5 ข้อผิดพลาดที่ผู้จัดการมักกระทำ เมื่อต้องให้ Feedback เชิงลบ

การให้ Feedback เป็นกระบวนการที่ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมใช้ในการให้ข้อมูลย้อนกลับแก่พนักงานเกี่ยวกับผลงานหรือพฤติกรรมในการทำงาน โดยมีจุดประสงค์เพื่อเสริมสร้างการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน Feedback สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 มุม คือ มุมบวก และมุมลบ มุมบวกคือการชื่นชมและยกย่องความสำเร็จหรือผลงานที่ดีของพนักงาน ซึ่งเป็นการเสริมสร้างกำลังใจและกระตุ้นให้พนักงานพัฒนาตนเองต่อไป ในขณะที่มุมลบคือการเสนอข้อคิดเห็นเกี่ยวกับจุดที่พนักงานควรปรับปรุงหรือแก้ไข ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้พัฒนาและปรับปรุงการทำงานในอนาคต

ซึ่งการให้ Feedback ในเชิงลบ นั้น ถือว่าเป็นหนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดสำหรับผู้จัดการ มันต้องอาศัยการรักษาสมดุลระหว่างการแก้ไขปัญหาด้านการทำงานโดยไม่ทำให้กำลังใจหรือความสัมพันธ์เสียไป สำหรับผู้จัดการมือใหม่ ความกลัวการเผชิญหน้าและความกังวลว่าจะไม่ได้รับการยอมรับ อาจทำให้ไม่กล้าที่จะให้ Feedback ในเชิงลบ จนทำให้พนักงานไม่ได้รับการพัฒนาผลงานเท่าที่ควร

อะไรคือ ความผิดพลาด 5 ประการ ที่ผู้จัดการควรจะเลี่ยงให้ได้ เวลาที่ต้องการให้ Feedback ในเชิงลบทางด้านผลงานกับพนักงาน

ข้อผิดพลาดที่ 1: เก็บข้อผิดพลาดนั้นไว้นานเกินไป กว่าจะให้ Feedback

ผู้จัดการหลายคนมักผัดวันประกันพรุ่ง เลื่อนการสนทนาเกี่ยวกับปัญหาด้านการทำงานออกไปเรื่อย ๆ  เนื่องจากความไม่สบายใจ หรือกลัวจะทำให้พนักงานไม่พอใจ แต่การรอนานเกินไปอาจทำให้ปัญหาขยายใหญ่ขึ้น และทำให้การยอมรับของพนักงานในมุมลบเหล่านั้นเป็นไปได้ยากขึ้น เพราะพนักงานอาจจะลืมไปแล้ว หรือมีข้ออ้างใหม่ ๆ เข้ามา จนทำให้ไม่สามารถนำเอา Feedback นั้นมาพัฒนาผลงานได้ตามที่ต้องการได้

วิธีแก้ไข

จัดการปัญหาให้เร็วที่สุดหลังจากพบ เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดและให้โอกาสพนักงานแก้ไขพฤติกรรม เช่น คุณอาจพูดว่า “ผมสังเกตเห็นว่าคุณพลาดเส้นตายโครงการครั้งล่าสุด เรามาคุยกันปลายสัปดาห์นี้เพื่อหาวิธีแก้ไขปัญหาและป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก”

—

ข้อผิดพลาดที่ 2: ขาดการเตรียมตัว

ผู้จัดการไม่ได้มีการเตรียมตัว ไม่เตรียมข้อมูล ไม่มีการเตรียมคำพูดที่ใช้ ซึ่งการไม่ได้เตรียมตัวเพียงพอทำให้การสนทนาไม่ชัดเจนและไม่เกิดผล กลายเป็นบทสนทนาที่ลอยไปลอยมา ไม่เข้าเป้าสักที รวมถึงการไม่มีหลักฐานที่ชัดเจนเพียงพอ หรือไม่มีข้อเท็จจริงสนับสนุน อาจทำให้พนักงานสับสนหรือรู้สึกว่าไม่ได้รับความเป็นธรรมเวลาที่นั่งรับฟัง Feedback จากผู้จัดการ

วิธีแก้ไข

ก่อนการให้ Feedback ในเชิงลบ ให้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเตรียมตัวอย่างปัญหาที่ชัดเจน เตรียมหลักฐานที่เป็นข้อเท็จจริงให้พร้อม พร้อมกับเตรียมคำอธิบายที่เหมาะสม และลดการใช้อารมณ์ลง โดยชี้แจงว่าผลการทำงานของพนักงานส่งผลต่อทีมอย่างไร แทนที่จะพูดกว้างๆ คุณควรพูดให้ชัดเจน และแสดงถึงผลลัพธ์ และหลักฐาน ข้อเท็จจริงอย่างตรงไปตรงมา เป้าหมายคือมุ่งเน้นไปที่การหาแนวทางในการแก้ไขปัญหามากกว่า กล่าวตำหนิและหาคนผิด

—

ข้อผิดพลาดที่ 3: ไม่ถามคำถาม ไม่ให้พนักงานแสดงความคิดเห็นใด ๆ

การเข้าสู่บทสนทนาและจัดเต็ม Feedback ในเชิงลบโดยทันที ไม่เปิดโอกาสให้พนักงานได้ชี้แจง อธิบาย ที่มาที่ไปของปัญหา ผู้จัดการเอาแต่พูด ๆๆๆ จากนั้นก็จบ อาจนำไปสู่ความไม่พอใจของพนักงาน และรู้สึกว่า ผู้จัดการไม่เป็นธรรม ไม่เข้าใจในตัวพนักงาน

วิธีแก้ไข

เริ่มด้วยคำถามปลายเปิดเพื่อเข้าใจมุมมองของพนักงาน เช่น “คุณรู้สึกอย่างไรกับงานของคุณตอนนี้?” หรือ “มีความท้าทายอะไรที่คุณเจอไหม?” การรับฟังอย่างตั้งใจจะช่วยให้คุณระบุปัญหา เช่น ปัญหาส่วนตัว ทักษะที่ขาด หรือความไม่ชัดเจนของเป้าหมาย 

—

ข้อผิดพลาดที่ 4: เอาเรื่องส่วนตัวเข้ามาปะปนกับ Feedback

เวลาที่ผู้จัดการให้ Feedback ในเชิงลบ มักจะลามปามไปถึงพฤติกรรม และบุคลิกภาพส่วนตัวของพนักงาน อีกทั้งยังอาจจะนำเอาเรื่องส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน มาปะปนในการให้ Feedback ด้วย อีกทั้งยังชอบใช้คำพูดในเชิงเหมารวม เช่น “ทำไมคุณถึงขี้เกียจแบบนี้” ทั้ง ๆ ที่พนักงานเองมาเข้าประชุมสายกว่านัดหมาย แต่กลับใช้คำพูดว่า ขี้เกียจ แบบนี้ก็จะส่งผลให้เกิดความไม่พอใจได้

วิธีแก้ไข

มุ่งเน้นไปที่งานและผลลัพธ์มากกว่าคุณลักษณะส่วนตัว ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “รายงานที่ทีมต้องการเพื่อชนะการประมูลขาดรายละเอียดที่จำเป็น มาลองดูวิธีที่เราจะปรับปรุงการวิเคราะห์ให้ดียิ่งขึ้นในอนาคต” ไม่ใช่พูดว่า “คุณนี่ใช้ไม่ได้เลย รายงานนี่ใช้สมองคิดหรือเปล่า!!”

—

ข้อผิดพลาดที่ 5: ไม่บอกแนวทางในการปรับปรุง

ผู้จัดการหลายคนทีเดียวที่ ด่า และตำหนิอย่างเดียว หรือถ้าดีหน่อย ก็ให้ Feedback ในเชิงลบ โดยไม่มีการหาแนวทางในการแก้ไขให้ดีขึ้น และมักจะชอบทิ้งทายการสนทนาว่า “คราวหน้าอย่าให้เห็นแบบนี้อีกนะ” พนักงานก็งง ว่า แล้วจะต้องทำอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาแบบนี้อีก ซึ่งตัวพนักงานเองอาจจะไม่ทราบแนวทางในการแก้ไขก็เป็นไปได้ หัวหน้าบางคน พอพนักงานถามว่า “แล้วผมควรจะทำอย่างไรดีครับ” หัวหน้ากลับตอบว่า “ก็มันเป็นหน้าที่คุณที่ต้องคิดไม่ใช่หรือ แล้วแบบนี้ผมจะจ้างคุณมาเพื่ออะไร!!.” แบบนี้พนักงานก็หมดขวัญกำลังใจในการแก้ไข และพัฒนาตนเองอย่างแน่นอน

วิธีแก้ไข

สร้างแผนปรับปรุงร่วมกับพนักงาน โดยกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดระยะเวลา และจัดการประชุมเพื่อติดตามผล เช่น เอกสารประเด็นปัญหา ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ และวันที่ที่เหมาะสมสำหรับการประเมินผล รวมถึง ให้คำแนะนำ สอนแนะ ชี้แนะแนวทางที่ถูกต้องให้กับพนักงานด้วยก็ได้

—