เมื่อเรามีนายสองคนที่ไม่คุยกัน

ในยุคที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้โครงสร้างแบบ Matrix Organization การมีหัวหน้าสองคนไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไป หลายคนอาจมองว่าสถานการณ์นี้เต็มไปด้วยความท้าทาย ทั้งเรื่องการสื่อสารที่ไม่ต่อเนื่อง ความคลุมเครือในหน้าที่ หรือการรับมือกับคำสั่งที่ขัดแย้งกัน แต่หากเราจัดการได้ดี นี่คือโอกาสสำคัญในการพัฒนาทักษะสำคัญในสายงานและชีวิต

หัวหน้าสองคนที่ไม่สื่อสารกันอาจแสดงออกมาในลักษณะต่อไปนี้: 

– ข้อมูลไม่ตรงกัน เช่น โครงการเดียวกัน แต่เรียกคนละชื่อ

– เป้าหมายที่ขัดแย้งกัน หัวหน้าคนหนึ่งให้ความสำคัญกับคุณภาพ อีกคนสนใจเรื่องความเร็ว

– การใช้ทรัพยากรซ้ำซ้อน อาจพบว่าทรัพยากรที่คุณต้องใช้ถูกสั่งจองโดยหัวหน้าอีกคน

หากคุณเริ่มสังเกตเห็นปัญหาเหล่านี้ นั่นแหละคือสัญญาณเตือนว่าถึงเวลา “ลงมือแก้ไข” 

กลยุทธ์การรับมืออย่างมืออาชีพ

1. เจรจาเชิงรุก ตั้งแต่ต้นทาง การตั้งคำถามที่ชัดเจนและรอบคอบช่วยลดความคลุมเครือ เช่น

– “หากเกิดกรณีที่คำสั่งขัดแย้งกัน ควรแจ้งปัญหาผ่านช่องทางใด?”

– “เมื่อมีงานเร่งด่วนที่อาจกระทบงานหลัก ควรให้ลำดับความสำคัญอย่างไร?”

คำถามเหล่านี้แสดงถึงความตั้งใจจริงของเรา ในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

2. สร้างเครื่องมือกลางประสานงาน

จัดทำเอกสารที่แสดงรายละเอียดของเป้าหมายและลำดับความสำคัญที่ตกลงร่วมกัน และอัปเดตเอกสารนี้ในทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้ช่วยให้คุณอ้างอิงเมื่อต้องตัดสินใจหรืออธิบายสถานการณ์ที่ซับซ้อน ปัจจุบันนี้มีโปรแกรม และ platform ในการทำงานร่วมกันมากมาย ให้นำเอามาใช้ แต่อย่าลืมใส่ข้อมูล และอัปเดทข้อมูลระหว่างกันอย่างสม่ำเสมอ จะได้มีหลักฐานที่ชัดเจนในการทำงาน

3. จัดประชุมแบบตรงประเด็น

ในบางครั้ง การทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างหัวหน้าอาจไม่เพียงพอ คุณควรเสนอนัดประชุมเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายรับทราบข้อมูลตรงกัน เช่น “เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลที่ไม่ตรงกัน ผมขอเสนอนัดประชุมสั้นๆ เพื่อพูดคุยเป้าหมายรวมครับ” เป็นต้น คำพูดในลักษณะนี้ เป็นการทำให้หัวหน้าทั้งคู่มองว่า เราให้ความสำคัญกับการทำงาน ผลลัพธ์ของงาน มากกว่าจะมองเรื่องความขัดแย้งที่เกิดขึ้น (ถ้ามี)

4. อธิบายผลกระทบด้วยข้อมูลชัดเจน

หัวหน้าอาจไม่ตระหนักถึงผลเสียของการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน คุณสามารถใช้ข้อมูลช่วยชี้ให้เห็น เช่น

– “ทีมของเราเสียเวลาทำงานซ้ำถึง 5 ชั่วโมงเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา เพราะข้อมูลไม่สอดคล้องกัน หากเราประสานงานกันตั้งแต่แรก เราจะลดความเสียหายนี้ได้ครับ” จากนั้น ก็ต้องย้อนกลับไปที่แนวทางข้างต้นที่เสนอไปแล้ว เช่น จัดประชุมร่วมกัน หรือใช้ platform ในการทำงานเพื่อให้การสื่อสารตรงกันมากขึ้น

แม้การทำงานภายใต้หัวหน้าสองคนที่ไม่คุยกันอาจสร้างความกดดัน แต่ถ้าคุณมองว่านี่คือโอกาสในการพัฒนาทักษะเชิงกลยุทธ์ คุณจะพบว่า ทุกอุปสรรคสามารถกลายเป็นโอกาสในการก้าวหน้าได้