อยากมี Competency ในองค์กร จะเริ่มต้นจากไหนดี

เรื่องของ Competency Based Human Resource นั้น เป็นเรื่องที่ปัจจุบัน หลาย ๆ บริษัทพยายามจะนำมาใช้เพื่อเป็นพื้นฐานของการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร ซึ่งโดยแนวคิดของตัวมันเองนั้น เป็นแนวคิดที่ดีมาก และถ้าสามารถนำไปใช้ได้ตามระบบที่วางไว้ ก็จะทำให้ระบบการพัฒนาและการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทดีขึ้นได้

แต่ความยากของเรื่องนี้ก็คือ การเริ่มต้นทำ Competency และการเอา Competency ไปใช้งานจริงในการบริหารทรัพยากรบุคคล เรามาที่การเริ่มต้นทำกันก่อน

สำหรับองค์กรที่ยังไม่มี Competency เลย และมีนโยบายที่จะเริ่มทำเรื่องนี้อย่างจริงจัง ก็จะมีข้อสงสัยว่าเราจะต้องเริ่มต้นกันอย่างไรดี แล้ว Competency ต่าง ๆ ขององค์กรเราจะมาจากที่ไหน แนวทางก็มีดังต่อไปนี้

• เริ่มจาก พันธกิจ และ วิสัยทัศน์ขององค์กร ถ้าองค์กรของเรามี การกำหนดพันธกิจ และวิสัยทัศน์ไว้แล้ว เราก็สามารถเริ่มต้นจากสองสิ่งนี้ในการคิดหา Competency ของเราว่า ควรจะมีอะไรบ้าง วิธีการคิด คือ ให้ถามคำถามตัวเองว่า “การที่เราจะบรรลุพันธกิจ และวิสัยทัศน์ที่เรากำหนดขึ้นนั้น พนักงานของเราต้องมีคุณลักษณะอย่างไรบ้าง เพื่อทำให้องค์กรบรรลุสิ่งเหล่านี้ได้” จากนั้นก็อาจจะใช้วิธีการระดมสมองจากกลุ่มผู้บริหารเพื่อหาคำตอบ ซึ่งในการเขียนพันธกิจ และวิสัยทัศน์นั้น เราจะมีคำศัพท์ที่แสดงให้เห็นถึงการกระทำบางอย่าง หรือต้องการบรรลุผลบางอย่าง เช่น คำว่า ต้องมุ่งมั่น ต้องเป็นที่หนึ่ง หรือ ต้องสร้างความพึงพอใจ ฯลฯ คำเหล่านี้ เราสามารถนำมาวิเคราะห์อีกครั้ง ว่า การที่เราจะบรรลุสิ่งเหล่านี้ เราต้องมีพนักงานที่มีคุณลักษณะแบบใด แล้วก็กำหนดเป็น Competency ของพนักงานในองค์กรได้

• คิดจาก Key Success Factor นอกจากวิสัยทัศน์และพันธกิจแล้ว เราอาจจะคิดจากคำถามที่ว่า ปัจจัยอะไรบ้างที่จะนำพาองค์กรของเราไปสู่ความสำเร็จในอนาคตได้ หรือทำให้เราบรรลุพันธกิจและวิสัยทัศน์ได้ เช่น บางองค์กรตอบว่า ปัจจัยที่จะทำให้เราประสบความสำเร็จได้ ก็คือ เราต้องเปลี่ยนแปลงให้ทัน หรือ เราต้องเป็นองค์กรที่สร้างสรรค์สิ่งใหม่ก่อนคนอื่น หรือ เราต้องสร้างบริการเหนือความคาดหวัง หรือ เราต้องมีกระบวนการผลิตสินค้าที่ได้มาตรฐานมาก ฯลฯ (เราอาจจะมีปัจจัยที่ไปสู่ความสำเร็จมากกว่า 1 ด้านได้) ประโยคเหล่านี้ จะช่วยให้เราเห็นภาพของ Competency ขององค์กรเราได้ชัดเจนขึ้น เช่น ถ้าเราตอบว่า เราต้องเปลี่ยนแปลงให้ทัน ก็แปลว่า Competency ที่สอดคล้องและเหมาะสม ก็น่าจะเป็นเรื่องการเปลี่ยนแปลง เช่น การปรับตัวให้เร็ว การบริหารการเปลี่ยนแปลง หรือ การเรียนรู้สิ่งใหม่อยู่เสมอ รวมถึงอาจจะเป็นเรื่องของ การริเริ่มสร้างสรรค์สิ่งที่ไม่เคยมีมาก่อน เป็นต้น

• กรองให้เหลือประมาณ 3-5 ตัว เมื่อเราคิดตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว จะทำให้เราได้ Competency ออกมาหลายตัว บางองค์กรช่วงที่คิดกัน สามารถคิดได้เป็น สิบตัวเลย จากนั้น สิ่งที่ต้องทำต่อก็คือ การกรองเอาตัวที่สำคัญที่สุด ที่ตรงกับองค์กรของเรามากที่สุดออกมาสัก 3-5 ตัวก็น่าจะเพียงพอ เพื่อใช้เป็น Core Competency ขององค์กรเรา

• เขียนนิยาม และพฤติกรรมที่ต้องแสดงออก เมื่อกรองจนเหลือ Competency หลักๆ สำคัญๆ ของเราแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อก็คือ การเขียนคำนิยามของ Competency แต่ละตัวให้ชัดเจน อ่านแล้วเห็นภาพของพฤติกรรมที่ต้องแสดงออกของพนักงาน จากนั้นให้ระบุชุดพฤติกรรมที่สำคัญ ๆ ของ Competency แต่ละตัว และแยกพฤติกรรมออกตามระดับของพนักงานก็ได้ เพื่อให้สอดคล้องกับความยากและความคาดหวังของงาน เช่น พนักงานระดับปฏิบัติการ ก็มีชุดพฤติกรรมที่มีลักษณะเบื้องต้น แสดงให้เราเห็นระหว่างการทำงาน ยิ่งระดับสูงขึ้น ก็จะมีพฤติกรรมที่ยากขึ้น และต้องเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับพนักงานในระดับล่างลงไปด้วย ตรงนี้บางแห่ง ก็เรียกสิ่งเหล่านี้ว่า Proficiency Level

• เอาไปเชื่อมโยงกับระบบ HR อื่นๆ เมื่อทุกอย่างเริ่มเสร็จเป็นรูปเป็นร่างแล้ว ต้องไม่ลืมที่จะนำเอา Competency ที่เราทำได้ไปเชื่อมโยงกับระบบ HR อื่นๆ ด้วย ไม่ใช่ทำเสร็จก็ปล่อยไว้แบบนั้น บางแห่งอยากมี Competency แต่พอมีแล้วกลับไม่รู้ว่าจะเอาไปใช้อย่างไรต่อ ดังนั้นวิธีการง่ายที่สุดที่จะเอา Competency ไปใช้งานจริง ก็คือ เอาไปเชื่อมโยงกับระบบ HR ตั้งแต่ การสรรหาคัดเลือก การพัฒนาพนักงาน (อันนี้ใช้เป็นหลักเลย) การบริหารผลงาน และประเมินผลงาน การบริหารความก้าวหน้าในสายอาชีพ การบริหารค่าตอบแทน รวมถึงการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ฯลฯ

ถ้าเราสามารถทำได้ตามขั้นตอนข้างต้น องค์กรของเราก็จะมี Competency แต่ก็ต้องย้ำอีกครั้งว่า มีแล้ว ก็ต้องไม่ลืมที่จะนำมาใช้งานจริงด้วย มิฉะนั้นสิ่งที่เราทำมาทั้งหมด ก็จะกลายเป็นตัวหนังสือที่อยู่ในแฟ้ม และไม่มีประโยชน์อะไรกับการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรเลย