สัมภาษณ์อย่างไรให้ได้คนที่ใช่

ก็ขอต้อนรับทุกท่านเข้าสู่การทำงานตามปกตินะครับ หลังจากที่หยุดไปหลายวัน น่าจะเติมพลังในการทำงานกันมาอย่างเต็มเปี่ยม ประเด็นในวันนี้ก็เป็นประเด็นในการสรรหาคัดเลือกพนักงาน ไม่ว่าเทคโนโลยีจะก้าวหน้าไปสักแค่ไหน แต่สุดท้ายก็ยังคงต้องอาศัยการสัมภาษณ์จากฝ่ายบุคคลและผู้บริหารของบริษัท หรือคณะกรรมการในการคัดเลือกพนักงานอยู่ดี แม้ว่าเทคโนโลยีในสมัยใหม่จะเริ่มมีการให้หุ่นยนต์เป็นผู้สัมภาษณ์บ้างแล้ว (ในต่างประเทศ) และหุ่นยนต์ก็จะทำการพิจารณาจากสีหน้า ท่าทาง ภาษากายต่างๆ รวมทั้งลักษณะน้ำเสียงที่ตอบ และแนวทางในการการตอบคำถาม ว่าสิ่งที่ผู้สมัครตอบมานั้น เป็นอย่างไร เป็นเรื่องจริง หรือเรื่องโกหก หรือเป็นคนที่มีความมั่นใจในตนเองสักแค่ไหน ฯลฯ

แต่สิ่งที่หุ่นยนต์ทำได้ก็คือ การคัดกรองผู้สมัครให้อยู่ในเกณฑ์เบื้องต้นที่เราต้องการ จากนั้น เรายังคงต้องอาศัยการสัมภาษณ์ผู้สมัครอยู่ดีด้วยผู้สัมภาษณ์ที่เป็นคน

อย่างที่ได้กล่าวไปว่าการในการคัดเลือกคนนั้น เราต้องการคนที่เหมาะสมที่สุดกับองค์กร แต่ในหลายองค์กรเองก็ยังไม่สามารถที่จะหาคนที่เหมาะสมได้จริงๆ บางคนได้มาทำงานได้ไม่นานก็เริ่มออกลาย บางคนก็ไม่เหมาะ บางคนไม่รู้ว่ารับเข้ามาได้อย่างไร ฯลฯ แล้วเราจะมีวิธีอะไรบ้างที่จะทำให้เราแน่ใจว่า เราได้คนที่เหมาะสมเข้ามาทำงาน ลองมาดูแนวทางง่ายๆ กันนะครับ

• คุณสมบัติของผู้สมัครจะต้องชัดเจนและเข้าใจตรงกัน สิ่งแรกที่สำคัญมาก ในการที่ทำให้เราได้คนที่เราต้องการจริงๆ และเหมาะสมที่สุดก็คือ การกำหนดคุณสมบัติของคนที่เราต้องการ หลายคนบอกว่า ก็มีอยู่แล้วในคำบรรยายลักษณะงานไง แต่เอาเข้าจริงๆ ลองอ่านดูใน JD ให้ดีๆ ก่อนนะครับว่ามันชัดเจนแค่ไหน ผมเคยให้ผู้จัดการสองคนอ่านคุณสมบัติของคนที่เขียนไว้ใน JD แล้วให้เล่าให้ฟังว่า เราต้องการคนแบบไหน เชื่อมั้ยครับว่า ตอบไม่เหมือนกันเลย นี่แหละครับ คือสาเหตุที่ทำให้เราไม่ได้คนที่เหมาะสมตามที่เราต้องการจริงๆ ดังนั้น การกำหนดคุณสมบัตินั้น จะต้องได้รับการยอมรับ และมีความคิดเห็นเอกฉันท์ในกลุ่มของผู้บริหารที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่เรากำลังจะหาคนเข้ามาทำงาน และต้องกำหนดให้ชัดเจนตั้งแต่ วุฒิการศึกษา สาขาวิชา ประสบการณ์ที่ต้องเคยผ่านมาในงานอะไร แบบไหน อย่างไร จำนวนปีประมาณกี่ปี และคุณสมบัติอื่นๆ ที่เหมาะสำหรับที่จะทำงานในองค์กรของเรา เป็นต้น

• อย่าเพิ่งเชื่อ Resume ของผู้สมัครในทันที ผมเคยเห็นผู้จัดการบางคนที่พอได้อ่าน Resume ของผู้สมัครบางคนแล้วก็เกิดความประทับใจ และเชื่อในสิ่งที่เขาเขียนมาเกือบทั้งหมด เรียกได้ว่า แทบจะไม่ต้องสัมภาษณ์อีกเลย แค่อ่านจบก็อยากจะรับเข้าทำงานแล้ว ประเด็นนี้ต้องระวังให้มากครับ เพราะเทคนิคการเขียน Resume ให้ได้รับความประทับใจแรกอ่าน มีมากครับ เดี๋ยวนี้เขาสามารถทำเป็น infographic ได้สวยงานมากมาย เวลาได้รับ Resume ให้พิจารณาเทียบกับคุณสมบัติที่กำหนดไว้ก่อนเลย ว่าตรงหรือไม่ตรง แต่อย่างเพิ่งเชื่อ ให้เอาข้อมูลสำคัญๆ มาใช้เป็นแนวทางในการตั้งคำถามเวลาที่จะสัมภาษณ์ผู้สมัครคนนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าเขาเป็นอย่างที่เขาเขียนมาจริงหรือไม่

• อย่าเชื่อความประทับใจแรกพบ นี่ก็เป็นอีกสาเหตุที่เรามักจะได้คนที่ไม่เหมาะเข้ามา ก็เพราะว่าคณะกรรมการเกิดความประทับใจในตัวผู้สมัครเป็นการส่วนตัว อาจจะเป็นคนที่พูดเก่ง นำเสนอดี ฉะฉาน มีวาทศิลป์ที่ดี รู้จักวิธีที่จะตอบคำถามให้ดูดี ฯลฯ ด้วยความประทับใจแรกพบนี้ จะทำให้เราลืมคุณสมบัติอื่นๆ ไปหมด หรือไม่ก็ทำให้เราแถๆ ไปว่า มีคุณสมบัติที่ตรงแล้ว ด้วยเพราะเราประทับใจนั่นเอง เพื่อแก้ปัญหานี้ ก็ต้องอาศัยเวลาในการสัมภาษณ์ให้เยอะอีกหน่อย อาศัยคำถามที่ยากขึ้น และความอดทนที่จะพยายามเค้นหาความเป็นจริงให้มากขึ้น

• ผู้สัมภาษณ์ควรจะฟังมากกว่าพูด เคยเห็นผู้สัมภาษณ์พูดมากกว่า คนมาสัมภาษณ์งานมั้ยครับ จริงๆ มีเยอะนะครับ เวลาสัมภาษณ์ ผู้สมัครแทบจะไม่ได้พูดอะไรเลย บางครั้งตอบคำถามได้แค่เพียงคำถามเดียวจากนั้น ผู้สัมภาษณ์ก็คุยแบบจัดเต็ม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องราวของบริษัท ประสบการณ์ส่วนตัว คุยว่าถ้าได้ทำงานที่นี่แล้วจะได้อะไร ดียังไง ฯลฯ ซึ่งไม่ได้ทำให้เรารู้จักผู้สัมภาษณ์ดีขึ้นเลยสักนิด พอสุดท้ายถึงเวลาที่จะต้องตัดสินใจเลือก ก็เลยเลือกไม่ถูกว่าจะเอาใครดี

• ทุกคำถามที่ถามไปต้องมีวัตถุประสงค์ในการถามที่ชัดเจน เวลาที่ตั้งคำถาม จะต้องมีวัตถุประสงค์ของคำถามข้อนั้น ว่าถามไปเพื่ออะไร อยากรู้อะไร ดังนั้นการเตรียมคำถามคือสิ่งที่จำเป็นมาก ผมเคยเห็นผู้จัดการหลายคนที่เข้ามาสัมภาษณ์โดยไม่มีการเตรียมคำถามอะไรก่อนล่วงหน้าเลย ถึงเวลา คิดอะไรออก ก็ถามไป อยากถามอะไรก็ถาม คิดไม่ออกก็นั่งเงียบ ฯลฯ ผมคิดว่าแบบนี้จะเป็นการเสียเวลาที่มีค่ามากๆ ในการทำความรู้จักผู้สมัคร อีกทั้งถ้าเราไม่มีการเตรียมคำถามให้ดี เวลาที่สัมภาษณ์หลายคน คำถามก็จะไม่ตรงกัน ผลก็คือ เราไม่รู้จะเปรียบเทียบผู้สมัครอย่างไร เพราะเราถามคนละประเด็นกันไป

• อย่าคิดไปเอง หรือด่วนสรุปไปเอง เวลาที่คุยกับผู้สมัคร แล้วได้ยินคำตอบมาแล้ว เราเองต้องอย่าเพิ่งเชื่อ หรือด่วนสรุป หรือคิดไปเอง บางคำตอบทำให้เรารู้สึกว่าผู้สมัครเป็นคนที่แย่มาก หรือดีมาก เพราะคำตอบที่เขาตอบบังเอิญไปตรงกับประสบการณ์ที่ไม่ดีของเราเอง ก็เลยทำให้เราด่วนสรุปไปแบบนั้น ถ้าเกิดกรณีแบบนี้ สิ่งที่เราต้องทำต่อก็คือ คิดประเด็นคำถามที่เกี่ยวข้องกับประเด็นเดิม ถามต่อเพื่อให้เกิดความแน่ใจ และให้เห็นถึงข้อเท็จจริงของผู้สมัครคนนั้นจริงๆ

ข้างต้นที่กล่าวมา เป็นแค่เพียงแนวทางเบื้องต้น ที่จะทำให้เราได้พนักงานที่เหมาะสมกับบริษัท โดยอาศัยการสัมภาษณ์ ดังนั้นอย่าคิดแค่เพียงว่า มาคุยๆ ให้จบๆ ไป เพราะเรากำลังหาคนที่จะเข้ามาสร้างผลงาน สร้างอนาคตของบริษัทเราเอง ดังนั้น การสัมภาษณ์จึงควรทำอย่างจริงจัง และทำอย่างมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่เราจะได้คนเก่ง คนดี คนที่เหมาะสมกับเรามากที่สุดนั่นเอง