ที่ระบบบริหารผลงานขององค์กรไม่สำเร็จสักที ก็เพราะไม่ได้ทำสิ่งต่อไปนี้

คำว่าบริหารผลงาน ชื่อก็บอกชัดเจนว่า คือการบริหารเพื่อให้เกิดผลงานที่ดีออกมา ดังนั้น ระบบบริหารผลงานที่มีขึ้นในโลกนี้ วัตถุประสงค์ก็คือ เพื่อบริหารธุรกิจขององค์กรให้ไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ เช่น ต้องการขยายตลาด ต้องการกำไรมากขึ้น ต้องการทำให้บริษัทไปสู่วิสัยทัศน์ที่ต้องการ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้คือ “การบริหารผลงาน” เป็นระบบที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้

ดังนั้นระบบบริหารผลงาน จึงไม่ใช่ระบบที่มีขึ้นเพื่อมาแก้ไขปัญหาของระบบประเมินผลงานเลย ดังที่หลายๆ องค์กรพยายามจะนำเอามาใช้ ผลก็คือ ถ้าเราเอา PMS มาใช้แก้ไขปัญหาระบบประเมินผลงานแบบเดิมของบริษัท บอกได้เลยว่า สำเร็จยากครับ เพราะมันคนละวัตถุประสงค์

แต่ถ้าเราถ้า PMS ตามวัตถุประสงค์ของระบบจริง ๆ เราจะสามารถทำให้ระบบประเมินผลงานดีขึ้นได้ด้วย

อ่านแล้วงง มั้ยครับ ลองพิจารณาอย่างลึกซึ้งดูอีกทีได้นะครับ

แล้วถ้าอเราต้องการให้ ระบบ PMS ขององค์กรเรา ประสบความสำเร็จจริง ๆ จะต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง

• ต้องเริ่มต้นจากเป้าหมายของธุรกิจ การจะบริหารผลงานให้ได้ตามเป้าหมายนั้นก็ต้องมีเป้าหมายที่ต้องการจะบริหารก่อน สิ่งแรกที่องค์กรจะต้องกำหนดให้มีขึ้น และจะต้องมีอย่างชัดเจนมากๆ ด้วย ก็คือ ตัวเลขเป้าหมายความสำเร็จขององค์กร ซึ่งส่วนใหญ่ก็คือ กำไรที่ต้องการ
• พิจารณาหาแนวทางที่จะไปสู่เป้าหมาย สิ่งถัดไปที่ PMS จะต้องมีก็คือ การพิจารณาหาวิธีการ และแนวทางที่จะไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งจริงๆ ก็คือ กลยุทธ์นั่นเองครับ กำหนดวิธีการและแนวทางที่จะทำให้เราไปสู่เป้าหมายที่ต้องการให้ได้ ซึ่งวิธีการเหล่านี้ก็ต้องมีการกำหนดเป้าหมายและแผนงานให้ชัดเจนออกมา
• กระจายเป้าหมายย่อยๆ ลงสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนถัดไปก็คือ พิจารณาว่าแนวทาง หรือกลยุทธ์ที่จะไปสู่เป้าหมายนั้น ในแต่ละข้อจะต้องให้หน่วยงานใดรับผิดชอบ โดยพิจารณาจากภารกิจหลักของหน่วยงาน ผลที่ได้ก็คือ เป้าหมายของหน่วยงานทุกหน่วยงาน ที่มีความสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
• ผู้จัดการทุกต้องมีส่วนร่วม ปัจจัยความสำเร็จของการบริหารผลงานสุดท้ายมาตกอยู่ที่กลุ่มผู้จัดการทุกระดับขององค์กร เพราะนี่คือบุคคลสำคัญที่เป็นผู้ใช้ระบบอย่างแท้จริง ไม่ว่าจะเป็นการตั้งเป้าหมายของหน่วยงาน การสื่อความเป้าหมายของหน่วยงานให้กับพนักงานได้รับทราบ จากนั้นก็ต้องคอย Feedback ความคืบหน้าของงานให้กับพนักงานทราบอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะได้หาแนวทางในการปรับปรุงผลงานของพนักงานให้ออกมาได้ตามเป้าหมายทีกำหนดไว้

จากผลการวิจัยของบริษัท Gallop ในเรื่องของปัจจัยความสำเร็จของระบบบริหารผลงานนั้น ผลการวิจัยสรุปออกมาได้ชัดเจนมากกว่า ความสำเร็จของ PMS อยู่ที่ ผู้จัดการโดยตรง ซึ่งผู้จัดการจะต้องทำหน้าที่ต่อไปนี้ เพื่อให้ระบบ PMS สำเร็จได้

• ช่วยพนักงานให้มีความรู้สึกถึงความเป็นเจ้าของงานที่ทำอยู่ รู้สึกถึงความท้าทายในการทำงาน และการบรรลุเป้าหมาย
• ชื่นชม และให้ความสำคัญในความสำเร็จของพนักงาน ผู้จัดการคือคนที่ใกล้ชิดกับพนักงานมากที่สุด ดังนั้น ถ้าอยากให้พนักงานทำผลงานที่ดี สิ่งที่ผู้จัดการจะต้องทำก็คือ ชื่นชม ให้คำชม และทำให้พนักงานรู้สึกว่าผู้จัดการยอมรับในผลงานของพนักงานที่ทำออกมา
• ให้ความสำคัญกับการบริหารคน ก็คือ จะต้องมองพนักงานว่า สามารถพัฒนาได้ ถ้าพนักงานทำผลงานที่ไม่ดี ก็ต้องบอกกล่าวให้ทราบ และต้องคิดเสมอว่าพนักงานทุกคนสามารถที่จะพัฒนาผลงานให้ดีขึ้นได้ โดยผ่านการสอนงานจากผู้จัดการ
• สื่อความอย่างสม่ำเสมอ ผู้จัดการจะต้องทำหน้าที่สื่อความกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ ในเรื่องของผลงานที่ออกมา เพื่อทำให้พนักงานรับทราบสถานการณ์ของผลงานที่เขาทำออกมา ว่าดี หรือไม่ดีแค่ไหน และต้องปรับปรุงผลงานให้ดีขึ้นในมุมไหนบ้าง

และในทางปฏิบัติจริง จากประสบการณ์ที่ผ่านระบบนี้มา ต้องบอกเลยว่า เรื่องของการสื่อสาร การสื่อความ ถือเป็นหัวใจของระบบ PMS จริง ๆ เพราะเราต้องคุยกับพนักงานตั้งแต่การวางแผนผลงานร่วมกัน ระหว่างที่ลงมือทำงานกันไป หัวหน้าก็ต้อง Feedback และ สอนงานลูกน้องเพื่อให้เขาทำงานบรรลุเป้าหมายให้ได้ พอมาถึงปลายปี ก็ต้องมีการพูดคุยเพื่อที่จะสรุปว่าผลงานในปีนี้เป็นอย่างไรบ้าง ปีหน้าต้องพัฒนาอะไรต่อเนื่อง

ถ้าผู้จัดการส่วนใหญ่ในองค์กรของเรา ทำได้ตาม 4 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น จะทำให้การบริหารผลงานมีความชัดเจนมากขึ้น ซึ่งความชัดเจนตรงนี้เอง ที่ไปมีผลทำให้การประเมินผลงานออกมาตรงไปตรงมา และเป็นไปตามผลงานที่ออกมาจริงๆ

โดยสรุปก็คือ ไม่ว่าบริษัทจะต้องการให้ระบบบริหารผลงาน หรือ ระบบประเมินผลงาน มีปัญหาน้อยลง และสามารถใช้งานระบบได้ตรงตามวัตถุประสงค์จริงๆ สิ่งที่บริษัทจะต้องทำก็คือ การพัฒนากลุ่มผู้จัดการทุกระดับในองค์กรให้มีความเป็นผู้จัดการจริงๆ มีภาวะผู้นำมากพอ ที่จะบอกว่าที่คือผลงาน หรือนี่คือความรู้สึก

แล้วระบบประเมินผลงานของบริษัทท่านจะดีขึ้นจริงๆ โดยไม่จำเป็นต้องไปเปลี่ยนเป็นระบบบริหารผลงานเลยด้วยซ้ำไป