ใกล้ถึงฤดูการประเมินผลงานอีกแล้ว

ผมได้รับอีเมล์จากผู้อ่านท่านหนึ่ง เขียนมาถามว่า ตอนนี้ที่บริษัทกำลังจะถึงช่วงของการประเมินผลปลายปีแล้ว ฝ่ายบุคคลกำลังจะปรับปรุงแบบฟอร์มการประเมินผลงาน และจะจัดทำตัวชี้วัดผลงานออกมาให้กับแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อจะได้ใช้ในการประเมินผลงานปลายปีนี้ และอยากให้ผมช่วยแนะนำเรื่องของวิธีการจัดทำตัวชี้วัด เพื่อจะได้ให้บรรดาผู้จัดการฝ่ายได้ทำการประเมินผลงานพนักงานของเขาในปีนี้

จากคำถามที่ได้มานั้น ผมอยากจะให้มองถึงเรื่องของการประเมินผลงานให้เป็นระบบ ไม่ใช่เป็นการประเมินเป็นครั้งคราวในลักษณะปีต่อปี จบปีหนึ่งๆ แล้วก็ผ่านไป ถ้าเป็นลักษณะนี้ ผลงานของพนักงานจะไม่ได้รับการพัฒนาเลย องค์กรเองก็คงจะประสบความสำเร็จได้ยาก

จริงๆ แล้วถ้าจะทำระบบประเมินผลงานให้ชัดเจน และหัวหน้าสามารถประเมินผลงานลูกน้องของตนเองได้อย่างชัดเจนนั้น เราจะต้องเริ่มทำกันตั้งแต่ก่อนต้นปีใหม่ เช่น ถ้าจะประเมินผลงานพนักงานปลายปี 2552 นี้ ตัวชี้วัดผลงาน และระบบการประเมินผลงานจะต้องถูกจัดทำขึ้นตั้งแต่ปลายปี 2551 แล้ว เพื่อต้นปี 2552 จะได้กำหนดตัวชี้วัด และตกลงกับพนักงานแต่ละคนในเรื่องของเป้าหมายผลงานที่หัวหน้าคาดหวังในปี 2552 นี้มีอะไรบ้าง ตกลงกันให้ชัดเจนซะก่อนที่จะเริ่มปี 2552 จากนั้นก็ค่อยๆ ติดตามดูผลงานของพนักงานระหว่างปี พอปลายปี ก็มาประเมินผลงานจริง เทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ตอนต้นปี ทำแบบนี้แล้วพนักงานเองก็จะรู้ตัวว่าปีที่ผ่านมานั้นทำผลงานตามที่ตกลงกันไว้ ได้หรือไม่ได้ ดี หรือไม่ดี

แต่ถ้าต้นปี เราไม่เคยตกลงเป้าหมายผลงานกับพนักงานมาก่อนเลย แล้วจู่ๆ กลางปี ฝ่ายบุคคลก็จัดทำตัวชี้วัดขึ้น แล้วบอกให้หัวหน้าทุกคนต้องประเมินผลงานพนักงานตามตัวชี้วัดที่กำหนดนั้น ผมคิดว่าวิธีนี้ทำให้เกิดปัญหาแน่นอน เพราะพนักงานยังไม่ได้รับรู้เรื่องของการตั้งเป้าหมายเลย แต่เอาเป้าหมายมาวัดเขาในตอนปลายปีซะแล้ว

คำถามก็คือ แล้วเราควรจะทำอย่างไรในการประเมินผลงานปลายปีนี้ คำตอบที่ไม่ต้องคิดอะไรมากมาย ก็คือ “ใช้ความรู้สึก” ของหัวหน้าในการประเมิน โดยพิจารณาจากผลงานที่ได้ออกมาในปีนี้ว่า พนักงานสร้างผลงานเป็นที่น่าพอใจอย่างไร โดยหัวหน้าก็ต้องใช้ดุลพินิจมากเป็นพิเศษ แต่ถ้าจะตอบให้มีหลักการมากขึ้นกว่านี้ ก็คือ “ใช้ใบพรรณนาหน้าที่งาน (Job description)” ที่เขียนไว้ของตำแหน่งงาน มาดูว่า มีหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้างที่ต้องทำ และผลที่ทำได้ของพนักงานนั้น ทำผลงานออกมาได้ตรงตามที่เขียนไว้อย่างไรบ้าง อย่างน้อยก็ให้มีแนวทางในการประเมินผลงานที่ชัดเจนขึ้น เพราะพนักงานย่อมที่จะรู้ว่าตำแหน่งของตนเองนั้นมีหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง จะได้คุยเรื่องเดียวกัน

ผมอยากแนะนำต่อว่า ในช่วงนี้ที่ฝ่ายบุคคลกำลังคิดว่า จะใช้ตัววัดอะไรมาประเมินผลงานพนักงานในปีนี้นั้น ให้คิดและจัดทำตัวชี้วัดนั้นๆ ไปก่อน และให้ใช้ในปี 2553 จะดีกว่า โดยให้หัวหน้างานทุกคนเห็นตัวชี้วัดที่จัดทำขึ้น และให้กำหนดเป็นเป้าหมายผลงานระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องในปีถัดไป ว่าบริษัทคาดหวังผลงานอะไรบ้างจากตำแหน่งงานต่างๆ ในบริษัท พอถึงปลายปี 2553 เราจะสามารถนำผลงานจริงมาใช้เปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ตอนต้นปีได้เลย และพนักงานเองก็จะยอมรับในผลงานที่ออกมาได้มากกว่า เพราะได้มีการตกลงเป้าหมายผลงานระหว่างตนกับหัวหน้าไว้อย่างชัดเจนแล้ว

สรุปวิธีการที่จะช่วยปรับปรุงระบบประเมินผลงานเดิมๆ ของบริษัทให้ชัดเจนขึ้น โดยยังไม่ต้องใช้ระบบบริหารผลงานอย่างเต็มรูปแบบ

1. ให้ใช้ใบพรรณนาหน้าที่งานให้เป็นประโยชน์ในการกำหนดตัวชี้วัดผลงานร่วมกันระหว่างหัวหน้างานกับพนักงาน และกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่า หัวหน้าคาดหวังผลงานอะไรบ้าง และต้องทำดีสักแค่ไหนถึงจะเป็นที่น่าพอใจ
2. ไม่ต้องกำหนดเป้าหมายให้มันมากมาย ตำแหน่งหนึ่งๆ ถ้าจะมีประมาณ 2-3 เป้าหมายต่อปี ผมว่าก็เยอะแล้ว แต่ต้องเป็นเป้าหมายที่ท้าทาย หรือเป้าหมายเพื่อการพัฒนาผลงานจากปีที่ผ่านมา ถ้ายังไม่รู้ว่าจะกำหนดเป้าหมายอะไรดีให้กับตำแหน่งงานนั้นๆ ให้ถามคำถามตัวเองว่า “เรามีตำแหน่งงานนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร” ก็น่าจะพอช่วยได้ว่าเป้าหมายที่เราต้องการจากตำแหน่งงานนี้คืออะไร
3. อย่าลืม คุยเป้าหมายกับลูกน้องให้ชัดเจน ถ้าจะให้ดี ก็บันทึกไว้เลย อาจจะมีการเซ็นรับเป้าหมายไว้เลยก็ได้นะครับ อันนี้แล้วแต่องค์กร
4. จากนั้นระหว่างปี หัวหน้าก็คอยตรวจสอบผลงาน จากเป้าหมายที่ได้กำหนดร่วมกันไว้ คอยให้คำแนะนำ ชี้แนะแนวทางให้ลูกน้องด้วยนะครับว่า ผลงานที่ทำออกมานั้น ห่างไกล หรือใกล้เป้าหมายมากเพียงใด จะได้เป็นแนวทางในการปรับปรุงผลงานให้ดีขึ้นด้วย
5. จากนั้นปลายปีก็มานั่งประเมินผลงานกัน ผลก็คือ หัวหน้ากับลูกน้องจะได้คุยกันในเรื่องเดียวกันมากขึ้น โดยใช้เป้าหมายที่ตั้งไว้ตอนต้นปีเป็นแนวในการพูดคุยกัน พนักงานเองก็ยอมรับผลงานที่ประเมินได้ง่ายขึ้น หัวหน้าก็ไม่ต้องมากลุ้มใจกลัวว่า พนักงานจะไม่ยอมรับผลการประเมินอีกต่อไป

ก็เป็นแนวทางง่ายๆ ที่น่าจะนำไปปรับใช้ได้บ้างไม่มากก็น้อยนะครับ แต่เวลาทำจริงๆ ก็อาจจะมีความยากอยู่บ้าง เพราะต้องอาศัยหัวหน้างานทุกหน่วยงาน ซึ่งฝ่ายบุคคลก็ต้องขอความร่วมมือจากทุกหน่วยงาน เพื่อให้ระบบประเมินผลงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลสูงสุดครับ

ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร