แนวทางการใช้คำถาม เพื่อสื่อสาร และพัฒนาผลงานพนักงาน

เรื่องของการพูดคุยสื่อสารเรื่องผลงานกับลูกน้องนั้น เป็นเรื่องที่หัวหน้างบางคนบ่นว่ายากมาก เพราะไม่รู้ว่าจะคุยอะไร บางบริษัทมีนโยบายให้ Feedback และ Coaching พนักงานทุกสองเดือนบ้าง ทุกไตรมาสบ้าง พอถึงเวลาที่ต้องคุยกับพนักงานทีไร ก็ไม่รู้จะพูดอย่างไร หรือไม่ก็พูดไปให้จบๆ แล้วก็แยกย้ายไปทำงาน จะให้ Coach ก็ไม่รู้ว่าจะ Coach อะไรดี

จริงๆ แล้วการพูดคุยเรื่องผลงานและการสอนงานนั้น เรามุ่งเน้นไปที่การทำให้พนักงานได้รับทราบผลงานของตนเองในช่วงเวลาที่ผ่านมา ว่ามีอะไรที่ดี มีอะไรที่ต้องปรับปรุงบ้าง และหัวหน้าเองก็สามารถที่จะใช้ช่วงเวลานี้ในการสอนงานพนักงานได้ เพื่อให้ปลายปี ผลงานเข้าเป้าหมายที่ตั้งไว้นั่นเอง

แทนที่จะเป็นการบอกเล่า จากหัวหน้า ถึงผลงานที่ผ่านของพนักงาน เราอาจจะใช้คำถามเพื่อให้พนักงานตอบก็ได้เช่นกัน และยิ่งถ้าเป็นการใช้คำถามอย่างถูกต้องแล้ว ก็จะยิ่งทำให้พนักงานรู้สึกถึงแรงจูงใจในการทำงานต่อไป และทำให้การพูดคุยเรื่องของผลงานเป็นเรื่องที่เป็นธรรมชาติมากขึ้น การสอนงานก็สามารถใช้แนวคำถามเหล่านี้ได้เช่นกัน

วันนี้ผมนำเอาแนวทางในการใช้คำถาม เพื่อพูดคุย และสอนงาน ในเรื่องของผลงานกับพนักงานมาฝากกันครับ ผู้คิด และเขียนก็คือ Natalie Ashdown เป็น coach และนักเขียน ซึ่งเขียนหนังสือเรื่อง Bring out their best-inspiring a coaching culture in your workplace. ผู้เขียนเรียกแนวทางนี้ว่า PCIP เราลองมาดูแนวทางในการตั้งคำถามกันครับ

• Proud เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของความสำเร็จ และความภาคภูมิใจในการทำงานของพนักงาน เช่น คำถามว่า
  • “ช่วงที่ผ่านมามีเรื่องอะไรดีๆ เกิดขึ้นบ้าง” หรือ
  • “มีความสำเร็จในการทำงานอะไรเกิดขึ้นบ้าง” หรือ
  • “ช่วงที่ผ่านมาคุณได้ใช้จุดแข็งของคุณไปในเรื่องไหนบ้าง และผลเป็นอย่างไร”
• Challenges เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของความท้าทายในงาน ปัญหาที่เกิดขึ้น และแนวทางในการแก้ไข เช่น
  • “คิดว่ามีความท้าทายใหม่ๆ อะไรที่เกิดขึ้นบ้าง”
  • “และความท้าทายนั้นมีผลต่อการทำงานของเราอย่างไร”
  • “คุณคิดว่าจะมีวิธีที่จะจัดการกับความท้าทาย หรือปัญหาเหล่านั้นอย่างไรได้บ้าง”
• Improvement เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของการปรับปรุงและพัฒนาการทำงาน ทั้งในเรื่องของความรู้ทักษะ และเรื่องของการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงาน ฯลฯ อาทิ
  • “ในช่วงที่ผ่านมาคุณได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ บ้าง”
  • “มีอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และจะทำอย่างไรให้เกิดปัญหาน้อยที่สุด”
  • “ถ้าเปลี่ยนแปลงสำเร็จ คุณคิดว่าจะได้เรียนรู้อะไรจากการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้”
• Plan เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของการวางแผนเพื่อดำเนินการต่อไปในทางปฏิบัติ เพื่อให้พนักงานได้เห็น และเข้าใจแผนการปฏิบัติงานในขั้นตอนถัดไป อาทิ
  • “ขั้นตอนถัดไป จะต้องทำอะไรต่อบ้าง เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น”
  • “คุณมีแผนการดำเนินการอย่างไร กับเรื่องที่เราคุยกันมาทั้งหมด”
  • “ต้องการการสนับสนุนในเรื่องอะไรบ้าง แจ้งผมได้”

 

ลองนำเอาไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ ประเด็นที่สำคัญสำหรับการ พูดคุย สอนงาน ในเรื่องของผลงาน ก็คือ เรื่องของน้ำเสียงที่ใช้ในการพูด และภาษากายที่แสดงออกระหว่างการพูดนั้น จะต้องสื่อให้พนักงานเห็นถึงความจริงใจ และเห็นถึงความตั้งใจจริงของหัวหน้าที่ต้องการจะพัฒนาผลงานของพนักงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ไม่ใช่ถามเพื่อจับผิดไปเรื่อย เพราะจะทำให้การสนทนา และการสอนงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่เราต้องการ เพราะเมื่อพนักงานรู้สึกว่านายไม่จริงใจ และไม่ได้ตั้งใจจะสอนงานเรา เขาก็จะปิดประตูการรับฟัง และการเรียนรู้ลงทั้งหมด

ชุดคำถามที่เขียนในวันนี้ ก็ทำให้นึกถึง เทคนิคการสอนงานที่ใช้คำถาม ที่เรียกว่า GROW Model ขึ้นมาทันที สิ่งที่แตกต่างกันก็คือ PCIP นี้ เป็นชุดคำถามที่เน้นคำถามในเชิงบวก และเน้นคำถามที่ทำให้พนักงานตระหนักถึงความสำเร็จ ความภาคภูมิใจในการทำงาน และเน้นไปที่การพัฒนาผลงานให้ดีขึ้นในแง่มุมต่างๆ

ลองนำเอาไปปรับใช้กับการทำงานดูนะครับ