ปัญหาจากการสื่อความที่ไม่ชัดเจน

ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการบริหารจัดการของบริษัทต่างๆ นั้น จากที่ผมได้พูดคุยและรับฟังความคิดเห็น รวมทั้งได้เข้าไปศึกษาถึงสาเหตุของปัญหาที่แท้จริงในแต่ละองค์กรนั้น ล้วนมาจากปัญหาด้านการสื่อความที่ไม่ชัดเจนเกือบทั้งสิ้นครับ โดยเฉพาะปัญหาในเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคล

เรื่องคน นั้นจะมาใช้ระบบที่ทันสมัย หรือใช้ระบบคอมพิวเตอร์ใหม่ๆ เข้ามาบริหารจัดการไม่ได้หรอกครับ สิ่งที่สำคัญกว่าเครื่องมือ หรือระบบงานต่างๆ นั้นก็คือ เรื่องของการสื่อความที่ชัดเจน และไม่ขาดช่วงมากกว่าครับ

ลองมาดูว่าการสื่อความนั้นไปเกี่ยวอะไรบ้างในการบริหารองค์กรครับ

• เป้าหมายขององค์กรที่กำหนดไว้นั้น มีการสื่อสารกันลงมาจนถึงระดับพนักงานได้ทราบตรงกันหรือไม่ เท่าที่พบมาส่วนใหญ่ผู้บริหารระดับสูงมักจะพูดถึงเป้าหมายในมุมกว้างๆ และไม่ค่อยเจาะจงเท่าไร ทำให้พนักงานในระดับต่างๆ ก็อาจจะเข้าใจไม่ตรงกัน และไม่เห็นความสำคัญของเป้าหมายนั้น ผลก็คือ พนักงานทำงานเหมือนเดิม โดยไม่ได้ใส่ใจเป้าหมายของบริษัทเลย ผู้บริหารก็อารมณ์เสีย เมื่อเห็นพนักงานทำงานไม่ได้ตามที่เขาคาดหวังไว้ สุดท้ายต่างคนก็ต่างโทษกันเองครับ

• หัวหน้ากับลูกน้องที่ขึ้นตรงต่อกันนั้นมีการพูดคุยกันในเรื่องของเป้าหมายผลงานหรือไม่ รวมทั้งมีการสื่อความทางด้านผลงานกันในระหว่างปีมากน้อยแค่ไหน หัวหน้างานบางคนไม่กล้าที่จะคุยเรื่องของผลงานกับพนักงานตรงๆ ทำให้พนักงานเองก็ไม่รู้ว่าหัวหน้าต้องการอะไรกันแน่ อะไรที่เขาทำผิด อะไรที่เขาทำถูก พนักงานก็ไม่รู้ บางคนก็พูดตรงจนเกินไป จนพนักงานเอง ก็รู้สึกแย่ไปตามๆ กัน จนทำให้ขวัญและกำลังใจของพนักงานหายไปได้ นี่ก็ผลจากการสื่อสารที่ไม่ดีอีกเช่นกัน

• เมื่อลูกน้องทำผิด หัวหน้ามีการบอกกล่าวกันหรือไม่ หรือในทางตรงกันข้าม เมื่อลูกน้องทำงานได้ดี มีการชื่นชมกันในผลงานหรือไม่ หรือมีเฉพาะแค่การประเมินผลงานปลายปีเท่านั้น ที่จะทำให้พนักงานรับรู้ได้ว่าผลงานของตนเองเป็นอย่างไร หนักไปกว่านั้น บางบริษัทประเมินผลงานเสร็จแล้ว ก็ไม่มีการแจ้งผลงานแก่พนักงานว่าผลงานของเขานั้นเป็นอย่างไร พนักงานก็ไม่รู้ว่าจะต้องทำตัวอย่างไร และจะต้องพัฒนาตนเองอย่างไรบ้าง ระบบประเมินผลงานของบริษัทก็เลยอยู่ในบรรยากาศมาคุเอามากๆ

• ในการทำงานแต่ละวัน เรามีการพูดคุยกันมากน้อยเพียงใด กับเพื่อนๆ เราอาจจะคุยกันมาก แต่กับหัวหน้า หรือกับลูกน้องของเราเองล่ะครับ เราคุยกันมากสักเพียงใด ผมเคยเห็นมาแล้วว่า หัวหน้าบางคนแทบจะไม่คุยกะลูกน้องตัวเองเลยในแต่ละวัน ต่างคนต่างนั่งทำงานกันไป โดยไม่มีการสื่อความกันแม้นิดเดียว แบบนี้ความสัมพันธ์จะเป็นอย่างไร ผมไม่กล้าคิดต่อเลยครับ

เมื่อการสื่อความขาดช่วง หรือมีปัญหาในการสื่อความ ปัญหาต่างๆ ก็จะเริ่มเข้ามา และจะยิ่งแก้ไขยากมากขึ้นไปอีก ถ้ายิ่งไม่สื่อความ หรือคุยกันให้มากขึ้น ดังนั้นในการบริหารงานไม่ว่าจะเป็นด้านไหน อย่าลืมมองเรื่องของการสื่อความที่ชัดเจนด้วยนะครับ ให้ทั้งสองฝ่ายรับทราบเรื่องต่างๆ อย่างชัดเจน และเข้าใจตรงกัน

เคยเจอประสบการณ์แบบนี้หรือไม่ครับ หัวหน้ากับลูกน้องนั่งทำงานโต๊ะติดกัน แต่เวลาจะคุยกัน ก็อาศัยอีเมล์ส่งไปให้ลูกน้องตนเอง พร้อมกับหันไปบอกว่า “ส่งอีเมล์ให้แล้ว เปิดอ่านด้วย” จากนั้นลูกน้องก็นั่งเงียบๆ แล้วก็ขลุกขลักอยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์สักพักพร้อมกับหันไปบอกกับหัวหน้าว่า “ตอบไปแล้วเปิดอ่านด้วยครับ”

ผมสงสัยว่าทำไมไม่นั่งคุยกันซะให้มันรู้เรื่องไปเลย