อยากให้พนักงานมีผลงานที่ดีขึ้น ระบบบริหารผลงานที่แท้จริง ช่วยได้

เรื่องของการพัฒนาพนักงาน เป็นอีกเรื่องที่แทบจะทุกองค์กร ต่างก็ให้ความสำคัญกันอย่างมาก เพราะต้องการให้พนักงานมีผลงานที่ดีขึ้น สามารถทำงานที่ยากขึ้นได้ และก็เพื่อที่จะรองรับการเติบโตขององค์กร แต่สิ่งหนึ่งที่เรามักจะพบเจอเสมอก็คือ เรามักจะมองเรื่องการพัฒนาพนักงานแยกออกไปอีกระบบหนึ่ง โดยไม่นำมันมาเกี่ยวข้องกับระบบ HR ในด้านอื่น ๆ เลย

พอพูดถึงการพัฒนาพนักงาน เราก็มักจะหาทางพัฒนาพนักงานโดยการส่งไปฝึกอบรมบ้าง หา Gap ของ Competency บ้าง สร้างระบบประเมิน 360 บ้าง ฯลฯ ซี่งมองการพัฒนาแยกออกจากระบบ HR อื่น ๆ ไปเลย ผมว่าแบบนี้ไม่ค่อยเหมาะสมเท่าไหร่นัก

ระบบHRM อีกระบบหนึ่งที่สามารถนำเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาพนักงานได้ นั่นก็คือ ระบบบริหารผลงาน ซี่งมักจะถูกมองว่า คือการประเมินผลงานพนักงานประจำปีเท่านั้น ซึ่งด้วยวัตถุประสงค์ของคำว่า บริหารผลงานนั้น เขามุ่งเน้นไปที่การพัฒนาพนักงานเพื่อให้พนักงานมีผลงานที่ดีขึ้น เพื่อที่จะได้ทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแต่ละปีมากกว่า ที่จะมานั่งประเมินผลงานตอนปลายปี

ดังนั้น ถ้าเราต้องการที่จะพัฒนาพนักงานกันอย่างจริงจัง อย่าลืมระบบบริหารผลงานด้วย อย่าคิดแค่เพียงการฝึกอบรมเท่านั้น เราลองมาดูกระบวนการในการบริหารผลงานว่าประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

• วางแผนผลงาน (Performance Planning) ระบบบริหารผลงานจะเริ่มต้นด้วยการที่หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมีการวางแผนผลงานร่วมกันว่า ปีนี้ลูกน้องแต่ละคนจะต้องสร้างผลงานอะไรให้เกิดขึ้นบ้าง และจะวัดความสำเร็จของผลงานนั้นได้อย่างไร ซึ่งผลของการวางแผนผลงานนั้น อาจจะออกมาในรูปของ KPI ก็ได้ หรือจะเป็นข้อความที่ตกลงกันอย่างชัดเจนระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องก็ยังได้ครับ แต่ส่วนใหญ่เรามักจะใช้ตัวชี้วัดผลงานมาช่วยกำหนดมากกว่า เพราะมันชัดเจนมาก ทำให้ลูกพี่และลูกน้องเห็นภาพความสำเร็จเดียวกัน ซึ่งถ้าเราจะใช้ระบบบริหารผลงานแบบเต็มรูปแบบ เราก็ต้องตั้งเป้าหมายผลงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรด้วย ส่วนใหญ่การวางแผนผลงานนี้จะเริ่มทำกันตั้งแต่ช่วงปลายๆ ปีต่อต้นปี หัวหน้ากับลูกน้องต้องวางแผนผลงานกันให้เสร็จภายในเดือนมกราคมของปี (ถ้าใช้ปีปฎิทิน)

• ติดตาม ให้คำแนะนำ และสอนงาน (Performance Execution) หลังจากที่วางแผนผลงาน และกำหนดตัวชี้วัดผลงาน หรือความคาดหวังเสร็จแล้ว ไม่จบแค่นั้นนะครับ ในทุกๆ เดือน หัวหน้าจะต้องคอยติดตามความคืบหน้าของงานที่ตั้งเป้าหมายไว้ ว่าลูกน้องแต่ละคนทำงานไปถึงไหนกันบ้าง มีแนวโน้มว่าจะสำเร็จหรือไม่ หรือมีปัญหาอะไรเกิดขึ้น หรือมีอุปสรรคอะไรบ้างในระหว่างทาง หน้าที่ของหัวหน้าในช่วงนี้ก็คือจะต้องคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือ แจ้งผลงานให้ทราบ รวมทั้งสอนและให้คำแนะนำวิธีการทำงาน เพื่อให้ลูกน้องสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เพราะถ้าขาดการช่วยเหลือจากหัวหน้าในขั้นตอนนี้ ความสำเร็จที่เราตั้งกันไว้ ก็จะไม่เกิดขึ้นอย่างแน่นอนครับ ซึ่งในขั้นตอนนี้ก็คือ ขั้นตอนของการพัฒนาพนักงานแต่ละคนอย่างจริงจัง เป้าหมายก็คือ เพื่อให้ผลงานของพนักงานได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ถ้าเห็นว่ามีแนวโน้มจะไม่ได้เป้า ก็คงต้องหาสาเหตุ และตัวผู้จัดการก็ต้องวางแผนพัฒนาพนักงาน สอนงาน แนะนำงาน อบรม ฯลฯ เพื่อให้พนักงานทำงานให้ได้ตามเป้าหมาย

• ประเมินผลงานปลายปี (Performance Appraisal) พอถึงช่วงปลายปี หัวหน้ากับลูกน้องก็จะมาดูว่าผลงานภาพรวมทั้งปีที่ออกมานั้นเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ตอนต้นปี ในระหว่างปีที่ได้ช่วยกันทำงานนั้น ทำให้ผลงานออกมาแล้ว ได้ตามเป้าหมาย หรือได้มากกว่าเป้าหมาย หรือไม่ถึงเป้าหมาย เราก็จะมาประเมินผลงานสรุปทั้งปีที่ผ่านมา ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะได้เอาข้อมูลผลงานนั้นมาวางแผนผลงานในปีถัดไป ว่าจะทำอย่างไร เพื่อให้ผลงานออกมาดีขึ้นกว่าปีที่ผ่านได้อีก

ซึ่งเมื่อเราประเมินทั้งปีเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้จริง ๆ จะทำให้เราเห็นชัดเจนว่า พนักงานแต่ละคนยังต้องได้รับการพัฒนาในแง่มุมใดบ้าง เพื่อที่จะได้วางแผนพัฒนาพนักงานอย่างเป็นระบบ เป้าหมายก็คือ เพื่อให้ผลงานดีขึ้นไปเรื่อย ๆ นั่นเอง

สังเกตนะครับว่า ระบบบริหารผลงานนั้น เป็นตรรกะในการทำงาน ที่ช่วยให้งานประสบความสำเร็จได้ง่ายขึ้น ช่วยให้พนักงานสามารถสร้างผลงานได้ตามที่ตั้งไว้ เป็นระบบที่ช่วยให้หัวหน้าและลูกน้องต่างทำหน้าที่ในบทบาทของตนเองอย่างถูกต้องมากขึ้น หัวหน้าก็ทำหน้าที่ในการช่วงวางแผนผลงาน จากนั้นก็ควบคุมดูแล ไม่พอครับ ถ้าลูกน้องมีปัญหาในการทำงานก็ต้องช่วยแก้ไข สนับสนุนการทำงาน และสอนงานบางอย่างให้ลูกน้องเพื่อให้เขาสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนด ไม่ใช่หัวหน้าลงมือซะเอง

ตัวลูกน้องเองก็จะทำหน้าที่ในส่วนของการลงมือทำผลงานด้วยตนเอง เวลามีปัญหาอะไร ก็จะต้องเข้ามาหารือ ขอคำปรึกษาแนะนำจากหัวหน้า ไม่ใช่เก็บเงียบไว้ ไม่กล้าบอก จนกลายเป็นปัญหาเรื้อรัง จะแก้ไขได้ยากขึ้น

ด้วยระบบบริหารผลงานง่ายๆ แค่นี้ จะช่วยทำให้ผลงานของพนักงานดีขึ้น เมื่อผลงานพนักงานดีขึ้น ผลงานของหน่วยงานก็จะดีขึ้น และถ้าผลงานของทุกหน่วยงานดีขึ้น ผลงานในภาพรวมขององค์กรก็จะดีขึ้นด้วยเช่นกันครับ

ถ้าองค์กรของท่านต้องการให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีขึ้น หรือ ตัองการ Productivity ที่สูงขึ้น ลองเอาระบบบริหารผลงานมาประกอบการพัฒนาพนักงานด้วยนะครับ