การเลื่อนตำแหน่ง คืออะไร ทำกันอย่างไร

เชื่อหรือไม่ครับว่าหลายบริษัทมีปัญหาเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงาน บางแห่งก็ไม่รู้ว่าอะไรคือการเลื่อนตำแหน่ง และต้องมีหลักเกณฑ์อย่างไร บางบริษัทมีการเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงานทุกคน ทุกปี เรียกได้ว่า เลื่อนกันไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุดกันเลยทีเดียวครับ อะไรคือสิ่งที่ถูกต้องเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งกันแน่

โดยคำนิยามแล้วการเลื่อนตำแหน่งก็คือ การขยับตำแหน่งจากตำแหน่งเดิมไปสู่ตำแหน่งที่มีสูงขึ้น การขยับสูงขึ้นนี้หมายความว่าค่างานที่สูงขึ้น ซึ่งก็หมายถึงหน้าที่และความรับผิดชอบที่มากขึ้นตามลำดับ ถึงจะเรียกว่าเป็นการเลื่อนตำแหน่ง ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะใช้ระดับงานตามค่างานเป็นเครื่องมือในการบอกถึงระดับของตำแหน่งต่างๆ ภายในองค์กร

หรือบางองค์กรที่มีการประเมินค่างานและจัดระดับงานไว้อย่างชัดเจน การเลื่อนตำแหน่งอาจจะเป็นการขยับระดับงานให้สูงขึ้นก็ได้ เช่น จากเจ้าหน้าที่ระดับ 4 เลื่อนไปเป็น เจ้าหน้าที่ระดับ 5 ซึ่งการขยับเลื่อนระดับงานดังกล่าวนี้ จะต้องมีหน้าที่และความรับผิดชอบของงานที่สูงขึ้นด้วย ไม่ใช่ทำงานแบบเดิมแล้วได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

ในทางปฏิบัติมีหลายองค์กรที่ผู้บริหารค่อนข้างจะมีความกังวลต่อความเป็นอยู่ของพนักงาน กลัวว่าพนักงานจะไม่มีการเติบโตในองค์กร ก็เลยจัดให้มีการเลื่อนตำแหน่งพนักงาน แต่สิ่งที่ไม่ถูกต้องก็คือ เลื่อนแต่ชื่อตำแหน่ง แต่งานยังคงทำเหมือนเดิมทุกประการ แต่เพิ่มเงินเดือนให้พนักงานตามชื่อตำแหน่งที่เปลี่ยนแปลงไป การเลื่อนตำแหน่งในลักษณะนี้นั้น จะทำให้องค์กรมีปัญหา ก็คือ ไม่ได้ผลงานที่ดีขึ้นจากพนักงาน เนื่องจากพนักงานยังคงทำงานเหมือนเดิมทุกอย่าง

บางแห่งก็จัดให้มีระดับตำแหน่งมากมาย อาทิ พนักงาน พนักงานอาวุโส จากนั้นก็เลื่อนไปเป็น ผู้ช่วยหัวหน้าหน่วย แล้วก็เป็นหัวหน้าหน่วย จากนั้นก็เป็นหัวหน้าหน่วยอาวุโส แล้วก็ต่อไปที่ผู้ช่วยหัวหน้าแผนก แล้วต่อด้วยหัวหน้าแผนก และหัวหน้าแผนกอาวุโส ฯลฯ ไปเรื่อยๆ ลักษณะนี้ก็เหมือนกับลักษณะที่ผมได้บอกไปก็คือเลื่อนเฉพาะชื่อตำแหน่ง แต่งานเหมือนเดิม ไม่ได้ยากขึ้น หรือรับผิดชอบอะไรที่สูงขึ้นจากเดิมเลย

แล้วการเลื่อนตำแหน่งที่ถูกต้องจะต้องมีลักษณะอย่างไร โดยปกติการเลื่อนตำแหน่งจะทำได้ใน 2 กรณี ก็คือ

• เลื่อนตำแหน่งตามสายการบังคับบัญชา กรณีนี้จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้นตามระดับการบังคับบัญชาในองค์กร เพื่อดูแลงานของแต่ละหน่วยงาน ที่มีความรับผิดชอบ และมีขอบเขตงานที่ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ การเลื่อนตำแหน่งแบบนี้ จะต้องรอให้ผู้ดำรงตำแหน่งคนเดิมออก หรือเกษียณอายุไปเสียก่อน ถึงจะมีการเลื่อนพนักงานขึ้นมาแทนได้

• เลื่อนตำแหน่งตามสายวิชาชีพเฉพาะทาง กรณีนี้จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงานที่ทำงานในสายวิชาชีพเฉพาะทางที่สามารถออกแบบความก้าวหน้าของงานในองค์กรได้ลึกและมากขึ้นในแต่ละระดับงาน การเลื่อนตำแหน่งจะเป็นการเลื่อนระดับงานที่สูงขึ้น โดยผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องรับผิดชอบงานที่มากขึ้นในแต่ละระดับงาน และสร้างผลงานให้กับบริษัทในแบบที่ดีขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนตำแหน่งแบบใดก็ตาม สิ่งที่สำคัญในการเลื่อนตำแหน่งก็คือ จะต้องมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่สูงขึ้นกว่าเดิม ถ้าเป็นการโอนย้าย หรือการมอบหมายงานพิเศษเป็นครั้งคราวนั้น จะไม่ถือว่าเป็นการเลื่อนตำแหน่ง

ธรรมชาติของการเลื่อนตำแหน่งก็คือ เกิดขึ้นนานๆ ครั้ง ไม่ใช่เกิดขึ้นทุกปี เพราะเป็นไปไม่ได้ที่พนักงานจะสามารถรับผิดชอบงานได้สูงขึ้นทุกปีไปได้เรื่อยๆ จนกระทั่งเขาเกษียณอายุ ดังนั้นบางแห่งยังบอกเลยว่า การเลื่อนตำแหน่งนั้นเป็นเรื่องของ “ฟลุ้ค” โดยเฉพาะถ้าเป็นตำแหน่งสายบังคับบัญชา เพราะถ้าหัวหน้าไม่ไปไหน เราก็ไม่มีทางขึ้นไปได้แน่นอน

บางองค์กรก็ถามว่า ถ้าเราไม่มีการเลื่อนตำแหน่ง จะทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่เติบโตหรือไม่ จริงๆ แล้วก็ไม่ตรงไปตรงมาขนาดนั้นนะครับ เพราะถ้าเราออกแบบโครงสร้างเงินเดือนให้ดีและพอเหมาะแล้ว พนักงานจะได้รับเงินเดือนขึ้นไปตามผลงานที่ดีขึ้นเรื่อยๆ พอถึงจุดหนึ่งจึงจะมีการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งงานให้สูงขึ้น ดังนั้นเกณฑ์ในการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งก็จะมีดังนี้ครับ

• ระดับผลงานที่ผ่านมาในแต่ละปี ยิ่งพนักงานทำผลงานดีติดต่อกันทุกปี ก็จะใช้เวลาเร็วในการเลื่อนตำแหน่งเมื่อเทียบกับพนักงานที่ทำผลงานในระดับปานกลาง

• ความสามารถที่มีมากขึ้น และเป็นความสามารถที่ทำให้รับผิดชอบงานได้สูงขึ้นกว่าเดิม แสดงว่าพนักงานคนนี้มีศักยภาพในการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ซึ่งก็แปลว่า เขามีคุณค่ามากขึ้น และเมื่อมีคุณค่ามากขึ้น ก็สมควรที่จะได้รับการปรับคุณค่าของตำแหน่งงานให้สูงขึ้นไปด้วย เพื่อเป็นการตอบแทนที่เขาสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้

นี่คือลักษณะของการเลื่อนตำแหน่งที่ถูกต้องครับ เมื่อเราทำถูกต้องก็จะเกิดสิ่งที่เรียกว่า win win กล่าวคือ องค์กรก็ win พนักงานก็ win แต่ถ้าองค์กรของเราเลื่อนตำแหน่งให้พนักงานแล้วองค์กรไม่ได้มูลค่าเพิ่มอะไรจากพนักงานเลย แสดงว่าพนักงาน win ฝ่ายเดียว แต่องค์กรต้องรับภาระหนักขึ้น และในระยะยาวองค์กรก็จะ Lose ได้ครับ