เรามาบริหารการประชุมให้มีประสิทธิภาพกันเถอะ

เป็นที่ยอมรับกันในเหล่าบรรดามนุษย์ที่ทำงานออฟฟิศทั้งหลายว่า เราหลีกหนีการประชุมงานไม่ได้เลย บางองค์กรประชุมกันแทบทุกวัน โดยเฉพาะในระดับบริหาร งานหลักคืองานประชุม บางประชุม นี่ตั้งแต่เช้าจรดเย็น ก็ยังประชุมกันไม่เสร็จ คำถามก็คือ เราเคยพิจารณาการประชุมของการหรือไม่ว่า มันมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด

หลายๆ องค์กรต่างก็ยอมรับกันว่า การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพนั้น เป็นการเสียเวลาการทำงานอย่างมาก ไม่เกิดผลิตภาพ หรือ Productivity อะไรเลย บางการประชุมเป็นการเข้าไปนั่งบ่น นั่งคุยกันไปเรื่อย โดยที่มีวาระ ก็เหมือนไม่มี อยากคุยอะไรก็คุย ไม่มีการควบคุมการประชุมให้อยู่ในประเด็น ผู้เข้าร่วมประชุมเองก็สนุกไปกับการนั่งคุยกันแบบไม่มีเป้าหมาย นินทาคนนั้นคนนี้บ้าง คุยกันในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานบ้าง หลุดออกนอกประเด็นไป แล้วก็ไม่สามารถกลับมาได้บ้าง ฯลฯ การประชุมของเราเป็นอย่างที่ว่ามาบ้างหรือไม่ครับ

จากสถิติที่ HR Magazine ของ SHRM ที่ประเทศสหรัฐอเมริการได้ทำการเก็บข้อมูลเรื่องของการประชุม ก็พบว่า พนักงานในองค์กรส่วนใหญ่บอกเป็นเสียงเดียวกันว่า เสียเวลาในการทำงานไปกับการประชุมถึงเกือบ 50% ของเวลาการทำงานทั้งหมด

ก็เลยมีหลายคนกำหนดแนวทางในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นมา ดังนี้

• เตรียมการประชุมล่วงหน้าก่อนเสมอ ถ้าจะให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ผู้เข้าประชุมทุกคนจะต้องมีการเตรียมการประชุมล่วงหน้าเสมอ ต้องอ่านรายงาน อ่านเอกสารที่จะเข้าประชุมให้จดประเด็นต่างๆ ให้เสร็จก่อนที่จะเข้าประชุมเสมอ เพราะเข้าไปแล้ว จะต้องถกกันในประเด็นต่างๆ ไม่ใช่ เข้าไปนั่งอ่านในที่ประชุม แล้วก็ไม่ได้ถกเถียงกัน เพราะคิดประเด็นไม่ออก ดังนั้นอะไรที่ต้องคิดล่วงหน้าให้คิดมาก่อนเลย แล้วเข้ามาคุยกันในที่ประชุมให้จบ

 

• จำกัดจำนวนผู้เข้าประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น คนที่เข้าประชุมต้องเป็นคนที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่ประชุมเท่านั้น ไม่ใช่แห่กันเข้าไปทุกคนในฝ่าย แล้วก็นั่งกันเฉยๆ กดโทรศัพท์กันไป โดยที่เสียเวลาทำงานของตนเอง

 

• ส่งวาระการประชุมล่วงหน้าเสมอ ก่อนประชุมสัก 1 สัปดาห์ จะต้องส่งวาระการประชุมให้กับผู้ที่จะเข้าประชุมทุกคนก่อน เพื่อให้อ่านก่อน ถ้ามีเอกสารให้อ่านล่วงหน้าก็ต้องส่งให้อ่านก่อนเช่นกัน และที่สำคัญก็คือ ผู้ที่เข้าประชุมจะต้องรับผิดชอบในหน้าที่ของตนเอง ก็คือ ต้องอ่านเอกสารทุกฉบับ และจดประเด็นไว้ก่อนที่จะเข้าประชุมอย่างจริงจัง ไม่ใช่ได้รับวาระมาแล้ว ไม่เคยอ่านเลย จากนั้นก็เข้าไปอ่านในที่ประชุมซึ่งก็เสียเวลาอีกเช่นกัน

 

• เริ่มและปิดประชุมตรงเวลาที่กำหนด การประชุมควรจะต้องเริ่มตรงเวลา และประธานในที่ประชุมจะต้องบริหารเวลาในการประชุมได้อย่างดี เวลาที่มีใครพูดประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุม หรือไม่ตรงวาระ จะต้องแทรกและบริหารจัดการให้เข้าเรื่องที่ประชุมอยู่ให้ได้ และเมื่อถึงเวลาปิดประชุม ก็ต้องปิดให้ตรงเวลา

 

• ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะต้องให้ความเห็นและมีส่วนร่วมในการประชุมได้ ไม่ใช่เข้าไปแล้วนั่งเงียบ หรือไม่เกี่ยวกับเรื่องที่ประชุม ก็ต้องเข้าไปนั่งฟังโดยที่ไม่สามารถให้ความเห็นอะไรที่มีประโยชน์ได้เลย แบบนี้ก็ไม่ควรจะเข้าไปประชุม

บางองค์กรบอกชัดเจนเลยว่า การประชุมกันนั้น คือการที่เราต้องการความเห็นของคนอื่นด้วย ดังนั้นให้เตรียมประเด็นมาให้ชัดเจน และจะให้เวลาในการพูดและนำเสนอไม่เกินคนละ 5 นาทีเท่านั้น จากนั้นก็เสนอความเห็นกัน

ถ้าเป็นเรื่องที่ไม่มีใครให้ความเห็นได้ ก็จะเลื่อนออกไปคราวหน้าทันที จะไม่มีการทู่ซี้คุยกันไปเรื่อยๆ เพราะเป็นการเสียเวลางาน

บางแห่งก็ใช้การยืนประชุม เพื่อเป็นการบอกว่า ต้องพูดอย่างกระชับ ภายในเวลา และต้องจบ โดยที่ทุกคนเข้าใจภาพเดียวกันก่อนที่จะแยกย้ายกันไปทำงานกันต่อ

จริงๆ แล้ว การประชุมเป็นสิ่งที่ดีนะครับ เพราะได้มีการพูดคุย หารือ และได้ความเห็น ได้ไอเดียใหม่ๆ จากทีมงาน แต่ก็ต้องมีการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน มิฉะนั้นแล้ว พนักงานแต่ละคนจะไม่มีเวลาทำงานของตนเองเลย โดยเฉพาะในยุคปัจจุบันที่มีการตั้งคณะกรรมการขึ้นมาเยอะแยะไปหมด ถ้าไม่บริหารจัดการให้ดีแล้ว รับรองได้ว่า เราจะไม่มีเวลาเหลือสำหรับการทำงานของตัวเองได้เลยครับ