คำบรรยายลักษณะงานควรมีหัวข้ออะไรบ้าง

ผมได้มีโอกาสไปบรรยายเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลให้กับบริษัทต่างๆ และก็ได้รับคำถามมามากมายเกี่ยวกับหัวข้อที่ควรจะมีในคำบรรยายลักษณะงาน หรือ Job description ว่าในเอกสารใบนี้จะต้องประกอบไปด้วยหัวข้ออะไรบ้าง

จริงๆหัวข้อที่อยู่ในคำบรรยายลักษณะงานนั้น มันอาจจะมีความแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละบริษัท ซึ่งความแตกต่างนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้งานว่า การใช้งานหลักๆ นั้นเป็นเรื่องอะไร เช่น ถ้าเน้นไปใช้ในการสรรหาคัดเลือกพนักงาน หัวข้อในคำบรรยายลักษณะงาน ก็จะเน้นไปที่คุณสมบัติของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่าจะต้องประกอบไปด้วยวุฒิการศึกษาอะไร ประสบการณ์ด้านไหน กี่ปี แถมบางที่ยังต้องใส่ competency กันเข้าไปอีกหลายตัว

แต่อย่างไรก็คือ หัวข้อหลักๆ ที่ควรมีในการเขียนคำบรรยายลักษณะงาน ที่ผมได้ประสบพบเจอมาจากประสบการณ์ในการทำงานด้านบุคคล ก็มีดังนี้ครับ

1. ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งส่วนใหญ่ก็ประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่ง หน่วยงานที่สังกัด
2. สายการบังคับบัญชา ว่าตำแหน่งงานนี้ขึ้นกับตำแหน่งอะไร และมีตำแหน่งอะไรที่ต้องดูแลบ้าง
3. หน้าที่หลัก ก็เป็นการเขียนข้อความสั้นๆ ที่บอกถึงวัตถุประสงค์ของการมีตำแหน่งงานนี้ในองค์กรว่ามีไปเพื่ออะไร (ข้อนี้ถ้าตอบไม่ได้ ก็แปลว่า ไม่ควรจะมีตำแหน่งงานนี้เกิดขึ้นในองค์กรเลย)
4. งานที่รับผิดชอบประจำ จะเป็นการเขียนรายละเอียดของงานที่ทำโดยเขียนแยกเป็นข้อๆ โดยละเอียด แต่ละข้อก็จะแยกออกเป็นแต่ละงายย่อยๆ ออกไป ปกติเราจะถือว่างานที่รับผิดชอบประจำนี้เป็นหัวใจของการเขียนคำบรรยายลักษณะงานเลยก็ว่าได้
5. ผลสำเร็จที่คาดหวังของตำแหน่งนี้ จะเป็นการเขียนถึงความคาดหวังว่า ตำแหน่งนี้จะต้องสร้างผลงานอะไรบ้างให้เกิดขึ้น ซึ่งเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Result Area) เพื่อให้พนักงานที่มาดำรงตำแหน่งนี้ทราบว่าเขาถูกคาดหวังให้สร้างผลงานอะไร
6. คุณสมบัติของตำแหน่งงาน ข้อนี้ก็เขียนคุณสมบัติขั้นต่ำสุดที่จะทำงานนี้ได้ ทั้งในด้านของการศึกษา ประสบการณ์ และคุณสมบัติอื่นๆ ที่จำเป็นในการทำงานในตำแหน่งงานนี้

ส่วนใหญ่เท่าที่ผมเห็นหัวข้อในคำบรรยายลักษณะงานก็จะประกอบไปด้วย 6 หัวข้อนี้ แต่อาจจะมีบางบริษัทที่เพิ่มเติมบางหัวข้อเข้าไปอีก เช่น เรื่องของการติดต่อสื่อสาร หรือเรื่องของเครื่องมือในการทำงาน เป็นต้น ทั้งนี้ก็แล้วแต่วัตถุประสงค์ของการจัดทำ แต่อย่างน้อย 6 ข้อนี้ก็ต้องมีในคำบรรยายลักษณะงานครับ

ในบทความนี้ผมได้ให้ตัวอย่างแบบฟอร์มที่ผมออกแบบไว้ แนบมาให้ download กัน (ตาม link ข้างล่าง) เพื่อนำไปปรับปรุงใช้งานกันฟรีๆ ครับ ก็คิดว่าน่าจะพอเป็นประโยชน์บ้างนะครับ

JDForm