อุปนิสัยอะไรบ้างที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของเราลดลง

คำว่า Productivity เป็นคำที่ใช้กันมานาน แต่ก็ยังคงเป็นคำที่หลายองค์กรต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างองค์กรให้มี Productivity การสร้างวิธีการทำงาน หรือ กระบวนการทำงานให้มี Productivity หรือบริหารผลงานของพนักงานเพื่อให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีขึ้น หรือมี Productivity ที่สูงขึ้น แต่เชื่อมั้ยครับว่า ด้วยสภาพแวดล้อมในปัจจุบันหลายอย่างที่ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเทคโนโลยีที่ทันสมัย รวดเร็วมากขึ้น ซึ่งน่าจะทำให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในความเป็นจริงกลับทำให้คนเรามีประสิทธิภาพในการทำงานที่ลดน้อยลงไป จริงๆ ไม่ใช่มาจากเทคโนโลยี แต่มาจากวิธีการใช้เทคโนโลยีไปในทางที่ไม่เหมาะสมมากกว่า ที่ทำให้เราทำงานได้ประสิทธิภาพน้อยลงไปกว่าเดิม

เราลองมาดูกันว่า มีอุปนิสัยอะไรบ้างที่ทำให้คนเรามีประสิทธิภาพในการทำงานที่ลดลง

• ติดอินเตอร์เน็ตมากไปหน่อย อุปนิสัยแรกก็คือ การติดพันกับการค้นหาข้อมูลใน Internet บางครั้งเราตั้งใจจะเข้ามาเพื่อค้นหาข้อมูลในการทำงาน แต่พอเข้ามาแล้วมันก็ออกไปไม่ได้ บางทีเหลือบไปเห็นอะไรบางอย่างที่น่าสนใจว่า ก็คลิ้กเข้าไปดูทันที จากนั้นมันก็จะต่อไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด จนสุดท้ายเราก็ลืมไปเลยว่า งานที่เราต้องการจะหาข้อมูลมันคืออะไร

 

• ติดอีเมล์มากไปหน่อย บางคนเป็นคนที่ชอบเช็คอีเมล์บ่อยๆ เรียกได้ว่า บางคนตั้งให้เครื่องมันเตือนเราตลอดเวลาที่มีอีเมล์เข้ามา แล้วลองคิดดูสิครับว่า ปัจจุบันนี้มีอีเมล์เข้ามาวันละกี่ฉบับ คนกลุ่มนี้จะติดนิสัยที่จะต้องตอบอีเมล์ทุกฉบับในทันที หรือถ้าไม่ตอบก็ต้องเปิดดูด้วยความอยากรู้ว่า ใครส่งอะไรมา เรื่องอะไร จนสุดท้ายก็ไม่มีเวลาที่จะมานั่งทำงานจริงๆ จังๆ เพราะบางวันอีเมล์เข้ามาตลอดทุกๆ 5-10 นาที ก็เลยทำให้ต้องถูกดึงสมาธิออกไปจากงานที่ทำอยู่ตลอดเวลา

 

• ติด Social Network มากไปหน่อย พนักงานบางคนติดมาก ไม่ว่าจะเป็น Facebook twitter linkedin Line Messenger ฯลฯ นอกจากที่หน้าจอโทรศัพท์แล้ว ยังเชื่อมมาที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ของตนเองที่ใช้ทำงานด้วย เวลาที่มีใครทักมา หรือมีใคร update status ก็จะโผล่ขึ้นมาให้เราเห็นตลอดเวลา เราก็มักจะทนไม่ได้ ต้องขอเปิดไปดูหน่อยว่ามีเรื่องอะไรบ้าง พอเปิดไปดูเท่านั้นแหละครับ มันก็จะยาวเลย จนบางครั้งเพลินมากจนลืมงานที่กำลังทำอยู่ไปเลยก็มี เรื่องของ Social นั้น ผมเองสังเกตเวลาที่ขึ้นรถไฟฟ้า เดี๋ยวนี้จะเห็นแต่คนเปิดอ่านแต่เรื่องของคนอื่นผ่านหน้าจอโทรศัพท์ของตนเอง สะบัดนิ้วเพื่อให้หน้าจอเลื่อนขึ้นไป ซึ่งแต่ละเรื่องที่อยู่หน้า facebook ปัจจุบันนั้น มากกว่า 80% เป็นเรื่องที่ไม่มีประโยชน์อะไรในการพัฒนาตนเอง หรือพัฒนางานที่ตนเองทำเลย มีแต่เรื่องของคนอื่น ซึ่งบางทีก็เป็นเรื่องที่ไม่รู้ว่าจริงหรือไม่จริง ถ้าเราใช้เวลาในส่วนนี้มาเปิดเรื่อราวที่ดีๆ ที่มีประโยชน์ หรืออ่านหนังสือดีๆ สักเล่ม (Ebook) ผมว่ามันจะได้ประโยชน์กับตัวเราเองมากกว่าไปนั่งอ่านเรื่องราวของชาวบ้าน ซึ่งไม่ได้ทำให้ผลงานหรือชีวิตของเราดีขึ้นเลยสักนิด

 

• Multitasking หรือการทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน บางคนคิดว่าการทำงานหลายๆ อย่างในเวลาเดียวกันนั้นเป็นสิ่งที่ทำให้เราทำงานได้มากขึ้น มีประสิทธิภาพสูงขึ้น แต่งานวิจัยมากมายออกมาให้เราเห็นอย่างชัดเจนว่า คนเราไม่สามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้ ถึงแม้จะทำได้ แต่ผลงานที่ออกมาก็จะไม่ดี สู้ทำไปทีละอย่างจะทำให้ผลงานเราออกมาดีกว่า เพราะธรรมชาติของคนเราสามารถโฟกัสเรื่องเราวได้ทีละเรื่องเท่านั้น ผมเห็นหลายคนที่ทำงานโดยมีหน้าจอคอมพิวเตอร์มากกว่า 1 เครื่อง และเปิดงานไว้พร้อมกันทั้งหมด แต่เป็นคนละงานกัน ดูภายนอกเหมือนจะดีนะครับ เหมือนทำงานได้หลายงานในเวลาเดียวกัน แต่จริงๆ แล้วมันทำได้ทีละงานเท่านั้น ด้วยเหตุนี้เองที่ทำให้คนที่ทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน ในเวลาเดียวกัน ผลงานจึงออกมาไม่ดีเท่าที่ควร

 

• ผัดวันประกันพรุ่ง อีกประเด็นก็คือ คนที่ผัดวันประกันพรุ่ง ด้วยคิดว่า ปัจจุบันเรามีเครื่องมือ มีเทคโนโลยีทันสมัยที่ทำให้เราสามารถทำงานได้รวดเร็ว และทำงานที่ไหนก็ได้ เมื่อไหร่ก็ได้ ก็เลยมักจะทำให้เราขอผัดวันไปเรื่อยๆ งานที่ถ้าเริ่มทำตั้งแต่วันนี้ก็น่าจะเสร็จไปตามแผนงาน แต่เรามักจะคิดว่า เดี๋ยวพรุ่งนี้ค่อยทำ หรือเดี๋ยวคืนนี้ค่อยทำก็ได้ ด้วยเหตุผลที่ว่า เดี๋ยวนี้เราจะทำงานที่ไหนเมื่อไหร่ก็ได้ สุดท้ายก็ไม่ได้เริ่มทำงานที่คิดไว้สักที

ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีปัจจุบันดูแล้ว ทำให้คนเราไม่ค่อยจะมีสมาธิสักเท่าไหร่ หลุดบ่อย ถูกดึงออกนอกเรื่องบ่อยๆ ดังที่เราเห็นอยู่ทุกวัน ก็คือ ทำงานอยู่ดีๆ ก็อดไม่ได้ที่จะหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาดู มาเช็ค มาเปิด มารูดไปรูดมา ทั้งๆ ที่ไม่มีอะไรเข้ามาเลยสักนิด แต่มันก็ทำให้เราหลุดออกไปจากงานที่เราทำ ด้วยสาเหตุเหล่านี้นี่เองที่ทำให้คนสมัยใหม่สมาธิสั้นมาก จดจ่ออะไรได้ไม่นาน เพราะมีสิ่งมาดึงให้ออกไปได้เสมอ

ถ้าเราจะแก้ไข เพื่อให้เรามีประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น เราคงต้องโฟกัสงานให้มากขึ้น โดยกำหนดช่วงเวลา หรืออาจจะมีตารางเวลาในการทำงานให้ชัดเจนไปเลย เช่น ถ้าทำงานแล้วจะต้องทำต่อเนื่องงานเดียวไปจนจบชั่วโมงหรือสองชั่วโมง โดยไม่สนใจว่าจะมีอะไรเขามาดึงความสนใจเราออกไป

กำหนดเวลาในการเช็คและตอบอีเมล์ เวลาในการตอบไลน์ เวลาในการเช็ค Social Network (ถ้าจำเป็น) แบ่งเวลาต่างๆ เหล่านี้ให้ชัดเจน และที่สำคัญก็คือ จะต้องควบคุมจิตใจตนเองให้เป็นไปตามนั้นจริงๆ ถ้าเกิดความอยากที่จะไปทำอย่างอื่น ก็ต้องดึงจิตใจของตนเองกลับมาก่อน ช่วงแรกๆ อาจจะทำยากสักหน่อย แต่ถ้าเราตั้งใจมุ่งมั่น และทำทุกวัน เดี๋ยวมันจะทำได้เองครับ

แล้วเราก็จะเป็นคนที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานมากขึ้นครับ