คำพูดที่ไม่จำเป็น

ในชีวิตการทำงานของทุกคน ไม่ว่าจะตำแหน่งอะไรก็ตามในองค์กร เราจะต้องมีทักษะอย่างหนึ่ง ก็คือ ทักษะในการสื่อความ คงเป็นไปไม่ได้เลยที่ไปทำงานโดยไม่สื่อความกับใครๆ เลยทั้งวัน ดังนั้นทักษะในการสื่อความนี้ จึงมักจะเป็นพฤติกรรมหลักขององค์กรส่วนใหญ่ที่จะต้องมีการใส่เข้าไปใน core competency ในองค์กรของเราเอง

ความยากของการสื่อความก็คือ คนเรามักจะพูดในสิ่งที่ไม่จำเป็น มักจะใช้คำพูดที่เป็นส่วนเกิน ซึ่งคำพูดเหล่านี้นี่เองที่ทำให้เกิดปัญหาตามมาในการสื่อความในทีมงาน หรือในองค์กรอย่างมาก จนบางครั้งกลายเป็นปัญหาความขัดแย้งอย่างรุนแรงในองค์กรขึ้นมาได้ ทั้งหมดนี้ล้วนเกิดจากคำพูดที่ไม่จำเป็นเลย ลองมาดูตัวอย่างในการประชุมครั้งหนึ่งของฝ่ายบุคคลกันนะครับ

พอพนักงานเดินเข้าห้องประชุมกันเกือบหมดแล้ว ผู้จัดการฝ่ายก็เดินเข้าห้องประชุม และนั่งลงที่เก้าอี้ประจำตัวในห้องประชุม พร้อมกันนั้นก็มองไปรอบห้องประชุมก่อนกล่าวขึ้นมาว่า

“มาครับกันหรือยังครับ นี่ก็เลยเวลานัดประชุมไป 5 นาทีแล้ว” ผู้จัดการฝ่ายถามขึ้นในห้อง

พูดยังไม่ทันขาดคำ ก็มีพนักงานอีกคนหนึ่งวิ่งกระหืดกระหอบเข้ามา

“ผมขอโทษครับ พอดีติดสายลูกค้าครับ เลยมาเข้าประชุมสายไปหน่อย ต้องขอโทษจริงๆ ครับ” พนักงานพูดด้วยน้ำเสียงที่รู้สึกผิด

“ไม่เป็นไรครับ ผมเข้าใจ ลูกค้าเป็นคนที่สำคัญที่สุดของเรา” ผู้จัดการฝ่ายพูดขึ้น ถ้ามันจะจบเพียงแค่นี้ ก็น่าจะทำให้ไม่เกิดอะไรขึ้น แต่ผู้จัดการกลับพูดต่อไปอีกว่า

“คราวหน้าคราวหลังก็ให้รู้จักเวลาบ้างนะครับ คุณก็ได้รับการอบรมมาแล้วนี่นา ไม่น่าจะลืมง่ายๆ แบบนี้”

ถามว่าพนักงานคนนั้นได้ยินคำพูดในประโยคนี้แล้วจะรู้สึกอย่างไรครับ ถ้าตัดออกไปมันจะดีกว่าหรือไม่ครับ

พอเริ่มประชุม ก็มีพนักงานคนหนึ่ง ถามขึ้นมาหลังจากที่อ่านรายงานการประชุมไม่เข้าใจ

“ผู้จัดการครับ รายงานการประชุมในข้อ 1 นี่ผมอ่านมาสองรอบแล้วก็ยังไม่เข้าใจสักทีครับ” พนักงานถามด้วยความสงสัย

“อืม..เดี๋ยวผมอธิบายเพิ่มเติมให้ฟังล่ะกันครับ” แล้วผู้จัดการก็อธิบายจนจบ จนพนักงานเข้าใจ ถ้าจะจบคำพูดเพียงเท่านี้ก็น่าจะไม่มีอะไรเกิดขึ้น แต่ผู้จัดการแถมคำพูดที่ไม่จำเป็นว่า

“เวลาประชุมแต่ละครั้งก็ให้มีความตั้งใจกันหน่อย เรียนมาก็สูงแต่ทำไมเข้าใจอะไรยากเย็นจัง ต้องเสียเวลามานั่งอธิบาย”

พนักงานที่นั่งข้างๆ ที่ฟังอยู่ ก็เรียนจบปริญญาโทเหมือนกัน ทนไม่ได้ ก็เลยพูดขึ้นว่า

“แหมนายก็ คนเราก็มีความแตกต่างกันนะครับ ยิ่งการประชุมคราวที่แล้วนั้นมีแต่เรื่องที่ซับซ้อนมาก ก็อาจจะมีบ้างที่ไม่เข้าใจกันบ้างจริงมั้ยครับ” ถ้าลูกน้องคนนี้จบคำพูดแค่นี้ ก็คงไม่มีอะไรเกิดขึ้น แต่ดันต่อไปอีกกว่า

“หัวหน้าเองก็เรียนสูงเหมือนกัน แต่กับสรุปรายงานเหมือนเด็กมัธยมคนจบสูงอย่างผมก็เข้าใจยากหน่อยล่ะครับ”

พนักงานสตรีอีกคนที่นั่งข้างๆ ก็ทนไม่ได้ พูดขึ้นมาว่า “ไหนๆ ตอนนี้เราก็เข้าใจกันหมดแล้ว เราเริ่มประชุมกันต่อไปไม่ดีกว่าหรอคะ” คำพูดก็น่าจะจบเพียงแค่นี้ เพื่อให้การประชุมเดินหน้าต่อไปได้ แต่สุดท้ายพนักงานสตรีคนนี้ก็อดไม่ได้ที่จะแถมคำพูดส่วนเกินออกไปอีกว่า

“มันก็ทั้งห้องนี้แหละ เถียงกันอย่างกับเด็กประถม เด็กสามขวบเดี๋ยวนี้ยังพูดรู้เรื่องมากกว่าเลย”

ให้ทายว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปครับ ผมว่าคงจะไม่ต้องประชุมกันแล้ว อาจจะกลายเป็นโกลาหลและทะเลาะกันทั้งฝ่ายก็เป็นได้

นี่คือสิ่งที่คนเรามักจะอดใจไม่ได้ เวลาที่จะต้องสื่อความกับใครก็ตาม มักจะตบท้ายด้วยคำพูดที่ไม่จำเป็นเสมอ และมักจะเป็นคำพูดที่เสียดสี ถากถาง คนที่เราคุยด้วย เหมือนกับว่า พูดออกไปแล้วมันช่วยให้เราสะใจ แต่อย่าลืมนะครับว่า ความสะใจของเรานั้น จะไปสร้างปัญหาตามมาอีกมากมายครับ

จากตัวอย่างข้างบนถ้าเราตัดคำพูดที่ไม่จำเป็นออกไปทั้งหมด(ตัวอักษรแดงๆ)  ผมคิดว่า การประชุมครั้งนี้จะดำเนินไปด้วยความราบรื่นและมีความสุขกันถ้วนหน้าครับ

ลองสังเกตนะครับว่าเราเองมีคำพูดที่ไม่จำเป็นแบบนี้ออกไปบ้างหรือเปล่า พยายามลดลงให้มากที่สุดนะครับ แล้วเราจะเป็นคนที่มีแต่คนรักคนชอบครับ