รวมทั้งอย่าลืมให้ Feedback เป็นระยะๆ เพื่อบอกพนักงานว่า ตอนนี้งานคืบหน้าไปอย่างไร และจะต้องปรับปรุงในเรื่องอะไรบ้าง มีอะไรที่หลุดไปจากเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ จะได้ปรับตัวกันทันก่อนที่จะมีปัญหาใหญ่เกิดขึ้น

• ชื่นชมความสำเร็จ เมื่อพนักงานทำงานสำเร็จตามที่มอบหมาย ต้องแสดงออกซึ่งการยอมรับ และชื่นชมในความพยายามของสมาชิกในทีมของเราด้วย โดยเฉพาะเมื่อบรรลุจุดสำคัญ

• ทบทวนและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ เมื่อโครงการหรืองานเสร็จสิ้น อย่าลืมจัดประชุมอีกครั้งเพื่ออภิปรายเกี่ยวกับกระบวนการในการทำงานที่ผ่านมา และระบุจุดที่ต้องปรับปรุงในการทำงานครั้งต่อไป เพื่อใช้เป็นบทเรียนและกรณีศึกษาในการทำงานชิ้นต่อไป