แนวทางในการทำ Succession Plan อย่างง่ายๆ

แผนสืบทอดตำแหน่ง หรือ ภาษาอังกฤษที่เราเรียกมันว่า Succession Plan นั้น ถือว่าเป็นอีกแผนหนึ่งที่ฝ่ายบริหารทรัพยกรบุคคลจะต้องทำให้เกิดขึ้นให้ได้ในยุคนี้ องค์กรแทบจะทุกแห่ง ต้องการความต่อเนื่อง และต้องการความสำเร็จแบบยั่งยืน ไม่อยากให้มีจุดสะดุด หรือหยุด ซึ่งการทำแผนสืบทอดตำแหน่งนี้ ก็จะทำให้องค์กรไม่สะดุดในเรื่องของการบริหารจัดการ เพราะมีการกำหนดวางแผน และพัฒนาคนที่จะมาสืบทอดตำแหน่งไว้แล้วนั่นเอง

แล้ว Succession Plan นั้นเขาทำกันอย่างไร มีขั้นตอนอย่างไรกันบ้าง จริงๆ ก็มีความซับซ้อนอยู่พอสมควร เพราะต้องอาศัยระบบ HR หลายๆ ด้านประกอบกัน เช่น ระบบประเมินผลงาน ระบบการพัฒนาพนักงาน ระบบ Talent Management ขององค์กร รวมถึงเรื่องแนวทางในการวางแผนเส้นทางสายอาชีพ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ ถ้าองค์กรเรามีหมดทุกอย่าง ก็จะทำให้เราทำ Succession Plan ได้ชัดเจน และเร็วมากขึ้น

อย่างไรก็ดี เรามาดูขั้นตอนหลักๆ ของการทำ Succession Plan กัน

• กำหนดตำแหน่งที่สำคัญในการทำ Succession Plan ขั้นตอนแรกสุดเลยก็คือ เราจะต้องมีการกำหนดตำแหน่งสำคัญๆ ขององค์กรที่ขาดคนไม่ได้เลย เพราะจะทำให้เกิดปัญหาในการทำงานตามมาแน่ๆ ตำแหน่งที่นิยมทำ Succession Plan นั้น ส่วนใหญ่จะเป็นตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงๆ ขององค์กร เพราะถือว่า ตำแหน่งเหล่านี้ เป็นตำแหน่งที่กุมอนาคตขององค์กร และต้องการความต่อเนื่องของการบริหารงาน การทำ Succession Plan นั้นไม่จำแป็นต้องทำทุกตำแหน่งนะครับ เลือกเอาว่าตำแหน่งไหนสำคัญๆ ก็ได้ และไม่จำเป็นต้องทำทุกระดับด้วยเช่นกัน บางองค์กรมีแค่ตำแหน่งหลักๆ แค่ 3-5 ตำแหน่งเท่านั้น ที่ต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

 

• กำหนดคุณสมบัติโดยละเอียดของตำแหน่งที่เลือกไว้ ขั้นตอนถัดไปหลังจากที่เรากำหนดตำแหน่งงานหลักแล้ว ก็ต้องนำเอาตำแหน่งงานหลักเหล่านั้น มาพิจารณากำหนดคุณสมบัติของตำแหน่งอย่างละเอียด ปกติแล้วจะละเอียดกว่า Job description มาก มีตั้งแต่การศึกษา สาขาวิชาที่จำเป็น ประสบการณ์การทำงานว่าต้องเคยผ่านงานอะไรมาบ้าง รวมถึงความสามารถพิเศษบางอย่างที่เอื้อให้การทำงานในตำแหน่งสำเร็จได้ ที่ผมเคยทำกับลูกค้า ก็จะออกมาเป็นสมุดพกเล่มเล็กๆ ประมาณ 7-8 หน้าเลยก็มี เป็นรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นของคนที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้ Competency ต่างๆ การอบรมที่จำเป็น ศักยภาพ ความเป็นผู้นำ ฯลฯ

 

• หา Candidate ขั้นตอนถัดไปก็คือ การหาคนที่เหมาะสมเพื่อเข้ามาประเมินว่าใครเหมาะที่สุด ขั้นตอนนี้ส่วนใหญ่เราจะหาจากคนในบริษัทมากกว่า เพราะนี่คือแผนสืบทอดตำแหน่ง ปกติเวลาจะหาคนที่เหมาะสมนั้น เราจะมองระดับรองลงมาของตำแหน่งเป้าหมายนั้นก่อน ว่ามีใครบ้าง และพิจารณาจาก Talent Pool ของพนักงานในระดับสูงหน่อยว่า มีใครที่พอจะเข้าข่ายบ้าง อาจจะมีการประเมินเบื้องต้นไว้แล้วบ้าง

 

• ประเมิน Candidate จากนั้นก็ทำการประเมิน Candidate ทุกคนที่เข้าข่าย โดยใช้คุณสมบัติของตำแหน่งที่กำหนดไว้ข้างต้น มาเป็นตัวชี้วัดกันเลย ไล่ไปแต่ละข้อ แต่ละคุณสมบัติ แต่ละคน เป็นอย่างไร ตรงนี้ก็สามารถกำหนดเป็นระดับคะแนนได้ในแต่ละคุณสมบัติ เวลาประเมิน ก็อาจจะต้องมีการกำหนดคณะกรรมการไว้ เพื่อให้การประเมินตรงนี้มีความเป็นธรรมมากที่สุด พอประเมินเสร็จเราก็จะได้คะแนนความพร้อมของผู้สมัครแต่ละคนว่าใครพร้อมมากพร้อมน้อย

 

• วางแผนพัฒนา จากนั้นเราก็เอาคะแนนความพร้อมนั้นมาเรียงลำดับ คัดเอา 3 อันดับแรกว่านี่คือ 3 คนที่สามารถที่จะสืบทอดตำแหน่งได้ แต่ต้องมีการพัฒนาต่อเนื่องอีก โดยดูจากสิ่งที่ขาดไปว่าแต่ละคนยังขาดคุณสมบัติอะไรบ้างตามที่ได้ประเมินไว้ข้างต้น เอาสิ่งที่ขาดไปนั้น มาวางแผนการพัฒนาเขา โดยกำหนดระยะเวลาที่จะพัฒนา แนวทาง เครื่องมือ โดยอาจจะใช้เครื่องมือ IDP ก็ได้ครับ ถึงจุดนี้เราก็จะได้แผนสืบทอดตำแหน่งเรียบร้อย

 

• ทำตามแผน ขั้นตอนถัดไปก็คือ การลงมือทำตามแผนที่วางเอาไว้ ก็คือลงมือพัฒนาพนักงานคนนั้นจริงๆ จังๆ ตั้งงบประมาณในการพัฒนา ลงมือพัฒนากันตามแผนงาน และให้มีการประเมินผลการพัฒนากันเป็นระยะๆ พอปลายปี เราก็มาประเมินเทียบคุณสมบัติกันอีกที ว่า คะแนนรวมทางด้านความเหมาะสมนั้นเพิ่มขึ้นจนอยู่ในเกณฑ์ที่สามารถสืบทอดตำแหน่งได้เลยหรือยัง เราก็มาปรับแผนสืบทอดตำแหน่งกันทุกๆ ปี ตามคะแนนประเมินที่ได้

พอถึงเวลาที่ผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารเกษียณอายุไป เราก็จะได้มีผู้สืบทอดตำแหน่งที่พร้อมทำงานต่อเนื่องได้ทันที ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถที่จะทำในสิ่งที่ดีกว่าขึ้นไปได้อีก และนี่ก็คือ แผนสืบทอดตำแหน่งที่เราควรจะทำไว้