Succession Plan เขาทำกันอย่างไร

ที่ผ่านมาสองวัน ผมเขียนบทความเกี่ยวกับข้อดี ข้อจำกัด ของการมี และไม่มี Succession Plan กันไป ก็มีคำถามตามมาจากท่านผู้อ่านว่า ถ้าองค์กรสนใจที่จะทำแผนทดแทนตำแหน่ง (Succession Plan) จะต้องทำอย่างไรบ้าง มีวิธีการแนะนำหรือไม่

โดยปกติแล้ว แผนทดแทนตำแหน่งนี้ มีวิธีการทำที่ไม่ยากนัก แต่ก็ขึ้นอยู่กับว่า แต่ละองค์กรจะเอาจริงเอาจังกับแผนนี้มากน้อยแค่ไหน ถ้าองค์กรไหนจริงจังกับเรื่องนี้ แผนทดแทนตำแหน่งจะดูอลังการงานสร้างมากครับ มีวิธีการ ขั้นตอนในการพิจารณากันแบบละเอียดยิบ มีการประเมินตัวบุคคลที่อยู่ในข่ายจะมาทดแทนตำแหน่ง (Candidate) อย่างจริงจังมาก ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับนโยบายและความต้องการตัวผู้นำในอนาคตว่าองค์กรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มากน้อยสักแค่ไหน

โดยทั่วไปขั้นตอนของการทำ Succession Plan คร่าวๆ ก็จะมีดังต่อไปนี้

• กำหนดระดับตำแหน่งที่องค์กรต้องการจะทำแผนทดแทนตำแหน่ง เรื่องของแผนทดแทนตำแหน่งนี้ไม่ได้ทำกันทุกระดับขององค์กรนะครับ ส่วนใหญ่ที่ทำกันก็จะเห็นตำแหน่งในระดับสูงหน่อย เช่น ระดับอำนวยการ หรือสูงกว่านั้นที่เราเรียกกันว่า C-level รวมไปถึง CEO ของบริษัท ซึ่งจะทำตั้งแต่ระดับไหนนั้นก็คงต้องมีการกำหนดให้ชัดเจนก่อน

• จัดทำ Job Profile ของตำแหน่งที่ต้องทำแผนทดแทนตำแหน่ง เมื่อเราได้ระดับของตำแหน่งงานที่ต้องทำแผนทดแทนตำแหน่งแล้ว ขั้นตอนถัดไปก็คือ ต้องนำตำแหน่งเหล่านั้นมาวิเคราะห์ศึกษาถึงหน้าที่และความรับผิดชอบโดยละเอียด และดึงเอาคุณสมบัติแบบละเอียดกว่า Job Description ออกมาให้ได้ในแต่ละตำแหน่ง ซึ่งปกติทั่วไป ก็จะมีเรื่องของ ระดับการศึกษาขั้นต่ำที่จำเป็น ประสบการณ์ที่ต้องผ่าน ทั้งในงาน และในการบริหารจัดการ ความรู้เฉพาะทางเรื่องอะไรบ้าง ทักษะที่สำคัญในการทำงานให้สำเร็จได้มีอะไรบ้าง สำหรับการทำงาน จากนั้นก็ต้องมีการกำหนดในเรื่องของ Leadership Competency ว่าปกติตำแหน่งในระดับนี้จะต้องมีเรื่องของภาวะผู้นำอย่างไร เน้นเรื่องอะไรบ้าง ในการเป็นผู้นำ บางองค์กรเอาเรื่องของ Core Competency เข้ามาประกอบในการทำ Job Profile ด้วยก็มี ฯลฯ จะเห็นว่า Job Profile ที่ว่านี้ จะมีรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของตำแหน่งที่ละเอียดและลงลึกกว่าที่เขียนใน Job Description ปกติมาก

• จัดทำ Candidate Profile เมื่อ Job Profile เรียบร้อย ขั้นตอนถัดไปก็คือ การเริ่มเฟ้นหาตัวผู้มีศักยภาพในการจะมาทดแทนตำแหน่ง ซึ่งตรงนี้แต่ละบริษัทก็จะมีวิธีการที่แตกต่างกันไป บางแห่ง ก็เอามาจาก Talent Pool ที่บริษัทไว้ในแต่ละระดับ บางแห่งก็พิจารณาจากบุคคลที่ดำรงตำแหน่งในระดับรองลงไป 1-2 ระดับ ฯลฯ เมื่อได้ตัวบุคคลที่จะเข้ามาแข่งขันกันแล้ว ก็จะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลของแต่ละบุคคลอย่างละเอียดโดยอาศัยคุณสมบัติที่เขียนไว้ใน Job Profile ข้างต้นเป็นเกณฑ์อย่างน้อยว่าจะต้องมีข้อมูลคุณสมบัติอะไรบ้าง ใส่มาในแบบฟอร์ม Candidate Profile ของแต่ละคน ซึ่งตรงนี้ถ้าเรามีการใช้ Leadership Competency หรือ Core Competency ขององค์กร ก็แปลว่า เราจะต้องมีการประเมิน Competency แต่ละตัวของ Candidate แต่ละคนอย่างละเอียดด้วยเช่นกัน ไม่ใช่แค่เพียงประเมินแบบคิดว่าน่าจะเป็นแบบนั้นแบบนี้ แค่นั้น บางองค์กรถึงกับส่งผู้มีศักยภาพที่จะขึ้นมาทดแทนตำแหน่งเหล่านี้ไปรับการประเมินจากองค์กรภายนอกเลยก็มี ที่เขาเรียกกันว่า Assessment Center ก็จะวิเคราะห์ประเมินกันอย่างละเอียดในแต่ละด้านกันเลย

• ทำคะแนนเปรียบเทียบความพร้อมของ Candidate จากนั้นเราก็นำเอาคุณสมบัติในแต่ละข้อของแต่ละคน มาเทียบกับคุณสมบัติที่เขียนไว้ใน Job Profile ไล่ไปทีละข้อเลยครับ เช่นใน profile มีอยู่ 15 ประเด็น ก็ต้องเทียบ 15 ประเด็นนี้กับทุกๆ คนที่เป็น candidate แล้วก็ให้คะแนนความพร้อมกันไปในทีละประเด็น คะแนนตรงนี้มีหลายวิธี บางแห่ง ก็ให้เป็นคะแนนความพร้อม 1-5 บ้าง 1-4 บ้าง ตรงนี้อยู่ที่แต่ละบริษัทกำหนด แต่คนที่จะมานั่งประเมินในขั้นตอนนี้ว่าใครจะมีคะแนนความพร้อมเท่าไหร่นั้น ปกติก็จะแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการ ซี่งประกอบไปด้วยผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการทรัพยากรบุคคล บางแห่งก็มีตัวแทนจากกรรมการบริษัทเข้ามาร่วมในกรรมการชุดนี้ด้วย ผลที่ได้ก็จะเป็นคะแนนความพร้อมในภาพรวม ซึ่งก็อาจจะคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น นาย ก ความพร้อมในการขึ้นทดแทนตำแหน่ง 90% นาย ข 80% นาย ค 75% เป็นต้น

• ทำแบบแผนทดแทนตำแหน่ง จากนั้นก็เอาชื่อของพนักงาน 3 อันดับแรกขึ้นมาใส่ในแผนทดแทนตำแหน่งไว้ แต่ไม่จบแค่นี้นะครับ เราจะต้องทำแผนในการพัฒนาพนักงานทั้ง 3 คนนี้ที่เป็นตัวแทนของการทดแทนตำแหน่ง เพื่อให้เกิดความพร้อมในการขึ้นทดแทนตำแหน่งให้ได้ตามระยะเวลาที่วางแผนไว้ให้ได้ ตรงนี้ก็จะมีเรื่องของการทำ IDP เข้ามาเกี่ยวข้อง ว่าในแต่ละปีจะต้องวางแผนพัฒนาในเรื่องอะไรให้กับ Candidate แต่ละคนบ้าง เพื่อให้เกิดความพร้อมทันทีที่ผู้ดำรงตำแหน่งข้างบนถึงเวลาเกษียณอายุตามกำหนด

ด้วยขั้นตอนข้างต้น ก็จะทำให้เราได้แผนทดแทนตำแหน่งขึ้นมาได้แล้ว ดูจากขั้นตอนแล้วเหมือนจะไม่ยาก แต่รายละเอียดในแต่ละขั้นตอนนั้นมีเยอะพอสมควรเลยครับ ซี่งตรงนี้ก็อยู่ที่ความจริงจังของแต่ละองค์กรที่มีต่อแผนทดแทนตำแหน่งนี้ว่า จะทำขึ้นเพื่อเฟ้นหาว่าที่ผู้นำที่สามารถทำงานต่อยอดความสำเร็จขององค์กรไปสู่อนาคตที่ดีขึ้นได้จริงๆ

หรือทำขึ้นเพื่อให้มีแผนทดแทนตำแหน่งไว้ เพราะแค่ต้องการให้มีแค่นั้น