ใครเีขียน Job Description

ขอต่อเรื่องราวในการจัดทำ JD กันอีกนะครับ สิ่งที่เกิดขึ้นในทางปฏิบัติสำหรับบริษัทที่ต้องการจะจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน หรือ JD ก็คือ ใครที่จะต้องรับผิดชอบในการเขียน JD ของแต่ละตำแหน่ง ส่วนมากก็มักจะมีปัญหาเกี่ยงกันว่า ใครจะเป็นคนที่รู้งานของตำแหน่งงานต่างๆ ได้ดีที่สุด แต่ก่อนที่จะเริ่มตกลงกันว่าใครจะเขียนนั้น สิ่งที่สำคัญมากกว่านั้นก็คือ การได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง ถึงความสำคัญของการมี JD ไว้ใช้ในองค์กร เพราะการสนับสนุนอันนี้เองที่ได้เป็นตัวผลักดันให้คนที่ต้องรับผิดชอบในการจัดทำนั้น ต้องดำเนินการให้สำเร็จ เพราะถือเป็นผลงานที่ได้ตกลงไว้กับผู้บริหารแล้ว

เจ้าของโครงการนี้ แน่นอนย่อมต้องเป็นฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล เพราะเป็นผู้รับผิดชอบเรื่องเหล่านี้โดยตรงอยู่แล้ว แต่ปัญหาคือ ใครล่ะที่จะเป็นคนลงมือเขียนงานของแต่ละตำแหน่งที่มีอยู่ในองค์กรของเรา คำถามแรกที่จะต้องถามตัวเองก่อนเลยก็คือ

“ใครที่รู้ว่างานของแต่ละตำแหน่งทำอะไร ทำอย่างไร และทำไปทำไม”

คำตอบที่มักจะได้ก็คือ เจ้าของงานทื่ทำ รองลงมาก็คือหัวหน้างานของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งต้องรู้ว่าลูกน้องตัวเองทำงานอะไรบ้าง เพื่อวางแผนและควบคุมดูแลงานถูก

แต่คำตอบที่มักจะได้จากกลุ่มคนทำงานเหล่านี้ก็คือ “ไม่มีเวลาเขียนให้” ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าพนักงานกลุ่มนี้ไม่เห็นความสำคัญของ JD และผู้บริหารไม่สนับสนุนด้วยแล้วล่ะก็ โครงการนี้ท่าจะสำเร็จยากครับ

ใครเขียน JD ได้บ้าง

• พนักงานที่ดำรงตำแหน่ง วิธีนี้ให้พนักงานแต่ละคนเขียนงานของตัวเองเลย เพราะรู้งานของตัวเองดีที่สุด แต่สิ่งที่ได้ก็คือ งานของแต่ละคน ไม่ใช่ตำแหน่งงาน เพราะตำแหน่งก็คือ คนหลายๆ คนที่ทำงานแบบเดียวกัน มีความรับผิดชอบเหมือนกัน ก็เขียนรวมเป็น 1 ตำแหน่งก็ได้ ถ้าใช้วิธีนี้ คนที่จะต้องนำข้อมูลมารวบรวมอีกทีก็คือฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลนั่นเอง อีกทั้งจะเหนื่อยหน่อย เพราะวิธีการเขียนของพนักงานแต่ละคนไม่เหมือนกันเลย

นอกจากนี้วิธีนี้ยังอาจทำให้ได้ข้อมูลการทำงานที่เกินความจริง และมีรายละเอียดมากเกินไปนิด เพราะพนักงานจะเสียดายข้อมูล และคิดว่า ต้องเขียนทุกอย่างที่เขาทำไป บางครั้งยังเขียนไปว่าช่วยชงกาแฟให้เจ้านาย และไปรับลูกให้เจ้านายอีกด้วย

• เจ้าหน้าที่บริหารทรัพยากรบุคคล วิธีนี้หลายบริษัทใช้กันอยู่ ก็คือให้เจ้าหน้าที่บุคคลที่รับผิดชอบเรื่องนี้เป็นคนเขียนขึ้นมา โดยไปเก็บข้อมูลการทำงานของแต่ละตำแหน่งในองค์กร และลงมือเขียน JD และส่งให้หัวหน้าของตำแหน่งงานนั้นเป็นคนตรวจก่อนที่จะนำไปใช้งาน

วิธีนี้จะได้ JD ที่มีวิธีการเขียนที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด เพราะคนเขียนคือคนกลุ่มเดียว แต่ปัญหาก็คือ งานที่ไปรวบรวมมานั้น ครบถ้วนหรือไม่ อีกทั้งอาจจะมีปัญหาเรื่องของการทำความเข้าใจลักษณะการทำงานของบางหน่วยงานที่มีความซับซ้อนอีกด้วย และที่สำคัญก็คือ กำลังคนในฝ่ายบุคคลเอง ก็มีอยู่เพียงน้อยนิด ทำให้เวลาในการจัดทำต้องถูกยืดออกไป

• ผู้บังคับบัญชา วิธีนี้หลายบริษัทก็ใช้กันอยู่เหมือนกัน โดยมอบหมายให้กับผู้บังคับบัญชาของแต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียนงานตำแหน่งลูกน้องของตนเองที่ขึ้นตรงเท่านั้น ซึ่งวิธีนี้มีความเชื่อว่าหัวหน้าปกติต้องรู้งานของลูกน้อง และสามารถเขียนได้อย่างชัดเจน อีกทั้งวิธีนี้ยังช่วยแบ่งเบาภาระในการเขียนของผู้บังคับบัญชาลงอีกด้วย คือ เขียนเฉพาะตำแหน่งงานที่ขึ้นตรงกับตนเองเท่านั้น ดังนั้นหัวหน้างานทุกระดับก็จะต้องเขียน JD ส่งให้กับ HR

วิธีนี้จะทำให้เราได้ JD ที่มีความครบถ้วนในเรื่องหน้าที่และความรับผิดชอบ เพราะหัวหน้าเป็นคนเขียนเองกะมือ แต่ข้อจำกัดก็คือ หัวหน้างานแต่ละคนมีสไตล์ในการเขียนแตกต่างกันอย่างมาก จนทำให้มาตรฐานการเขียน JD ไม่ไปในทางเดียวกัน ซึ่งก็ต้องเป็นหน้าที่ของ HR ที่ต้องมาขัดเกลาเรื่องของภาษาให้เป็นไปในทางเดียวกัน หรือแก้ไขอีกวิธีหนึ่งก็คือ จ้างวิทยากรที่เชี่ยวชาญเรื่องการเขียน JD มาสอนวิธีการเขียนให้กับหัวหน้างานทุกระดับ เพื่อให้เขียนออกมาในแนวทางเดียวกัน

• บุคคลภายนอก วิธีนี้ก็คือหนทางสุดท้ายที่ไม่สามารถใช้วิธีใดๆ ที่กล่าวมาแล้วได้เลย ก็ต้องลงเอยด้วยการจ้างที่ปรึกษาเข้ามาเขียน JD วิธีนี้ ข้อดีก็คือ ได้ JD อย่างเร็ว และเขียนได้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด แต่ข้อจำกัดก็คือ คนนอกไม่รู้งานของเราเองอย่างชัดเจน ทำให้การเขียนบางทีต้องมีการแก้ไขกันหลายรอบ และบางงานคนนอกก็ไม่เข้าใจดีเท่ากับคนในองค์กรเอง ยิ่งไปกว่านั้น ผมว่า JD นั้นต้องออกจากคนในบริษัทมากกว่า เพราะจะได้ In ไปกับเรื่องราวที่เขียน และสามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้ดีกว่าการที่ไปจ้างคนนอกมาเขียน

ใครจะเลือกวิธีใด ก็คงต้องขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของบริษัท และกำลังคนที่จะต้องลงมือจัดทำกันแล้วล่ะครับ สิ่งที่สำคัญก็คือ ทำออกมาแล้วต้องนำไปใช้งานต่ออย่างเต็มที่ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจาก JD แล้วก็อย่าลืม Update JD เป็นระยะๆ ด้วยนะครับ

สุดท้ายอยากทราบว่าบริษัทของท่านผู้อ่านใช้วิธีการใดในการจัดทำ JD กันบ้างครับ ช่วยกัน โวตนะครับ แล้วผมจะสรุปเป็นผลออกมาให้ เผื่อว่าหลายๆ ท่านอยากได้ข้อมูลจะได้นำไปใช้อ้างอิงได้ในการทำงานจริงครับ

ขอบคุณครับ

ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร