ตัวชี้วัดผลงาน

มีผู้อ่านเขียนมาสอบถามว่า ตัวชี้วัดผลงานของหน่วยงานจัดซื้อนั้น ควรจะวัดด้วยอะไรบ้าง ถ้าได้เคยอ่านบทความที่ผมเขียนเกี่ยวกับการจัดทำตัวชี้วัดผลงาน (KPI) ไปแล้วนั้น จะเห็นว่า เราจะมีแนวทางในการกำหนดตัวชี้วัดผลงานอยู่ 2 แนวทาง ก็คือ

1. กำหนดโดยให้ตัวชี้วัดนั้นๆ สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ซึ่งวิธีนี้ส่วนใหญ่จะใช้กับหน่วยงานหลักขององค์กร เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต เป็นต้น
2. กำหนดโดยวิธี Customer Focus Method ก็คือ พิจารณาว่า มีหน่วยงานใดทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่ต้องพึ่งพา หรือ อาศัยผลงานของหน่วยงานเราบ้าง แล้วแต่ละหน่วยงานนั้นๆ มีความคาดหวังในผลงานจากหน่วยงานเราอย่างไร กำหนดออกมาเป็นตัวชี้วัดของหน่วยงานเราได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับหน่วยงานในสายงานสนับสนุนมากกว่า สายงานหลัก

สำหรับหน่วยงานจัดซื้อนั้น เป็นหน่วยงานสายสนับสนุนซึ่งมีบทบาทในการช่วยเหลือหน่วยงานอื่นๆ ให้ได้มาซึ่งสินค้า และเครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ เพื่อมาทำงานต่อ ซึ่งวิธีที่ใช้ในการตั้งตัวชี้วัดผลงาน ก็น่าจะใช้วิธี Customer Focus Method

วิธีการก็คือ ให้พิจารณาว่า หน่วยงานใดบ้างที่เป็นลูกค้าของหน่วยงานจัดซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะมี

• หน่วยงานขาย ผลิต (ทุกหน่วยงานที่ต้องการขอซื้อ)
• ผู้ขายสินค้า
• บัญชีและการเงิน
• ฯลฯ

จากนั้นเราก็พิจารณาว่า แต่ละหน่วยงานที่เราคิดขึ้นตามรายการข้างบนนั้น “เขาต้องการผลงานอะไรจากหน่วยงานจัดซื้อ”

• ผู้ขอซื้อภายในองค์กร ต้องการสินค้าที่ได้คุณภาพตามคุณสมบัติที่กำหนด และได้ในระยะเวลาที่กำหนด ดังนั้นตัวชี้วัดที่น่าจะเป็นไปได้ก็คือ
  • ความพึงพอใจของผู้ขอซิ้อ (แต่ละหน่วยงาน) หรือ
  • ข้อร้องเรียนของผู้ซื้อ หรือจำนวนครั้งที่ซื้อสินค้าผิดไปจากคุณสมบัติ และคุณภาพที่กำหนดไว้
  • ระยะเวลาในการสั่งซื้อจนกระทั่งได้สินค้า ต้องได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้
  • ราคาที่ซื้อเทียบกับงบประมาณที่กำหนด ถ้าทำได้น้อยกว่างบที่ตั้งไว้ โดยได้คุณสมบัติและคุณภาพตามที่ผู้ขอซื้อต้องการ ก็น่าจะเป็นผลงานของฝ่ายจัดซื้อได้

• ผู้ขายสินค้า ต้องการคำสั่งซื้อที่ชัดเจน ทั้งด้านสินค้า คุณสมบัติ และระยะเวลาในการส่งสินค้า ดังนั้นตัวชี้วัดที่น่าจะเป็นไปได้ก็คือ
  • ความถูกต้องของเอกสารการสั่งซื้อที่ส่งไป ตรวจสอบได้จากสินค้าที่ส่งมาผิด และมีสาเหตุจากการทำใบสั่งซื้อที่ผิดพลาด

• บัญชีและการเงิน ต้องการเอกสารการสั่งซื้อที่ถูกต้องครบถ้วน โดยมีรายละเอียดการจ่ายเงินที่ชัดเจน ดังนั้นตัวชี้วัดที่น่าจะเป็นไปได้ก็คือ
  • ความถูกต้องครบถ้วนของเอกสารการสั่งซื้อที่ส่งไปเพื่อทำจ่าย ซึ่งวัดได้จากจำนวนครั้งที่ฝ่ายบัญชีการเงินต้องโทรตาม หรือ ส่งเรื่องคืนมาเพื่อที่จะให้จัดซื้อไปตามเอกสารมาให้ครบถ้วน

ถ้าใช้วิธีวิเคราะห์ในลักษณะนี้ เราจะได้ตัวชี้วัดผลงานของหน่วยงานจัดซื้อออกมาอย่างน้อยก็ 6 ตัว ซึ่งอาจจะมีมากกว่านี้ได้ ถ้าหน่วยงานจัดซื้อต้องทำงานเพื่อตอบสนองความต้องการของหน่วยงานอื่นๆ มากกว่าที่ผมกำหนดไว้ให้

ที่สำคัญกว่าก็คือ หลังจากที่เรากำหนดตัวชี้วัดได้แล้ว เราก็คงต้องมาพิจารณาว่า ตัวชี้วัดแต่ละตัวที่เรากำหนดขึ้นมานั้นมันสอดคล้องและสนับสนุนเป้าหมายหลักขององค์กรหรือไม่ โดยการให้น้ำหนักตัวชี้วัดแต่ละตัวว่าตัวใดสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรมากกว่ากัน เพื่อจะได้กำหนดเป็นตัวชี้วัดหลักในปีนั้นๆ และเมื่อกำหนดตัวชี้วัดได้แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อก็คือวิธีการในการเก็บข้อมูลการทำงานเพื่อให้ได้ผลงานที่ชัดเจน และตรวจสอบและประเมินได้จริง

ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร