เครื่องมือในการค้นหาคนเก่งในองค์กร (ตอนจบ)

เมื่อวานนี้ได้เขียนเรื่องราวเกี่ยวกับเครื่องมือในการค้นหาคนเก่ง หรือที่เรียกว่า Talent มาให้อ่านกันแล้ว วันนี้ก็จะมาต่อในเรื่องเดียวกันนี้อีกสักวันนะครับ แต่จะเป็นมุมของการนำไปใช้ว่า ถ้าเราจะเอาไปใช้จริงๆ ในองค์กรของเรานั้น จะมีวิธีการใช้งานมันอย่างไร

เครื่องมือที่เรียกว่า 9 Box นี้จะมี 2 ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาก็คือ

• ปัจจัยทางด้านผลงานซึ่งในทางปฏิบัติจริงนั้น ถ้าองค์กรใดมีการนำเอา KPI และ competency มาใช้อยู่แล้วก็จะทำได้ง่ายกว่า เพราะมีข้อมูลสนับสนุนในเรื่องผลงานของพนักงานแต่ละคน ปัจจัยทางด้านผลงานนี้ ไม่ได้หมายความเพียงแค่เรื่องของ KPI เท่านั้นนะครับ ยังหมายความรวมถึงพฤติกรรมที่ก่อให้เกิดผลงานดังกล่าวด้วย โดยจะต้องพิจารณาผลงานรวมจากการประเมินผลงานปกติของบริษัทว่า พนักงานคนนั้นได้ผลงานในภาพรวมอยู่ในเกณฑ์ใด ซึ่งเกณฑ์ใน 9 Box นี้ก็ง่ายมากครับ มีเพียง 3 ระดับเท่านั้นก็คือ
  • ผลงานสูงกว่าเป้าหมายที่กำหนด ซึ่งก็หมายความว่า พนักงานที่ถูกจัดกลุ่มอยู่ในกลุ่มผลงานที่สูงกว่ากว่าเป้าหมาย หรือมาตรฐานนั้น จะต้องมีระดับผลงานที่อยู่ในเกณฑ์สูงมาตลอด ไม่ใช่สูงเป็นบางปี บางปีก็ต่ำสุดๆ ขึ้นๆ ลงๆ ไปมา แบบนี้เราจะไม่ถือว่า พนักงานคนนั้นอยู่ในเกณฑ์นี้นะครับ ถ้าเราใช้ KPI วิธีดูก็คือ พนักงานคนที่มีผลงานเกินกว่าเป้า จะต้องทำงาน และสร้างผลงานได้สูงเกินกว่า KPI ที่กำหนดไว้ มาตลอดระยะเวลาหนึ่ง (ต้องมีเงื่อนไขว่าเป้าหมาย KPI จะต้อง ไม่ง่าย ไม่ยากเกินไปด้วยนะครับ)
  • ผลงานได้ตามเป้าหมาย หรือตรงตามที่คาดหวัง ผลงานระดับนี้แปลง่ายๆ ว่า สั่งให้ทำอะไร ก็ทำได้แบบที่สั่ง มอบหมายงานอะไรก็ทำได้ตามที่มอบหมาย ไม่ขาด ไม่เกิน ไม่มีอะไรสร้างสรรค์อย่างมีนัยสำคัญด้วย เรียกได้ว่าพนักงานทำงานได้ตามมาตรฐานทั้งในเรื่อง KPI และด้านพฤติกรรม จริงๆ ถ้าพนักงานทุกคนในองค์กรทำได้ตามระดับผลงานนี้ ผมถือว่า ผลงานองค์กรก็เข้าเป้าเหมือนกัน เพราะทุกคนทำงานได้เป้าหมดนั่นเอง
  • ผลงานต่ำกว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้ ผลงานในระดับนี้ก็คือ พนักงานไม่สามารถทำงาน หรือสร้างผลงานได้ตามเป้าหมาย หรือมาตรฐานที่กำหนดไว้เลย อาจจะเกิดขึ้นในลักษณะที่ว่า บางตัวถึงเป้า บางตัวไม่ถึง และส่วนใหญ่นั้นไม่ค่อยถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้สักเท่าไหร่ ผลงานในลักษณะนี้ถ้ากำหนดเป็น KPI ก็เท่ากับว่าพนักงานไม่สามารถสร้างผลงานได้ตามเป้าหมาย KPI ที่กำหนดไว้เป็นส่วนใหญ่

จากประสบการณ์ของผมในการประเมินผลงานโดยอาศัยระดับผลงาน 3 ระดับนั้น ประเมินออกมาได้ง่ายกว่าการใช้ 5 ระดับมากเลยครับ เพราะมันตรงไปตรงมามากๆ เราสามารถที่จะตัดสินผลงานของพนักงานได้อย่างชัดเจนมาก โดยเฉพาะถ้ามีตัวชี้วัดด้วยแล้ว ยิ่งง่ายมากครับ ดังนั้น การประเมินในมุมของผลงานสำหรับ 9Box นั้นก็ไม่ยากนักนะครับ ประเด็นที่ควรระวังก็คือ ระบบการประเมินผลงานของบริษัทเราเองได้มาตรฐานสักแค่ไหน หัวหน้างานที่ประเมินผลงานลูกน้องนั้น ประเมินกันอย่างเป็นธรรมสักแค่ไหน และการกำหนดตัวชี้วัดผลงานของบริษัทเรานั้น กำหนดกันแบบง่ายๆ หรือเปล่า ถ้าสิ่งเหล่านี้ยังไม่ได้ปรับปรุงให้เข้าสู่มาตรฐานจริงๆ โดยเฉพาะคนประเมินยังไม่มีความรู้เรื่องของการประเมินผลงานที่ถูกต้องแล้ว 9 Box ก็จะยิ่งใช้ยากมากขึ้นครับ

พอเราเข้าใจปัจจัยด้านผลงานแล้ว อีกด้านหนึ่งของ 9 Box ก็คือ ปัจจัยทางด้านศักยภาพ ซึ่งยากมากขึ้นไปอีกในการประเมินเรื่องของศักยภาพพนักงาน ถ้าผลงานยังประเมินไม่ได้ ก็ไม่ต้องคุยกันเรื่องของการประเมินศักยภาพแล้วครับ แต่อย่างไรก็ดี ลองมาดูว่า ถ้าจะประเมินศักยภาพเราจะมีวิธีการอย่างไร

• ปัจจัยทางด้านศักยภาพความหมายของศักยภาพก็คือ ความพร้อมที่จะทำงาน หรือรับผิดชอบงานที่ยากขึ้น สูงขึ้น ใหญ่ขึ้น ขอบเขตงานที่มากกว่าที่ปัจจุบันทำอยู่ ดังนั้นศักยภาพ จึงเป็นการใช้ดุลยพินิจของผู้ประเมินค่อนข้างมาก แต่อย่างไรก็ดี เราก็มีวิธีการในการประเมินอยู่เช่นกัน โดยในระบบ 9 Box จะแบ่งกลุ่มศักยภาพออกเป็น 3 กลุ่ม ดังนี้
  • ศักยภาพสูง ก็คือ พนักงานที่ถูกจัดในกลุ่มนี้ แปลง่ายๆ เลยว่า เขาสามารถที่จะทำงานที่ยากขึ้นได้ในทันทีเลย เช่น สามารถขึ้นมาเป็นผู้จัดการแทนเราได้ในทันที โดยไม่ต้องฝึก หรือเพิ่มอะไรมากนัก ก็สามารถทำได้เลย แบบนี้จึงจะเรียกว่า อยู่ในกลุ่ม ศักยภาพสูงครับ เคยได้ยินบ้างมั้ยครับว่า “คนๆ นี้สามารถมาเป็น MD ของบริษัทเราตอนนี้ได้อย่างสบายเลย” คำพูดแนวๆ นี้แหละครับ ที่เรียกว่ามีศักยภาพสูง
  • ศักยภาพปานกลาง กลุ่มนี้ก็ลดความสามารถในการรับมือกับงานที่ยากขึ้นลงมาอีกหน่อย ก็คือ ยังต้องมีการพัฒนาความสามารถบางอย่างเพิ่มเติม เช่น “อาจจะเป็นผู้จัดการไม่ได้ในทันที แต่ถ้าใช้เวลาสัก 3-5 ปี ในการพัฒนา ก็น่าจะเป็นได้” คำพูดลักษณะนี้ แสดงให้เห็นว่า คนๆ นี้มีศักยภาพปานกลาง
  • ศักยภาพต่ำ ก็คือ พนักงานที่ไม่สามารถที่จะรับมือกับงานที่ยากขึ้น หรือรับผิดชอบงานที่สูงขึ้นได้เลย คำพูดที่มักจะเจอก็คือ “ผลงานที่ออกมาก็พอไปได้นะ แต่ถ้าจะให้ขึ้นมาเป็นผู้จัดการล่ะก็ อีก 10 ปี ก็ยังไม่ได้”

จากเกณฑ์ที่เขียนไว้ข้างต้น น่าจะทำให้พอเห็นภาพของคำว่า ศักยภาพนะครับ

ผมได้ชุดคำถามในการประเมินศักยภาพมา 1 ชุด จาก Dan McCathy ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านการพัฒนาภาวะผู้นำ เขาได้เขียนชุดคำถามขึ้นมาเพื่อใช้เป็นแนวทาง (ย้ำนะครับว่าเป็นเพียงแนวทาง) ในการประเมินศักยภาพของพนักงาน โดยในแต่ละคำถามให้ตอบแค่เพียง ใช่ หรือ ไม่ใช่เท่านั้น คำถามมีดังนี้ครับ

• พนักงานคนนี้สามารถที่จะรับผิดชอบงานที่มากขึ้น ยากขึ้น และขอบเขตงานใหญ่ขึ้นได้ในทันที
• พนักงานคนนี้สามารถที่จะรับผิดชอบงานที่มากขึ้น ยากขึ้น และขอบเขตงานใหญ่ขึ้นได้ แต่ต้องใช้เวลามากกว่า 2 ปีในการพัฒนา
• พนักงานคนนี้สามารถที่จะรับผิดชอบงานที่สูงขึ้นได้อีกถึง 2 ระดับ จากตำแหน่งงานปัจจุบันได้ ในอีก 3 ปีข้างหน้าอย่างแน่นอน
• พนักงานคนนี้ถือได้ว่า เป็นพนักงานที่มีคุณค่าต่อองค์กร และองค์กรยินดีที่จะพัฒนาพนักงานคนนี้อย่างเต็มที่โดยไม่มีเงื่อนไขใดๆ
• พนักงานคนนี้สามารถที่จะเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ที่ยากขึ้นได้หรือไม่ (ระบุทักษะ…) เพื่อที่จะทำให้มีทักษะและความสามารถที่สูงขึ้นในการรับผิดชอบงานที่ยากขึ้นกว่าปัจจุบัน
• พนักงานคนนี้ได้แสดงความสามารถในการคิดอะไรใหม่ๆ เพื่อให้งานที่ทำอยู่มีคุณค่ามากขึ้น และยังสามารถที่จะส่งมอบงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างดีเกินคาด รวมทั้งยังมีความสามารถในการสื่อความอย่างมีประสิทธิภาพมากๆ
• พนักงานคนนี้ได้แสดงความสามารถในการบริหารและประสานงานกับบุคคลอื่นทั้งในระดับที่สูงกว่า ระดับเดียวกัน และระดับที่ต่ำกว่า ได้อย่างไม่มีปัญหาความขัดแย้งใดๆ
• พนักงานคนนี้ได้แสดงความสามารถในการเปิดมุมมองใหม่ๆ ในการทำงานที่ตนรับผิดชอบ รวมทั้งยังสามารถแสดงการพัฒนางานอื่นๆ ขององค์กร ที่ไม่ได้อยู่ในสายงานของตนได้อย่างดี
• พนักงานคนนี้เป็นคนที่มีพลัง และมีความมุ่งมั่น และไม่กลัวที่จะต้องรับผิดชอบงานที่ทำให้ตนเองต้องเปลี่ยนแปลง รวมทั้งมีแรงจูงใจที่อยากจะเปลี่ยนแปลงตนเองให้ดีขึ้นอย่างชัดเจน
• พนักงานคนนี้ยินดีที่จะเปิดรับเอาความคิด และโอกาสใหม่ๆ แม้ว่ามันจะขัดแย้งกับความสบายของตนเองก็ตาม เรียกได้ว่า ไม่ยึดติดกับสถานภาพเดิมๆ อยู่ตลอดเวลา

นี่คือแนวคำถามทางด้านศักยภาพ ซึ่งจริงๆ แล้วถ้าลองอ่านและทำความเข้าใจดีๆ เรายังสามารถที่จะเอาคำถามเหล่านี้ไปดัดแปลงให้ดีขึ้นได้อีกครับ เพียงแต่ต้องเน้นไปที่งานในอนาคตที่ใหญ่ขึ้น ยากขึ้น และต้องคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ รวมทั้งไม่ปิดกั้นตนเอง เป็นต้นครับ

หลังจากที่เราตอบคำถามว่า ใช่ หรือ ไม่ใช่ แล้ว ก็ลองนับจำนวนดูครับ ถ้าผลออกมาได้คำว่า ใช่ 0-3 ข้อ แสดงว่า พนักงานคนนั้นมีศักยภาพต่ำ ใช่ 4-7 ข้อ แปลว่ามีศักยภาพปานกลาง และถ้า ใช่ 8-10 ข้อแสดงว่ามีศักยภาพสูงมาก

ก่อนจบ ก็ขอย้ำอีกครั้งนะครับว่า คำถามที่ใช้นั้นเป็นเพียงแนวทางเท่านั้น และจริงๆ การประเมินศักยภาพ ผมเองก็ไม่ค่อยเห็นด้วยว่าจะแปลงเป็นตัวเลขได้ตรงๆ เพียงแต่ใช้ตัวเลขเป็นแนวทางในการประเมิน สุดท้ายก็ต้องไปพัฒนาการใช้ดุลยพินิจของผู้จัดการแต่ละคนที่จะต้องประเมินและหาคนเก่งขององค์กรอย่างตรงไปตรงมาจริงๆ ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะพัฒนาให้พนักงานของเราเก่งขึ้นต่อๆ ไปอีกนะครับ

ถ้าท่านเอา 9 box ไปใช้โดยไม่ได้ฝึกคนประเมินก่อนนั้น ท่านจะพบว่า พนักงานในองค์กรของท่านจะถูกประเมินว่าเป็นคนเก่งแบบสุดยอดเกือบทุกคน โดยที่คนประเมินไม่สามารถที่จะให้เหตุผลได้อย่างชัดเจนว่าเพราะอะไร แล้วคราวนี้เราจะยิ่งหาคนเก่งไม่เจอเข้าไปอีกครับ