คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

บทความวันนี้ จะย้อนกลับมาเริ่มต้นที่เครื่องมือพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรบุคคล ซึ่งถ้าใครทำงานทางด้านนี้ย่อมจะรู้จักเครื่องมือชนิดนี้เป็นอย่างดี นั่นก็คือ คำบรรยายลักษณะงาน หรือบ้าง ก็เรียกว่า ใบพรรณนาหน้าที่งาน หรือ หลายบริษัทก็ใช้เป็นภาษาอังกฤษว่า Job Description และเรียกย่อๆ ว่า JD

JD เป็นเอกสารที่ระบุถึงขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงานหนึ่งๆ ในองค์กร รวมทั้งระบุถึงคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงานนั้นๆ ด้วย ทั้งนี้ก็เพื่อให้มีความชัดเจนในการปฏิบัติงาน และบริหารงานบุคคลขององค์กร

ประโยชน์ของ JD ก็มีตั้งแต่

• ใช้ในการสรรหาว่าจ้าง และคัดเลือกคนเข้าทำงาน ให้ตรงกับคุณสมบัติที่ระบุไว้
• ใช้เป็นเครื่องมือในการมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เข้าทำงานใหม่ เพื่อไม่ให้เกิดอาการ “หลุด” ว่ามีบางงานไม่ได้แจ้ง พอมาแจ้งทีหลัง พนักงานก็อาจจะรู้สึกไม่ดีได้
• ใช้เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่า โดยมาตรฐานของตำแหน่งงานนี้แล้ว จะต้องอบรมความรู้และทักษะในการทำงานเรื่องใดบ้าง แล้วค่อยเอาไปเปรียบเทียบกับพนักงานที่ดำรงตำแหน่งอยู่ว่ามีทักษะนั้นๆ บ้างแล้วหรือยัง
• ใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินค่างาน และจัดระดับงาน เพื่อเป็นฐานในการบริหารค่าจ้างเงินเดือน อันนี้สำคัญมาก การจ่ายค่าจ้างตามหลัก Equal Pay for Equal Work นั้น อยู่บนพื้นฐานของงานที่รับผิดชอบมากกว่า อายุงาน หรืออาวุโสของคน ดังนั้น ตำแหน่งงานที่ต้องอาศัยความรู้ทักษะ และมีความรับผิดชอบมากกว่า ก็ควรจะได้ค่างานที่สูงกว่า
• ใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินผลงาน โดยกำหนดตัวชี้วัดผลงานได้จาก JD นี่แหละครับ สำหรับบริษัทที่ไม่ได้ใช้ระบบบริหารผลงานที่กระจายตัววัดตั้งแต่ระดับองค์กรลงมาจนถึงระดับพนักงาน ก็สามารถใช้ JD เป็นตัวช่วยในการกำหนดตัวชี้วัดผลงานได้อีกด้วย
• ช่วยกำหนด Competency ของงานได้ โดยเฉพาะ Functional Competency จะมาจากลักษณะของงานโดยตรงเลย ว่างานนี้จะต้องมีความรู้ ทักษะในการทำงานอย่างไรบ้าง และระดับใดบ้าง
• เอาไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำการสำรวจค่าจ้างเงินเดือน โดยเป็นตัวเปรียบเทียบงานระหว่างกัน ว่างานเหมือนกันหรือไม่ เพื่อจะได้นำข้อมูลเงินเดือนมาเปรียบเทียบกันได้อย่างถูกต้องตรงตามค่างาน
• ฯลฯ

จะเห็นว่าประโยชน์ของ JD นั้นมีมากมายก่ายกอง แต่ชาว HR เคยถามตัวเองหรือไม่ว่า เราใช้ประโยชน์จากมันอย่างเต็มที่แล้วหรือยัง ปัญหาที่ผมเคยพบมาบ่อยๆ สำหรับการทำงานเป็นที่ปรึกษาทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลก็คือ

• บริษัทมี JD แต่ทำไว้ตั้งแต่ 5 ปีที่แล้ว ไม่เคย Update เลย
• อ่าน JD ที่เขียนออกมาแล้ว ดูยังไงก็ดูไม่ออกว่า แต่ละตำแหน่งมันแตกต่างกันอย่างไร โดยเฉพาะตำแหน่งผู้จัดการ ก็จะเริ่มข้อ1 ว่า “วางแผนการดำเนินงาน” ข้อ2 ก็คือ “ควบคุมการทำงานให้ได้ตามแผนงานที่กำหนด” ข้อ 3 ก็ว่า “ตรวจสอบการทำงานของลูกน้องให้อยู่ในขอบเขตและเป้าหมาย” ฯลฯ และทุกตำแหน่งที่เป็นระดับผู้จัดการก็จะ copy ไปตามที่เขียนไว้ ผมถามว่า แล้วจะมีไปทำไมหลายๆ ตำแหน่ง ในเมื่องานเหมือนกันหมดทุกตำแหน่ง ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเขียน JD ในลักษณะนี้แล้ว เราจะไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ตามที่ว่ามาข้างต้นได้เลย เพราะเราจะไม่สามารถมองงานออกอย่างชัดเจนได้เลย
• ทำขึ้นเพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพต่างๆ ก็เลยทำไว้ เพื่อให้ตรวจสอบว่ามี

ปัจจุบันหลายๆ คนอาจจะเห็นว่า เรื่องของ JD นั้นมันล้าสมัยไปแล้ว แต่ลองทบทวนให้ดีนะครับ ว่า เราได้ใช้ประโยชน์จากมันเต็มที่สักแค่ไหน ดูเหมือนเป็นเรื่องที่ใกล้ตัว และไม่ได้สำคัญอะไร แต่ถ้าใช้ไม่ถูกทาง ก็เกิดปัญหาเยอะเหมือนกันนะครับ

สิ่งที่อยากสรุปไว้ตอนนี้ ก็คือ อยากให้นักบริหารบุคคลที่เข้ามาอ่านบทความนี้ ลองนั่งพิจารณาดูว่า เราได้ใช้ประโยชน์จาก JD ที่เก็บไว้ในแฟ้มของเรามากน้อยแค่ไหน เราอุตสาห์นั่งทำ นั่งติดตามคนอื่นให้เขียนส่งให้เรา แต่สุดท้ายก็มาเก็บไว้เฉยๆ ในแฟ้มให้ผุ่นเกาะหรือเปล่าครับ

ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร