การขยายขอบเขตงานให้กว้างขึ้น (Enlargement) ต้องทำอย่างระวัง

ในปัจจุบันนี้ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านน่าจะเคยได้ยินคำว่า Job Enlargement หรือ Multi-Task กันมากขึ้น ซึ่งเกิดขึ้นเนื่องจากต้นทุนของการบริหารพนักงานที่สูงขึ้น โดยเฉพาะเรื่องของค่าจ้างเงินเดือน ซึ่งอาจจะเกิดจากการที่เรารับพนักงานเข้ามาทำงานมากเกินกว่างานที่มี ทำให้งานที่ได้กับค่าใช้จ่ายไม่สมดุลกัน

สิ่งที่นายจ้างมักจะทำก็คือ เวลาที่มีพนักงานลาออกไป ก็จะไม่รับคนใหม่เข้ามาทดแทน และจะมอบหมายงานเดิมของพนักงานที่ลาออกไปนั้น ให้กับพนักงานอื่นที่ทำงานในหน่วยงานเดียวกัน ซึ่งก็ทำให้พนักงานหนึ่งคนอาจจะต้องรับผิดชอบงานที่มากขึ้นทั้งในด้านปริมาณงาน และลักษณะของงาน แรก ๆ ก็ยังพอรับได้ แต่ถ้าทำแบบนี้ต่อไปเรื่อย ๆ อาจจะมีปัญหาตามมาได้เช่นกัน

เราลองมาดูข้อดี และข้อเสียของการทำ Enlargement หรือ Multi-Task ที่ให้พนักงานรับงานมากขึ้น รับผิดชอบมากขึ้น กันหน่อยนะครับ จะได้นำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อดี

• นายจ้างประหยัดเรื่องของค่าจ้างค่าตอบแทน ก็คือ ไม่ต้องจ้างพนักงานเพื่อเข้ามาทดแทนตำแหน่งเดิมที่ออกไป หรือไม่ก็ไม่ต้องเพิ่มตำแหน่งงานใหม่ และรับพนักงานใหม่ ซึ่งทำให้เราไม่ต้องจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานเพิ่มขึ้นอีก นายจ้างอาจจะมีการปรับเพิ่มเงินเดือนให้กับพนักงานเดิมที่ได้รับมอบหมายงานเพิ่มขึ้นได้ แต่อย่างไรก็ดี ต้นทุนพนักงานในระยะยาวย่อมจะลดลง เมื่อเทียบกับการเพิ่มจำนวนพนักงาน ก็เลยทำให้นายจ้างชอบวิธีนี้มากขึ้นเรื่อยๆ เพราะเห็นผลดีในระยะยาว

• พนักงานรู้สึกถึงงานที่ไม่จำเจ จากที่บางองค์กรได้บริหารงานในลักษณะนี้มากขึ้น ก็เลยไปสอบถามกับพนักงานที่ได้รับมอบหมายงานที่มากขึ้นว่ารู้สึกอย่างไรบ้าง คำตอบที่ได้ส่วนใหญ่ก็คือ เห็นใจนายจ้าง ก็เลยแบ่งๆ งานกันไปทำ โดยไม่ต้องรับคนใหม่ และพนักงานเองก็ได้รับค่าจ้างเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อย ซึ่งก็เป็นการตอบแทนงานที่เพิ่มขึ้นในอีกลักษณะหนึ่ง พนักงานบางคนก็รู้สึกว่า งานเริ่มมีความท้าทายมากขึ้น และต้องบริหารเวลาในการทำงานให้ดีขึ้น เพื่อให้งานหลายๆ ด้าน ออกมาสำเร็จตามเป้าหมาย

• พนักงานมีทักษะรอบด้านมากขึ้น ข้อดีอีกอย่างหนึ่งก็คือ การที่พนักงานต้องทำงาน และรับผิดชอบงานหลายๆ หน้ามากขึ้น ก็จะทำให้พนักงานมีทักษะในการทำงาน ทั้งในด้านการบริหารงาน และทางด้านเทคนิคที่ลึกขึ้น กว้างขึ้นไปโดยปริยาย ซึ่งบางองค์กรถือว่านี่เป็นการพัฒนาพนักงานทางหนึ่งเช่นกัน เพราะพนักงานจะเก่งขึ้น มองรอบด้านได้มากขึ้นแทนที่จะมองงานแค่เพียงด้านเดียว ก็จะเข้าใจงานที่แง่มุมต่างๆ มากขึ้น ซึ่งถ้าพนักงานเก่งขึ้น ก็จะส่งผลต่อผลงานขององค์กรที่ดีขึ้นด้วยเช่นกัน

ข้อเสีย

• พนักงานเหนื่อยล้า ข้อเสียประเด็นแรกที่ได้เจอมาในองค์กรที่เน้นเรื่องของ Multi-Task ก็คือ พนักงานทำงานไปสักพักจะเริ่มล้า เพราะเวลา 8 ชั่วโมง ซึ่งเคยทำงานแค่ของตนเองเดิม กลับต้องรับผิดชอบงานที่มากขึ้นไปอีก ซึ่งก็ทำให้พนักงานเกิดความเหนื่อยล้าในการทำงานแต่ละวันมากขึ้น ซึ่งก็จะส่งผลต่อความเครียดมากขึ้นด้วย ผมเองเคยได้ยินพนักงานบางคนบ่นให้ฟังว่า ไม่คุ้มเลยกับที่ได้รับค่าจ้างเพิ่มขึ้น เพราะจบงานในแต่ละวันด้วยความเหนื่อยอ่อน

• ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ข้อนี้เป็นผลต่อเนื่องมากจากข้อแรกด้วยเช่นกัน กล่าวคือ เมื่อพนักงานเหนื่อยและล้าในการทำงานที่หลากหลายมากขึ้น ก็จะทำให้ผลงาน ทั้งในด้านปริมาณงาน และคุณภาพงานนั้น ขาดประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพราะต้องแบ่งเวลาและบริหารเวลาในการทำงานมากขึ้นกว่าเดิม ใครที่บริหารเวลาไม่เป็นก็จะเป็นผลทำให้ผลงานโดยภาพรวมแล้วแย่ลง

• พนักงานสมาธิสั้นลง ประเด็นนี้น่าจะเป็นผลที่ตามมาจากการที่ต้องทำงานหลายอย่าง ก็เลยทำนี่นิด โน่นหน่อย จับงานนี้ได้ไม่นาน ก็เปลี่ยนไปทำงานนั้นหน่อย จากนั้นก็กลับมาทำงานนี้ใหม่ ไม่นานก็เปลี่ยนอีก สุดท้ายก็เลยไม่เสร็จสักงาน ถ้าพนักงานไม่รู้จักที่จะ Focus ในสิ่งที่ทำให้เสร็จเป็นเรื่องๆ ไป ก็จะเกิดปัญหานี้ตามมา จากนั้นก็จะกลายเป็นอุปนิสัยของพนักงานคนนั้นไปโดยปริยาย พนักงานเองก็จะรู้สึกว่าตนเองทำงานเยอะมาก ในหนึ่งนาทีทำตั้งหลายอย่าง แต่เอาเข้าจริงๆ ไม่เสร็จสักอย่าง

สำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างวิธีการทำงานแบบ Multi-Task ให้กับพนักงาน สิ่งที่ต้องระวังก็คือ ข้อเสียที่กล่าวมาข้างต้น มากไปก็ไม่ดี น้อยไปก็ไม่ดี สิ่งที่ต้องทำก็คือเดินสายกลางครับ ยิ่งในองค์กรที่เน้นเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นหลักแล้วนั้น สิ่งที่พนักงานต้องการมากที่สุดก็คือ Work-Life Balance ครับ

อย่าลืมนะครับอะไรที่มันสุดโต่งเกินไปนั้น ไม่ได้ทำให้เกิดผลดีเลยครับ