4 กลยุทธ์พิชิตอุปสรรคการทำงานข้ามสายงาน (Cross Functional) สู่ความสำเร็จขององค์กร

การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตขององค์กร โดยใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญที่หลากหลายของหลายฝ่าย อย่างไรก็ตาม 78% ของผู้ผู้บริหารในหลายองค์กร รายงานว่า มันมี “แรงต้านการทำงานร่วมกัน” ของแต่ละฝ่ายในการทำงานในองค์ ซึ่งหลายครั้งเกิดจาก การประชุมร่วมกันที่มากเกินไป มีการขอความเห็นมากเกินไป และกระบวนการขอความเห็นชอบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยืดเยื้อ ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันมักจะมีปัญหาโทษกันไปมา และทำให้งานล่าช้าลงไปอย่างน่าเสียดาย ซึ่งสุดท้ายก็ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีม และเริ่มมีความขัดแย้งในการทำงานร่วมกันมากขึ้นเรื่อย ๆ

เราลองมาดูสาเหตุหลักที่ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานไม่ค่อยจะได้ผล

• ความซับซ้อนของโครงการ ที่ต้องอาศัยความร่วมมือของฝ่ายงานต่าง ๆ มากจนเกินไป มีความซับซ้อนสูง เกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย และพนักงานจำนวนมาก ก็เลยทำให้ยากต่อการประสานงานและจัดการให้ไปในทางเดียวกัน
• ผู้บริหารขาดทักษะในการบริหารจัดการ ผู้บริหารอาจไม่เข้าใจปัญหาระดับปฏิบัติการว่าเกิดอะไรขึ้น มัวแต่จะเอาแต่ผลลัพธ์ โดยไม่รู้เลยว่า ขั้นตอนการทำงานมันเป็นอย่างไร ต่างฝ่ายต่างก็พยายามที่จะสร้างผลงานของตนเอง โดยไม่ดูผลงานในภาพรวม
• การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ ขาดความชัดเจนในการสื่อสารระหว่างฝ่าย ไม่มีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม ผู้บริหารแต่ละฝ่ายไม่เปิดใจสื่อสารกันอย่างตรงไปตรงมา รวมทั้งไม่เข้าใจภาพเป้าหมายใหญ่ ก็เลยยิ่งทำให้การสื่อสารมีปัญหามากขึ้นไปอีก
• ขาดการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน หลายครั้งที่เกิดความสับสนในหน้าที่และความรับผิดชอบระหว่างกันในแต่ละฝ่ายงาน เกิดการทำงานซ้ำซ้อน ฝ่ายโน้นก็ทำงานนี้ ฝ่ายนี้ก็ทำงานนี้อีก ไม่มีการคุยกันและแบ่งงานกันอย่างชัดเจนมากพอ ทำให้บางงานถูกปล่อยปละละเลยไปได้
• วัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน บางองค์กรขนาดว่ามีการให้ทำงานร่วมกัน แต่กลับกลายเป็นว่า เป็นการแข่งขันระหว่างฝ่ายมากกว่าการร่วมมือกัน ทำให้เกิดความขัดแย้งกัน อยากสร้างผลงานของตนเอง อยากเอาชนะฝ่ายอื่น โดยไม่มองผลลัพธ์ในภาพใหญ่ขององค์กร หลายครั้งที่มีการแย่งชิงทรัพยากรกันเอง เช่น งบประมาณ โดยไม่ดูถึงแผนงานและความจำเป็น

แนวทางแก้ไข และการนำไปปฏิบัติจริง เพื่อให้เกิด Cross Functional Alignment ที่ดี

• สร้างช่องทางการสื่อสารที่โปร่งใส พัฒนาเครื่องมือและแนวปฏิบัติที่ส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้างระหว่างฝ่าย อัปเดตและแบ่งปันความคืบหน้าของการทำงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ
• ลงทุนในโปรแกรมพัฒนาทักษะ สร้างโปรแกรมฝึกอบรมที่ปรับให้เหมาะสม ซึ่งผสมผสานความรู้ทางทฤษฎีกับการประยุกต์ใช้ในทางปฏิบัติ ส่งเสริมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและให้โอกาสพนักงานได้ฝึกทักษะใหม่ ๆ ในสถานการณ์จริง
• ประเมินและปรับปรุงแนวปฏิบัติในการทำงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ ใช้เครื่องมือเช่นตารางความไว้วางใจหรือแผนผังกระบวนการเพื่อประเมินสุขภาพของความสัมพันธ์และกระบวนการทำงานข้ามสายงานอย่างสม่ำเสมอ ระบุพื้นที่ที่เกิดแรงต้านและดำเนินการแก้ไขอย่างมีเป้าหมาย
• ให้อำนาจทีมในการตัดสินใจ มอบอำนาจการตัดสินใจให้กับทีมเพื่อลดคอขวดและเพิ่มความรวดเร็วและการตอบสนองในการทำงานร่วมกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างความรับผิดชอบมีความชัดเจนและทีมมีทรัพยากรที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จ
• ผู้บริหารต้องสร้างบรรยากาศที่ร่วมมือกัน ผู้บริหารระดับสูงเป็นกุญแจสำคัญที่จะสร้างบรรยากาศของการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่าย ถ้าผู้บริหารทะเลาะกันเองแล้ว อยากให้ลูกน้องประสานงานกัน คงจะเป็นไปได้ยาก