เปิดกว้างสู่การสื่อสารยุคใหม่ กลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมในโลกธุรกิจปัจจุบัน

ในสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการทีมงานที่ประสบความสำเร็จ เนื่องจากองค์กรต่างๆ นำรูปแบบการทำงานแบบรีโมทและไฮบริดมาใช้มากขึ้น หรือแม้กระทั่งองค์กรที่กลับมาทำงานในออฟฟิศเต็มรูปแบบแล้วก็ตาม ความจำเป็นในการรักษาการสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอทวีความสำคัญมากกว่าที่เคยเป็นมาในอดีต ถ้าเราไม่มีระบบการสื่อสารภายในองค์กรที่ดีพอ ก็จะเกิดปัญหาในการทำงานตามมาได้

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกทีมงานในองค์กร ที่ต้องการมุ่งสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพและผลิตภาพสูง ยิ่งในสภาพการทำงานแบบไฮบริดและรีโมท ซึ่งการปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวมีข้อจำกัดมากมาย ความเสี่ยงที่จะเกิดการตีความไม่ตรงกันของการสื่อสารมีสูงขึ้น ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนและความรู้สึกคับข้องใจได้ การดูแลให้มั่นใจว่าช่องทางการสื่อสารถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ผู้จัดการป้องกันความเข้าใจผิดได้ และจะช่วยรักษาสภาพการทำงานของสมาชิกทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และยังสร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงานได้อีกด้วย

กลยุทธ์เพื่อการสื่อสารภายในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

• การใช้เครื่องมือในการสื่อสาร ต้องมีการวางแนวทางที่ชัดเจนว่าควรใช้เครื่องมือสื่อสารแบบใด เช่น อีเมล การแชทออนไลน์ วิดีโอคอล โทรศัพท์ ฯลฯ ในกรณีใดบ้าง สร้างกติการ่วมกันว่า ลักษณะการสื่อสารในช่องทางแบบไหนที่ใช้กับเรื่องอะไร เช่น เรื่องที่ต้องการข้อมูลทันที ก็ต้องโทรศัพท์เอา ไม่ใช่ ส่งอีเมล เป็นต้น วิธีนี้จะทำให้มั่นใจว่าข้อความจะส่งผ่านช่องทางที่เหมาะสม และเหมาะกับเรื่องราวที่จะสื่อ
• การสื่อสารที่ครอบคลุมทุกคน ต้องแน่ใจว่า ช่องทางการสื่อสารต่าง ๆ ที่เรากำหนดไว้นั้น สมาชิกในทีมของเราสามารถเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม เพื่อให้ทุกคนในทีมงานได้รับทราบข้อมูลร่วมกันในระยะเวลาเดียวกัน
• การสนทนาแลกเปลี่ยนอย่างเปิดเผย จัดให้มีช่วงเวลาที่พนักงานสามารถติดต่อพูดคุยกับผู้บริหาร เพื่อสอบถามหรือแสดงข้อกังวลต่าง ๆ ได้อย่างเปิดเผย และจัดให้มีช่วงเวลาให้พนักงานทุกคนในทีมงานได้มีโอกาสพูดคุยกันต่อหน้าบ้าง ซึ่งการส่งเสริมการสนทนาแลกเปลี่ยนอย่างเปิดเผยแบบนี้ จะทำให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการสื่อสาร และทำให้เกิดความรู้สึกในการทำงานเป็นทีมได้ดีขึ้น
• จัดกิจกรรมเสริมสร้างความสามัคคี การจัดประชุมสรุปผลเป็นประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน โดยให้ทุกคนในทีมมาพร้อมหน้ากันในที่ประชุม จะช่วยสร้างความความเข้าใจของทีมเกี่ยวกับประกาศใหม่ ๆ นโยบายใหม่ ๆ ปัญหาต่าง ๆ  และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างดี รับรู้ความรู้สึกของกันและกันได้ดี

การนำกลยุทธ์การสื่อสารเหล่านี้มาปฏิบัติอย่างได้ผลนั้น จะต้องเริ่ต้นจากฝ่ายบริหารขององค์กร ควรเริ่มต้นด้วยการประเมินแนวปฏิบัติ และวิธีการ ช่องทางในการสื่อสารปัจจุบัน และระบุจุดที่ต้องปรับปรุง อาจมีการจัดอบรมเพื่อให้สมาชิกทีมคุ้นเคยกับเครื่องมือและแนวปฏิบัติใหม่ ๆ นอกจากนี้ควรมีการตรวจสอบและกลไกรับข้อมูลป้อนกลับอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่ากลยุทธ์เหล่านั้นยังคงมีประสิทธิภาพและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปได้

แค่นี้ การสื่อสารภายในองค์กร หรือภายในทีมของเราก็จะชัดเจน โปร่งใส และเข้าใจได้อย่างทั่วถึง