ขั้นตอนที่ยากที่สุดในการวางโครงสร้างเงินเดือนของบริษัท

มีท่านผู้อ่านที่เขียนมาถามผมเรื่องของวิธีการวางโครงสร้างเงินเดือนอยู่เยอะพอสมควร และผมเองก็ได้ตอบไปทางอีเมล์ให้กับผู้อ่านแต่ละท่านแล้ว สิ่งที่พอจะสรุปได้จากข้อสงสัยของผู้ที่สอบถามมาก็คือ ในการวางโครงสร้างเงินเดือนของบริษัท โดยฝ่ายบุคคลเป็นคนทำเอง และไม่มีการว่าจ้างที่ปรึกษานั้นจะมีความยากง่ายอย่างไร และขั้นตอนใดเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดในการกำหนดโครงสร้างเงินเดือนด้วยตนเอง

ในทางปฏิบัตินั้น ฝ่ายบุคคลสามารถวางโครงสร้างเงินเดือนของบริษัทได้ด้วยตนเองอยู่แล้วนะครับ เพียงแต่เราอาจจะต้องไปศึกษาถึงวิธีการที่ถูกต้อง และเป็นระบบในการวางโครงสร้างเงินเดือน เพราะเรื่องเงินๆทองๆ นั้น มักจะมีคำถามจากผู้ที่สงสัยตามมาอีกมากมายครับ ว่าทำไมอย่างโน้น ทำไมอย่างนี้ ดังนั้น ถ้าบริษัทอยากจะวางโครงสร้างเงินเดือนด้วยตนเองแล้ว ก็ต้องส่งพนักงานไปศึกษาวิธีการที่ถูกต้องก่อนเลยครับ เพื่อจะได้วางโครงสร้างเงินเดือนได้อย่างเป็นระบบ และถูกต้องตามหลักการครับ อีกทั้งยังสามารถที่จะตอบคำถามให้แก่ผู้สงสัยได้อีกด้วยครับ

โดยปกติขั้นตอนในการวางโครงสร้างเงินเดือนก็จะมีขั้นตอนดังนี้ครับ

1. ทบทวนรายละเอียดตำแหน่งงาน ให้เป็นปัจจุบันมากที่สุด
2. ทำการประเมินค่างานของตำแหน่งงานทุกตำแหน่ง และจัดระดับงานตามค่างาน
3. ไปเข้าร่วมการสำรวจค่าจ้างเงินเดือน เพื่อให้ได้ข้อมูลค่าจ้างของตลาดในปีล่าสุด
4. นำข้อมูลจากผลการสำรวจค่าจ้างเงินเดือนมาเปรียบเทียบกับตำแหน่งงานในบริษัท และดึงตัวเลขค่าจ้างของตลาดมา เพื่อสร้างเป็นโครงสร้างเงินเดือน
5. จัดพนักงานเข้าโครงสร้างเงินเดือนใหม่ และอาจจะต้องมีการปรับเงินเดือนพนักงานบางคนที่ต่ำกว่าอัตราต่ำสุดของกระบอกเงินเดือนในระดับงานนั้นๆ

โดยทั่วไปก็จะประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอนในการวางโครงสร้างเงินเดือน จากขั้นตอนดังกล่าว ขั้นตอนที่ยากที่สุดก็คือ การประเมินค่างานและจัดระดับงาน ที่ผมว่ายากก็เพราะ บริษัทเองไม่มีเครื่องมือในการประเมินค่างานอย่างเป็นระบบ และในการสร้างระบบประเมินค่างานเองนั้น ทำยากมากครับ นี่ก็เลยเป็นสาเหตุที่ทำให้มีบริษัทที่ปรึกษาซึ่งทำระบบประเมินค่างานออกมาขาย เพื่อให้บริษัทที่ต้องการใช้ระบบประเมินค่างานซื้อหามาใช้กัน

ถ้าถามผมว่า ถ้าเราไม่ซื้อระบบประเมินค่างานจากที่ปรึกษาเลยล่ะ จะสามารถประเมินค่างานได้ด้วยตนเองหรือไม่ คำตอบก็คือ ทำได้ครับ แต่ยากสักนิดนะครับ ต้องอาศัยความรู้ในตำแหน่งงานต่างๆ เยอะเลยครับ เพราะถ้าไม่มีการซื้อระบบประเมินค่างาน วิธีเดียวที่เราจะสามารถประเมินค่างานได้ก็คือ การเปรียบเทียบตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งในองค์กรว่าตำแหน่งใดยากกว่าตำแหน่งใด แล้วก็เรียงลำดับกันไปเรื่อยๆ จนครบทุกตำแหน่งครับ

หรือไม่ก็ใช้วิธีแบบหยาบๆ ไปก่อนก็ได้ ก็คือ อาศัยระดับการบังคับบัญชาขององค์กรเป็นตัวตัดระดับงานว่า บริษัทของเราน่าจะมีสักกี่ระดับงานดี เพื่อเป็นตัวแยกแยะความยากง่ายของงานให้ชัดเจนซะก่อนครับ บริษัทโดยปกติที่มีขนาดกลางๆ ไม่ใหญ่นัก สายการบังคับบัญชาไม่เกิน 5 ชั้น ส่วนใหญ่ก็จะมีระดับงานประมาณ 10-12 ระดับ แต่ก็ไม่แน่เสมอไปนะครับ พอเรากำหนดระดับงานได้แล้วว่ามีสัก 10 ระดับ จากนั้นเราก็ต้องมาแยกแยะตำแหน่งงานต่างๆ ในองค์กรเข้าสู่ระดับงานที่เรากำหนดขึ้นมา ซึ่งก็น่าจะทำได้ง่ายขึ้นกว่าการที่มานั่งเรียงลำดับตำแหน่งงานทีละตำแหน่งครับ

แต่ข้อจำกัดก็คือ เราอาจจะตอบคำถามผู้ที่สงสัยยากหน่อยนะครับ ว่าทำไมถึงจัดแค่ 10 ระดับ และตำแหน่งนี้ทำไมอยู่ระดับ 8 ไม่ใช่ระดับ 9 ฯลฯ เพราะว่า เราไม่มีระบบประเมินค่างานที่มีการให้เหตุผลได้อย่างชัดเจนว่า ทำไมตำแหน่งนี้จึงมีค่างานสูงกว่าตำแหน่งนี้ ผมถึงบอกว่า ถ้าเราจะประเมินค่างานเอง คนประเมินจะต้องรู้งานของแต่ละตำแหน่งอย่างชัดเจน เพื่อที่จะได้ให้เหตุผลได้อย่างชัดเจนว่า ทำไมตำแหน่งต่าง จึงมีค่างานแตกต่างกันไป (ถ้ามีคนถามนะครับ ซึ่งปกติก็จะมีคำถามมาอยู่แล้ว และฝ่ายบุคคลก็ไม่รู้จะตอบอย่างไร)

เรื่องของการประเมินค่างานก็เลยเป็นเรื่องที่ยากที่สุดก่อนที่จะวางโครงสร้างเงินเดือนได้ครับ ความยากก็อยู่ตรงที่เราไม่มีเครื่องมือ และบางครั้งฝ่ายบุคคลประเมินออกมาแล้ว ฝ่ายงานต่างๆ ก็ไม่เชื่อมืออีก และมักจะถูกกล่าวหาว่า รู้ได้อย่างไรว่างานของผมมันง่ายกว่า งานของอีกฝ่ายหนึ่ง แล้วเราก็จะทะเลาะกันไม่จบครับ พอไม่จบ โครงสร้างเงินเดือนก็ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ครับ

คราวหน้าผมจะเล่าถึงความยากอันดับที่สองของการทำโครงสร้างเงินเดือนให้อ่านกันครับ