พฤติกรรมเล็กๆ ที่ทำให้เราได้ใจคนอื่นได้ไม่ยาก

เราไม่จำเป็นที่จะต้องไปหาหลักการ วิธีการ หรือทฤษฎีอะไรมากมายในการที่จะได้ใจคนอื่นในการทำงาน เพียงแค่พฤติกรรมเล็กๆ แต่ถ้าเราปฏิบัตอย่างใส่ใจ และสม่ำเสมอ คนอื่นก็จะรับรู้ได้ถึงความจริงใจที่เรามีให้อย่างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย หรือลูกค้า

หลายครั้งที่เราส่งพนักงานไปอบรมเรื่องของการให้บริการที่ดี การประสานงานที่ดี ฯลฯ เพื่อที่จะกลับมาทำงานให้ดี และไม่เกิดปัญหาความขัดแย้งกับคนอื่นในระหว่างการทำงาน โดยเฉพาะกับลูกค้าของเรา แต่ทำไมถึงไม่ได้ผลตามที่เราต้องการ สาเหตุก็คือ การที่พนักงานของเราลืมพฤติกรรมเล็กๆ เหล่านี้ แม้ว่าพนักงานคนนั้นจะยิ้มแย้มแจ่มใสสักแค่ไหน แต่ก็ยากที่จะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า แค่เพียงขาดพฤติกรรมเล็กๆ เหล่านี้ที่เราหลายคนมองข้าม

• ตรงต่อเวลา เหมือนพฤติกรรมเรื่องตรงต่อเวลาจะยากสำหรับพนักงานบางคน แต่ถ้าทำได้จะทำให้คนที่เราติดต่อด้วยเกิดความประทับใจได้ไม่ยาก เวลาที่นัดลูกค้าหรือเจ้านาย สิ่งที่ควรทำก็คือ การไปถึงก่อนเวลาประมาณ 10 นาที เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกอุ่นใจ ไม่ต้องรอ และสามารถที่จะทำงานต่อกันได้เลยเมื่อถึงเวลาที่กำหนด แต่เราก็ยังมักจะเห็นพนักงานที่นัดลูกค้าแล้ว ก็ไปสาย หรือไปแบบเฉียดฉิวมากๆ ซึ่งพนักงานอาจจะมองว่า ไม่เห็นเป็นอะไร แต่มุมมองของลูกค้าและคนอื่นนั้นเขาไม่ได้มองแบบนั้น มีแต่จะสร้างความไม่ประทับใจ ความไม่เป็นมืออาชีพให้คนอื่นได้เห็น ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเป็นลูกค้าของเรา เขาอาจจะคิดว่า เราควรจะไว้วางใจคนนี้ หรือบริษัทนี้ให้ทำงานให้เราหรือไม่ ผู้บริหารและลูกค้าหลายคน จริงจังกับเรื่องของการตรงต่อเวลานี้มาก ดังนั้น พฤติกรรมเล็กๆ แบบนี้ถ้าเราทำได้ เราจะได้ใจอีกฝ่ายได้ไม่ยาก

• ตอบรับโทรศัพท์ นี่ก็เป็นอีกพฤติกรรมหนึ่งที่เรามักจะเห็นพนักงานบางคน ไม่รับโทรศัพท์ของคนที่ติดต่อเข้ามาไม่ว่าจะเป็นเจ้านาย ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงาน การที่มีคนโทรศัพท์เข้ามา แสดงว่าคนนั้นต้องการที่จะติดต่อและอาจจะมีเรื่องเร่งด่วนที่ต้องการความช่วยเหลือจากเราก็เป็นได้ ดังนั้นการรับโทรศัพท์ในทันที หรือทุกครั้งที่มีการติดต่อเข้ามา จึงเป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจ ความกระตือรือร้นที่จะให้บริการ หรือบางครั้งถ้ารับสายไม่ได้จริง ก็ต้องรีบโทรกลับทันทีที่เสร็จธุระ ไม่ทิ้งให้อีกฝ่ายรอจนข้ามวัน บางคนที่เคยเจอ จะสลับสายโทรศัพท์มารับสายเราแล้วแจ้งเราว่าตอนนี้ติดธุระ ติดงานอยู่ อีก 10 นาทีโทรกลับ แล้วเขาก็ทำตามสัญญาจริงๆ ว่าอีก 10 นาทีโทรกลับ ด้วยพฤติกรรมเล็กน้อยแบบนี้ก็สามารถที่จะทำให้คนอื่นรู้สึกประทับใจได้เช่นกัน

• ตอบกลับ อีเมล ไลน์ ฯลฯ อีกพฤติกรรมหนึ่งก็คือ การตอบกลับข้อความต่างๆ รวมทั้งอีเมล ของลูกค้า และคนที่ติดต่อด้วย หลายครั้งที่คนที่ส่งข้อความมาต้องการที่จะได้รับการตอบรับบางอย่างจากผู้รับด้วยเช่นกัน เพื่อทำให้เขารู้สึกอุ่นใจว่า ข้อความที่ส่งไปนั้นได้รับแล้ว และกำลังดำเนินการบางอย่างอยู่ แต่สิ่งที่เคยพบมาก็คือ หลายคนพอได้รับอีเมลแล้วก็นิ่งเฉยไม่มีการตอบรับใดๆ ให้กับอีกฝ่ายได้รับทราบ เหมือนไม่ใส่ใจ จนกระทั่งอีกฝ่ายต้องโทรมาติดตาม พอโทรมาก็ไม่รับ ไม่ติดต่อกลับอีก ด้วยพฤติกรรมแบบนี้แม้ว่าจะยิ้มแย้มแจ่มใสสักแค่ไหน ก็ไม่สามารถที่จะสร้างความประทับใจให้กับคนอื่นได้เลย ดังนั้นอย่างน้อยการตอบกลับสั้นๆ ว่าได้รับข้อมูลแล้ว และขอเวลาในการดำเนินการ แค่เพียงเท่านี้ก็สามารถสร้างความรู้สึกสบายใจให้กับคนที่ส่งข้อความมาได้แล้ว

• สัญญาอะไรไว้ ก็ต้องทำตามด้วย อีกพฤติกรรมหนึ่งก็คือ การให้คำสัญญาอะไรกับอีกฝ่ายไว้ ก็ต้องไม่ลืมที่จะทำตามที่เราพูดไว้ด้วย เช่น อีก 10 นาทีโทรกลับ แล้วหายไปประมาณ 1 วันโดยไม่มีการบอกล่าวใดๆ หรือ สัญญาว่าจะดำเนินการให้เสร็จภายใน xxx วัน/นาที/ชั่วโมง แต่กลับเงียบหายอีก โดยไม่มีการแจ้งความคืบหน้าหรือปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ฯลฯ พฤติกรรมนี้เป็นการแสดงให้ลูกค้าและคนอื่นเห็นถึงความจริงใจ และความใส่ใจในสัญญาที่ให้ไว้ แม้ว่าบางเรื่องเราอาจจมองว่าเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ แค่นั้นเอง แต่ประเด็นไม่ได้อยู่ที่เรื่องนั้นๆ ประเด็นอยู่ที่การรักษาสัญญาที่ให้ไว้มากกว่า ที่จะสร้างความเชื่อใจ และความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นกับคนอื่นที่เราติดต่อด้วย

• มองตา และรับฟังเวลาที่คุย เคยเจอพนักงานที่เวลาเราไปคุยด้วย หรือไปใช้บริการ แล้วไม่มองหน้าเรา นั่งเขียน นั่งพิมพ์งานอย่างอื่นไปพร้อมกับปล่อยให้เราพูดไปเรื่อย เหมือนจะฟัง แต่เชื่อได้เลยว่า ฟังได้ไม่หมด เพราะคนเราไม่สามารถทำหลายอย่างพร้อมกันในครั้งเดียวได้ แล้วเราก็มักจะได้ยินว่า “เมื่อกี้พี่ว่าอะไรนะ” หรือ “รบกวนเล่าให้ฟังอีกทีได้มั้ย” คำถามก็คือ เรารู้สึกอย่างไรกับพฤติกรรมแบบนี้ ดังนั้น เวลาที่มีใครมาคุยด้วย จงวางกิจกรรมอย่างอื่นลงก่อน จากนั้นก็หันมารับฟัง มองตา สบตา แสดงพฤติกรรมว่าเรากำลังรับฟังอยู่ มีคำถามบ้างบางจังหวะ ด้วยพฤติกรรมที่ใส่ใจแบบนี้จะมีใครบ้างที่ไม่ประทับใจ จริงมั้ยครับ

พฤติกรรมเล็กๆ ข้างต้น มักจะเป็นพฤติกรรมที่พนักงานหลายคนมองข้าม และมัวแต่ไปมุ่งเน้นผลลัพธ์ของงานแต่เพียงอย่างเดียว โดยคิดว่า ถ้าส่งมอบผลลัพธ์ให้ได้แล้ว ก็น่าจะโอเค แต่ในความจริงแล้ว พฤติกรรมเล็กๆ เหล่านี้ มันสะท้อนให้เห็นถึงความใส่ใจ ความจริงใจ ความกระตือรือร้น ของคนที่ทำงานว่าจริงจังแค่ไหน และถ้าประกอบกับผลลัพธ์ที่ได้ออกมาดีด้วย รับรองว่าทุกคนที่มาติดต่อด้วย เขาจะรู้สึกดี เชื่อมั่น และมั่นใจในตัวของเรามากขึ้นอีกหลายเท่าตัว