เมื่อบริษัททำโครงสร้างเงินเดือนแล้ว อย่าลืมบริหารให้ดีด้วย

ทุกวันนี้ ประเด็นเกี่ยวกับการบริหารค่าจ้างเงินเดือน กลายเป็นหัวข้ออันดับแรก ๆ ที่ผู้นำและผู้บริหารองค์กรต่างให้ความสำคัญอย่างมาก สำหรับการดึงดูด และการเก็บรักษาคนเก่ง ถ้าระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนของบริษัทยังไม่ดีพอ และยังไม่สามารถที่จะแข่งขันกับตลาดได้ ผลก็คือจะทำให้องค์กรเราไม่ได้บุคลากรที่มีคุณภาพในแบบที่เราต้องการเข้ามาทำงานกับเราอย่างแน่นอน

เมื่อเห็นดังนั้น ก็เลยเกิดการวางแผนปรับปรุงระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรกันใหม่ โดยเฉพาะเรื่องของโครงสร้างเงินเดือน และระบบบริหารเงินเดือน มาปัดฝุ่นกันอย่างมากมาย ซึ่งเป็นสิ่งที่ดี แต่คำถามก็คือ บางองค์กรที่เคยมีระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนที่ดีอยู่แล้ว กลับต้องมาเริ่มทำกันใหม่ตั้งแต่ต้น ทำไมไม่สามารถต่อยอดจากของเดิมที่มีอยู่ได้เลย

คำตอบก็คือ องค์กรนั้น ๆ ไม่เคยดูแล และบริหารจัดการระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนที่ทำไว้เลย พอทำเสร็จก็คิดว่าจะสามารถใช้งานได้ตลอดไป ซึ่งในความเป็นจริงนั้น มันไม่ใช่ ทุกระบบในงาน HR จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องได้รับการดูแล บริหารจัดการ และปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ยังคงสามารถใช้งานได้ตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป

ดังนั้นเมื่อเราปรับปรุงระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนเรียบร้อยแล้ว เมื่อมีโครงสร้างเงินเดือนใหม่แล้ว อย่าลืมวางแผน และกำหนดแนวทางในการบริหารจัดการสิ่งเหล่านี้ด้วย เพื่อให้ระบบสามารถใช้งานได้อย่างดี และทันกับการแข่งขันของตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ในการบริหารโครงสร้างเงินเดือน และระบบบริหารเงินเดือนนั้น ฝ่ายบุคคลและผู้บริหารจะต้องดำเนินการในประเด็นใดบ้าง มาดูกันครับ

• โครงสร้างเงินเดือนจะต้องมีการตรวจสอบและปรับปรุงอยู่เสมอ บริษัทที่มีการว่าจ้างที่ปรึกษาเพื่อจัดทำโครงสร้างเงินเดือน พอทำเสร็จแล้ว บริษัทนั้นก็ใช้โครงสร้างเงินเดือนที่ที่ปรึกษาทำไว้อย่างยาวนานมาก บางบริษัทใช้ถึง 10 ปีโดยที่ไม่มีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันเลย คำถามก็คือ ตัวเลขเมื่อสิบปีที่แล้ว จะใช้กับปัจจุบันได้จริง ๆ หรือ ดังนั้นบริษัทที่มีการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนแล้ว ต้องอย่าลืมทำการตรวจสอบว่าโครงสร้างเงินเดือนของเรานั้นยังสามารถแข่งขันได้กับตลาดอยู่หรือไม่ และถ้าตรวจสอบแล้วเห็นว่า อัตราการจ่ายของบริษัทเราเริ่มล้าหลังตลาดไปบ้างแล้ว ก็ต้องทำการปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือนใหม่ เพื่อให้สามารถแข่งขันกับตลาดได้อยู่เสมอ ในทางปฏิบัติ จะมีการมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเรื่องระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือน ทำการเข้าร่วมการสำรวจค่าจ้างเงินเดือนของตลาด แล้วนำเอาตัวเลขเงินเดือนค่าจ้างของตลาดในแต่ละปี มาเปรียบเทียบกับโครงสร้างเงินเดือน และอัตราการจ่ายเงินเดือนของบริษัทเราในทุก ๆ ปี เพื่อทำให้เราเห็นได้ว่า ขณะนี้ บริษัทเรากับตลาดยังสามารถแข่งขันกันได้อยู่หรือไม่ ซึ่งเมื่อไหร่ที่ค่าจ้างเงินเดือนของบริษัทเราไม่สามารแข่งขันได้กับตลาด สิ่งที่ตามมาก็คือ ปัญหาในการบริหารทรัพยากรบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการสรรหาคัดเลือกคนเข้าทำงาน หรือการเก็บรักษาพนักงานที่มีฝีมือที่ดี ก็จะเป็นปัญหาตามมาทันที

• บริษัทที่มีโครงสร้างเงินเดือนแล้ว ก็ยังจำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารโครงสร้างเงินเดือน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ก็จะได้จาก รายงานผลการสำรวจค่าจ้างเงินเดือน หลายบริษัทหลังจากที่ได้ทำโครงสร้างเงินเดือนแล้วก็มักจะคิดว่า มีโครงสร้างเงินเดือนที่แข่งขันได้แล้ว ก็เลยชะล่าใจ ไม่มีการเข้าร่วมสำรวจค่าจ้างเงินเดือนใด ๆ ทั้งสิ้น เพราะคิดว่าโครงสร้างเงินเดือนที่เพิ่งทำมาคงใช้ได้อีกหลายปี แต่จริงๆ แล้วโครงสร้างเงินเดือนที่ทำมานั้นจะใช้ได้กี่ปี ไม่มีใครบอกได้ เพราะว่ามันขึ้นอยู่กับสภาพการแข่งขันในการจ่ายค่าจ้างในตลาด อัตราเงินเฟ้อ ภาวะเศรษฐกิจ ฯลฯ ดังนั้นถ้าจะให้ดี บริษัทควรเข้าร่วมการสำรวจค่าจ้าง และทำการเปรียบเทียบโครงสร้างเงินเดือนของเรากับตลาดทุกปีน่าจะทำให้เราสามารถบริหารโครงสร้างเงินเดือนของเราได้อย่างทันเหตุการณ์

• มีโครงสร้างเงินเดือนแล้วต้องอย่าลืมบริหารพนักงานให้อยู่ในโครงสร้างเงินเดือนด้วย บางบริษัทมีโครงสร้างเงินเดือนเหมือนไม่มี เพราะเงินเดือนพนักงานเกิน maximum ของกระบอกเงินเดือนไปอย่างมากมาย และปล่อยให้เงินเดือนพนักงานสูงขึ้นไปเรื่อย ๆ โดยที่ไม่มีการหยุดการขึ้นเงินเดือนแต่อย่างใด ผลก็คือ เราจะมีพนักงานที่ทำงานแบบเดิม ๆ ด้วยอายุงานนาน ๆ และไม่สร้างผลงานใด ๆ อย่างเด่นชัด แต่สุดท้ายก็ยังได้ขึ้นเงินเดือนไปเรื่อย ๆ โดยที่ผู้บริหารต่างก็ไม่มีใครสนใจว่าบริษัทจะมีโครงสร้างเงินเดือนอย่างไร หรือจะบริหารอย่างไร ถ้าเป็นแบบนี้ต่อไปเรื่อย ๆ บริษัทของเราก็จะมีต้นทุนทางด้านเงินเดือนที่สูงมาก โดยที่ไม่ได้มูลค่าเพิ่มทางด้านผลงานจากพนักงานที่มีเงินเดือนที่สูง ๆ เหล่านั้นเลย

แต่ถ้าเราบริหารเงินเดือนพนักงานอย่างเคร่งครัด เวลาที่เงินเดือนพนักงานใกล้ชนเพดาน เราก็จะวางแผนพัฒนาพนักงานคนนั้น ให้มีความสามารถมากพอที่จะเลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นไป เพื่อไปรับผิดชอบงานที่มีมูลค่ามากขึ้นได้ พนักงานเองก็ได้รับการพัฒนาให้เติบโต ทั้งตำแหน่ง และเงินเดือน บริษัทก็ได้ผลลัพธ์ที่มีมูลค่าเพิ่มจากผลงานของพนักงานคนนั้น นี่คือ ข้อดีของการมีเพดานเงินเดือน

นอกจากนั้น ผู้บริหารบางองค์กรไม่เคยสนใจ และใส่ใจโครงสร้างเงินเดือนที่ทำไว้เลยสักนิด ท่าน ๆ ทั้งหลาย ต่างก็กำหนดเงินเดือนให้พนักงานของตนเองกันเองโดยตรง ชอบผู้สมัครคนไหน ก็คุยเรื่องเงินเดือนเลย ตกลงเงินเดือนโดยที่ไม่สนใจเลยว่า เรามีโครงสร้างเงินเดือนอยู่ และเรามีพนักงานที่ทำงานอยู่ในปัจจุบันที่ต้องดูแลด้วยเช่นกัน ผลก็คือ การบริหารเงินเดือนของบริษัทจะเกิดอาการเหลื่อมล้ำ และพนักงานจะรู้สึกถึงความไม่เป็นธรรมในการจ่ายเงินเดือน คนใหม่เข้ามาผลงานยังไม่เห็น แต่ได้เงินเดือนสูงกว่าพนักงานเดิมที่ทำงานดี แบบนี้ความเป็นธรรมอยู่ตรงไหน

ดังนั้นเมื่อมีโครงสร้างเงินเดือนแล้ว เราต้องให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการเงินเดือนพนักงานแต่ละคนด้วย ให้เป็นไปตามระบบบริหารเงินเดือน และตามโครงสร้างเงินเดือนของบริษัทที่เรากำหนดไว้อย่างดี

• การบริหารโครงสร้างเงินเดือนสามารถนำไปเชื่อมโยงกับแผนการพัฒนาพนักงาน และเส้นทางความก้าวหน้าสายอาชีพได้ด้วย บริษัทที่เขาบริหารโครงสร้างเงินเดือนกันอย่างจริงจังนั้น เมื่อไหร่ที่พนักงานได้รับเงินเดือนอยู่ที่ประมาณ 75% ของกระบอกเงินเดือนแล้ว ทางฝ่ายบุคคลจะรีบแจ้งไปยังผู้อำนวยการฝ่ายที่ดูแลพนักงานคนนั้นว่า ถ้าพนักงานคนนี้ยังขึ้นเงินเดือนในอัตราแบบนี้ อีกไม่กี่ปีก็จะตันแล้ว ทาง HR จะแจ้งเพื่อให้ทางต้นสังกัดจะได้วางแผนพัฒนาพนักงานคนนั้น เพื่อไม่ให้ตัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้เกิด win win กันทั้งสองฝ่าย กล่าวคือพนักงานเองก็จะรู้สึกว่าบริษัทให้ความสำคัญกับเขา และไม่ปล่อยให้เงินเดือนตัน มีการพัฒนา เพื่อให้ได้เลื่อนตำแหน่งตามสายอาชีพขึ้นไป สำหรับพนักงานที่มีศักยภาพ ดังนั้น การมีโครงสร้างเงินเดือนที่ดีแล้ว เราจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการออกแบบเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพประกอบไว้ด้วยเช่นกัน เพื่อที่จะได้เป็นเครื่องมือที่บอกกับพนักงานได้ว่า ถ้าคุณพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับตนเองได้อย่างสม่ำเสมอ คุณไม่มีทางที่จะมีเงินเดือนตันเลย เพราะจะก้าวหน้าไปตามสายอาชีพที่กำหนดไว้

• เมื่อเงินเดือนพนักงานถึงทางตัน จะบริหารกันอย่างไร บริษัทที่มีการบริหารโครงสร้างเงินเดือนอย่างจริงจังนั้น เมื่อพนักงานคนใด ที่ไม่สามารถพัฒนาให้เติบโตต่อไปได้แล้ว ก็จะหยุดการขึ้นเงินเดือนทั้งหมดไว้ เพื่อเป็นการบอกกับพนักงานว่า งานที่ทำอยู่นั้นเงินเดือนให้ได้แค่ maximum เท่านั้น ถ้าไม่พัฒนาตนเองต่อไป ก็จะไม่ได้รับการปรับเลื่อนตำแหน่ง หรือเปลี่ยนตำแหน่ง ซึ่งเมื่อกำหนดแนวทางไว้แบบนี้ ก็ต้องบริหารจัดการตามที่กำหนดไว้อย่างจริงจัง เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน หรือถ้าบริษัทมองว่า โหดร้ายเกินไป จะให้ ก็ต้องกำหนดวิธีการให้เงินก้อน กรณีเงินเดือนชนเพดานไว้ด้วยว่าจะคำนวณ หรือคิดอย่างไร และบริหารให้เป็นไปในทางทางเดียวกัน

สิ่งที่หลายองค์กรทำ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผิดอย่างมหันต์สำหรับการบริหารโครงสร้างเงินเดือนก็คือ การขยายเพดานของโครงสร้างเงินเดือน เพื่อทำให้พนักงานบางคนไม่ตัน และมีโอกาสได้รับการขึ้นเงินเดือนต่อไปเรื่อย ๆ การทำแบบนี้เท่ากับบริษัทส่งสัญญาณให้กับพนักงานทราบว่า ไม่ต้องพัฒนาอะไรก็ได้ ทำงานแบบเดิม ๆ ไปเรื่อย ๆ ก็ดี ถึงเวลาที่เงินเดือนชนเพดานเมื่อไหร่ เดี๋ยวผู้บริหารขยายเพดานให้เอง แบบนี้ก็จะทำให้พนักงานไม่คิดที่จะหันมาพัฒนาตนเองให้ดีขึ้นเลย

ทั้งหมดที่เขียนมาเป็นการสรุปจากสิ่งที่หลายบริษัทมักจะลืม หรืออาจจะมองข้ามไปในการบริหารโครงสร้างเงินเดือนของบริษัท เพราะไหน ๆ ก็ทำโครงสร้างเงินเดือนกันมาอย่างยากลำบากแล้ว ก็น่าจะใช้งาน และบริหารให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุด เพื่อให้สุดท้ายแล้ว ระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนสามารถตอบเจตนารมณ์ของระบบได้ คือ ดึงดูด เก็บรักษา และจูงใจพนักงานมือดีของเราให้ทำงานอยู่กับองค์กรอย่างมีความสุข และสร้างผลงานที่ดีได้อย่างต่อเนื่องนั่นเอง