Copy แบบฟอร์มประเมินผลงานมาใช้ แล้วจะทำให้ระบบประเมินผลงานดีขึ้นจริงหรือ

คำถามตามหัวข้อเรื่องในวันนี้ ผมเชื่อว่า ท่านผู้อ่านที่เป็น HR คงจะเคยได้ยินมาบ้างนะครับ ผมเองทำอาชีพที่ปรึกษาทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลมากว่า 20 ปี ผมได้ยินคำถามนี้มาแทบทุกปี และปีละหลายๆ ครั้งด้วย ยิ่งไปกว่านั้น บางคนก็ขอแบบฟอร์มประเมินผลงานของอีกบริษัท แล้วก็ Copy มาใช้งานกันเลย โดยที่ไม่มีการเอาไปดัดแปลง หรือปรับปรุงหัวข้อต่างๆ ให้เหมาะสมกับบริษัท ผลก็คือ ระบบการประเมินผลงานของบริษัทก็เลยใช้ไม่ได้ผลสักที

บางคนเชื่ออย่างจริงๆ จังๆ ว่า ถ้ามีแบบฟอร์มการประเมินผลงานที่ดีแล้ว ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลงานก็จะดีไปหมด โดยไม่ต้องทำอะไรเลย ก็เลยมัวแต่พยายามหาแต่แบบฟอร์มที่ดีๆ หน้าตาสวยงาน มีหัวข้อการประเมินที่ดูดี แต่พอได้มา สิ่งที่เชื่อกลับไม่เป็นไปตามนั้น เพราะอะไรหรอครับ ก็เพราะคนใช้งานแบบประเมิน ยังใช้ไม่เป็นนั่นเอง ต่อให้เปลี่ยนแบบฟอร์มให้ดีเลิศสักแค่ไหน แต่ถ้าคนประเมินไม่เข้าใจวิธีการ และแนวทางในการประเมินผลงานที่ถูกต้องแล้ว สุดท้ายการประเมินผลงานก็ไม่สามารถออกมาอย่างเป็นธรรมได้เลย

มีหนังสือทั้งของไทย และของต่างประเทศ ที่พยายามจะเขียนว่า มีแบบฟอร์มในการประเมินผลงานแบบพร้อมใช้งานได้เลย คนที่ซื้อก็คงต้องพิจารณาให้ดีนะครับ เพราะคำว่าพร้อมใช้งานนั้น พร้อมสักแค่ไหน เครื่องมือเรื่องการประเมินผลงานนั้น คงจะ Copy มาใช้กันตรงๆ ไม่ได้แน่นอนครับ สิ่งที่จะต้องทำต่อก็คือ ถ้าได้แบบฟอร์ม หรือเครื่องมือในการประเมินผลงานที่เราคิดว่าดี มาอยู่ในมือเราแล้ว สิ่งที่เราในฐานะ HR จะต้องดำเนินการต่อเพื่อให้เครื่องมือนั้นใช้งานได้จริงในบริษัทของเราก็คือ

• อย่าเลือกแบบฟอร์มที่มีความซับซ้อนเกินไป บางแบบฟอร์ม ออกแบบมาอย่างดูดีมากมายครับ มีตารางเยอะแยะไปหมด ดูเผินๆ แล้ว มันช่างเป็นแบบฟอร์มที่สวยงามเสียนี่กระไร แต่อย่าลืมนะครับว่า คนใช้งาน หรือคนประเมินนั้นจะต้องทำความเข้าใจในการประเมิน ถ้าแบบฟอร์มดูยากเกินไป และซับซ้อนเกินไป ก็จะทำให้คนประเมินรู้สึกว่าไม่อยากประเมิน เพราะมันยาก และเสียเวลา การประเมินผลงานก็จะยิ่งไม่ได้ผลมากขึ้นไปอีก

• ปัจจัยในการประเมินควรจะเหมาะสมกับงานของบริษัท เรื่องของปัจจัยในการประเมินในแบบฟอร์มที่เอามาใช้นั้น ก็ควรจะมีการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมกับงานของบริษัทด้วย ไม่ควรจะ Copy เอามาดื้อๆ เลย เพราะบางปัจจัย บริษัทเราอาจจะไม่ได้ใช้เลยในการทำงาน เรื่องของปัจจัยนี้ เป็นเรื่องที่พูดยากนะครับ การจะออกแบบปัจจัยในการประเมินผลงานจริงๆ จะต้องมีการหารือ และประชุมร่วมกันกับผู้บริหารตามสายงาน เพื่อจะเฟ้นหาปัจจัยในการประเมินผลงานที่เหมาะสมกับองค์กรของเรา หรือถ้าบางองค์กรมีการจัดทำ Competency เราก็สามารถเอา Competency ที่เรามีอยู่เอามาใส่เป็นปัจจัยในการประเมินผลงานของบริษัทเราได้ครับ หรือ ปัจจัยทางด้านผลงาน เช่น ตัวชี้วัดผลงาน ของแต่ละองค์กรก็ไม่เหมือนกันอย่างแน่นอน โดยเฉพาะเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการทำงานดังนั้นการ Copy ตัวชี้วัดผลงานของที่อื่นมาใช้กับเรานั้น ยังไงก็ใช้ไม่ได้อย่างแน่นอน

• ปัจจัยประเมินไม่ควรมีเยอะเกินไป บางแบบฟอร์มดูปัจจัยในการประเมินแล้วมีมากกว่า 15 ตัว ถ้าเป็นแบบนี้ ผมแนะนำว่า อย่าเอามาใช้เลยครับ หรือถ้าจะเอาฟอร์มเขามาใช้ ก็ควรจะปรับลดจำนวนปัจจัยในการประเมินลงหน่อยครับ ส่วนใหญ่ปัจจัยในการประเมินผลงานจะถูกแยกออกเป็น 2 ส่วน ก็คือ ส่วนของผลงานซึ่งในปัจจุบันมักจะประเมินจาก KPI ของงาน และอีกด้านหนึ่งก็คือทางด้านพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่ก็ดึงมาจาก competency ขององค์กร (ถ้ามี) จำนวนปัจจัยที่น่าจะไม่มากไม่น้อยเกินไปก็น่าจะอยู่ที่ประมาณ 5-8 ตัว เอาแบบสะท้อนผลงานของพนักงานจริงๆ ก็น่าจะเพียงพอแล้ว

• อย่าลืมสอนคนประเมินด้วย สิ่งที่ HR มักจะลืม เวลาที่ได้แบบฟอร์มสวยๆ ดีๆ มาใช้ ก็คือ ลืมสอนผู้ประเมินทั้งหลายว่าจะใช้อย่างไร จริงๆ สิ่งที่จะต้องสอนให้ชัดเจนก็คือ วิธีการประเมินผลงานด้วยครับ ว่าในการประเมินผลงานนั้นจะต้องประเมินกันอย่างไร มองผลงานพนักงานอย่างไร ปัจจัยแต่ละตัวมีความหมายอย่างไร และมีพฤติกรรมที่แสดงออกอย่างไร รวมทั้งเกณฑ์ในการให้คะแนนว่าคะแนนแต่ละคะแนนนั้นจะต้องให้กันอย่างไรบ้าง สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการอธิบายกันอย่างชัดเจน และจะต้องมั่นใจว่า 80% ของผู้ประเมินเข้าใจระบบการประเมินผลงานและการใช้เครื่องมืออย่างถ่องแท้

• สุดท้ายต้องสอนผู้ถูกประเมินด้วย การประเมินผลงานนั้น คนที่ควรจะได้รับการชี้แจงมากที่สุดก็คือ คนที่ถูกประเมิน เพราะจะต้องเป็นคนทำผลงานให้ได้ตามปัจจัยต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ ดังนั้นต้องไม่ลืมที่จะสอน ชี้แจง และให้คำแนะนำแก่ผู้ถูกประเมินด้วยว่า เขาจะต้องทำตัวอย่างไร เพื่อให้ได้ผลงานที่ดี และผลงานที่ไม่ดี และยอมรับไม่ได้นั้น เป็นอย่างไร มีวิธีการประเมินและให้คะแนนอย่างไร มาตรฐานเป็นอย่างไร ฯลฯ เพื่อที่เขาจะได้นำไปปฏิบัติตนได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลงานที่ดีนั่นเอง

การที่เราจะทำให้ระบบการประเมินผลงานของบริษัทออกมาเป็นธรรม และเอาไปใช้ในการบริหารบุคคลในเรื่องต่างๆ ต่อได้จริงๆ นั้น ผมคิดว่า เราต้องออกแบบระบบประเมินของบริษัทเราเองทั้งหมดครับ โดยเฉพาะในเรื่องของปัจจัยในการประเมินผลงาน ไม่ควรลอกกัน เพราะธุรกิจแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน แม้ว่าบางองค์กรจะเป็นธุรกิจเดียวกัน แต่ลึกๆ แล้ว ค่านิยม และพฤติกรรมหลักของแต่ละองค์กรก็ไม่เหมือนกันอยู่ดี

ผมเองมองว่า สิ่งที่สำคัญในการทำให้ระบบประเมินผลงานออกมาแล้วเป็นธรรมที่สุด เราควรจะไปแก้ที่คนประเมินมากกว่า ทำให้คนประเมินมองเห็นวิธีการและแนวทางในการประเมินผลงานที่ถูกต้อง ถ้าทำได้ดังนี้ กระดาษเปล่าๆ ก็เป็นแบบฟอร์มในการประเมินผลงานที่ดีได้ครับ