เทคนิคที่จะทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ตอนที่ 2

บทความที่แล้วได้เขียนถึงเรื่องของสาเหตุว่าทำไมพนักงานบางคนถึงทำงานไม่ได้ตามเป้าหมายที่เราต้องการ หรือที่เรามอบหมายให้ไป ซึ่งเราใช้ CAP เป็นหลักในการวิเคราะห์ ซึ่งประกอบด้วย ตัวแรกก็คือ C ซึ่งก็คือ Clarity ซึ่งหมายถึงความชัดเจนและเข้าใจตรงกันในงานที่มอบหมายไป พนักงานกับผู้จัดการจะต้องเห็นภาพผลสำเร็จของงานที่ตรงกัน

บทความฉบับนี้ เราจะมาต่อในตัวที่สองของ CAP ก็คือ ตัว A – Attainability ซึ่งหมายถึงงานที่เรามอบหมายให้ไปแล้วนั้น (ที่มีความเข้าใจตรงกันแล้ว) งานนั้นพนักงานสามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้หรือไม่ หรือพูดในอีกนัยหนึ่งก็คือ พนักงานรู้สึกว่างานที่ได้รับมานั้นมันยากไปที่จะบรรลุหรือไม่ ซึ่งเมื่อไรที่พนักงานรู้สึกว่างานที่ได้รับมานั้นทำให้ตายยังไงก็ไม่ได้แน่นอน เขาก็จะไม่ทำ และไม่อยากทำ รวมทั้งไม่มีแรงจูงใจที่จะทำอีกด้วย

ผู้จัดการบางคนมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงานวันแรก โดยเล่าให้ฟังถึงความคาดหวังในผลงานที่ต้องการได้อย่างชัดเจนมาก พนักงานเองก็เห็นภาพนั้น แต่สิ่งที่พนักงานคนนั้นคิดในใจก็คือ “เราจะทำได้อย่างไรเนี่ยะ เพิ่งจะเริ่มงานใหม่ ความรู้ในงานก็ยังไม่มี ต้องประสานงานกับใครบ้างก็ไม่บอก ไม่มีการแนะนำวิธีการทำงานอะไรเลย บอกแต่เพียงว่าต้องการความสำเร็จแบบนั้นแบบนี้ แล้วเราจะไปทำได้ยังไง”

พอพนักงานรู้สึกแบบนี้ สิ่งที่จะเกิดขึ้นตามมาก็คือ ไม่อยากทำงาน บางคนอาจจะลองสู้สักตั้งนึง แต่สุดท้ายถ้าเขารู้ตัวว่าไม่สามารถที่จะบรรลุได้ เขาก็จะไม่ทำ ซึ่งผลก็คือ ผลงานพนักงานคนนั้นก็ไม่ออกมาให้เราเห็น

เรื่องของ Attainability นั้นส่วนหนึ่งเป็นเรื่องของความเชื่อในใจของพนักงานเองด้วยว่า เขาเชื่อหรือไม่ว่างานนั้นสามารถทำให้สำเร็จได้ ยิ่งถ้าเขามีความเชื่อมั่นสูงว่างานนั้นสามารถทำให้สำเร็จได้แน่นอน พนักงานคนนั้นก็จะพยายามหาวิธีการทำงานเพื่อให้งานสำเร็จให้ได้ จุดนี้เองหัวหน้างาน หรือผู้จัดการจะต้องช่วยทำให้พนักงานเชื่อให้ได้ว่างานนั้นเขาสามารถทำได้แน่นอน ในหนังสือ Aha performance ได้ให้คำแนะนำไว้ว่า การที่หัวหน้าจะพิจารณาเรื่องของ Attainability ของพนักงานนั้น มีเครื่องมือที่เรียกว่า 10 Es ช่วยในการพิจารณา มีดังนี้ครับ

• Education
• Experience
• Expertise
• Ethics

4 E ตัวแรกนี้ผมขอสรุปง่ายๆว่า ผู้จัดการจะต้องพิจารณาว่าพนักงานคนนั้นๆ มีความรู้ ทักษะ และความสามารถในการทำงานนั้นๆ หรือไม่ ยังขาดทักษะเรื่องอะไรอยู่บ้างหรือเปล่าที่จะทำให้งานไม่สำเร็จ เมื่อเรารู้ เราจะได้พัฒนาและอุดช่องว่างของพนักงานคนนั้นก่อน เพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าเขาสามารถทำงานได้ให้สำเร็จได้ ดังนั้นก่อนที่เราจะมอบหมายงาน หรือกำหนดเป้าหมายผลงานให้กับพนักงาน เราในฐานะผู้จัดการของพนักงานคนนั้น จะต้องพิจารณาพนักงานแต่ละคนว่า เขามีความรู้ ทักษะ และความสามารถเพียงพอที่จะทำให้งานนั้น ๆ บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ มีศักยภาพเพียงพอที่จะเรียนรู้และต่อยอดความรู้ทักษะที่ตนมีอยู่หรือไม่ เพื่อให้งานสำเร็จได้

• Equipment
• Empowerment
• Expenses

3 E ถัดมาคือการพิจารณาเรื่องของเครื่องไม้เครื่องมือ และการสนับสนุนเรื่องค่าใช้จ่ายและงบประมาณต่างๆ ที่มีผลต่อการทำงานของพนักงานให้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเครื่องมือ อุปกรณ์การทำงาน เงิน ว่ามีพร้อมหรือไม่ บางแห่งสั่งการให้ทำงานโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์บางโปรแกรมเป็นเครื่องมือในการทำงาน แต่บริษัทกลับไม่มีโปรแกรมนี้สนับสนุนให้พนักงานทำงาน ถามว่าจะสำเร็จได้หรือไม่ เป็นต้น

หรือให้ทำโครงการบางอย่างให้สำเร็จ วางภาพไว้อย่างสวยหรูชัดเจนมาก แต่ไม่มีงบประมาณให้ใช้ แล้วจะสำเร็จได้อย่างไร หรือในเรื่องของอำนาจหน้าที่ที่เราต้องให้พนักงานไปด้วย เช่น การตัดสินใจในการทำงานของเขา ไม่ใช่เราต้องเข้าไปล้วงลูกอยู่ตลอดเวลา จนพนักงานเองไม่มีสิทธิและไม่มีอิสระในการสร้างผลงานเอง แบบนี้ก็ยากที่จะสำเร็จได้ และเป็นการทำให้พนักงานสับสนได้ว่า อะไรที่เขาควรจะตัดสินใจ อะไรที่ตัดสินใจเองไม่ได้

MD บางคนของบริษัทที่มีหน้าที่ดูแลงานทั้งหมดของบริษัท และทำให้บริษัทไปสู่เป้าหมายให้ได้ แต่กลับไม่ได้อำนาจในการตัดสินใจอะไรเลย เวลาจะทำอะไร หรือใช้เงินเท่าไร ก็ต้องนำเสนอคณะกรรมการทุกครั้ง MD คนนี้ก็คงไม่มีแรงจูงใจในการทำงาน และไม่อยากสร้างผลงานสักเท่าไร จริงมั้ยครับ

• Energy
• Enthusiasm
• Environment

3 E ถัดมานี้ เป็นเรื่องของพลังภายในตัวของพนักงานคนนั้นเองว่าเขามีพลังในการสร้างผลงานมากสักเท่าไร ถ้าทุกอย่างพร้อม เช่น ความรู้ ทักษะ ความสามารถพร้อม เครื่องไม้เครื่องมือ อุปกรณ์ เงิน พร้อม แต่พนักงานไม่มีแรง ไม่มีพลัง ไม่มีความกระตือรือร้น ผลงานก็ไม่ออกอีก ใน 3E นี้จะเป็นเรื่องของแรงจูงใจ การสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงาน การสร้างบรรยากาศในการทำงานที่เหมาะสมและเอื้อต่อการสร้างสรรค์ผลงานที่ดี

ดังนั้น 3 กลุ่มข้างบนผู้จัดการจะต้องวิเคราะห์พนักงานแต่ละคนให้ออกว่า ในเรื่องของ Attainability นั้น พนักงานแต่ละคนยังขาดเรื่องอะไร จะได้เสริมในส่วนที่ขาดไป เพื่อให้พนักงานจะได้มีความเชื่อว่า งานที่ได้รับมอบหมายมานั้นเขาสามารถทำให้บรรลุผลสำเร็จได้อย่างไม่ยากเลย

ถึงตรงนี้ผมเชื่อว่าท่านที่เป็นหัวหน้างานและมีลูกน้อง น่าจะพอมองออกแล้วว่า อะไรที่เป็นสาเหตุทำให้พนักงานของตนนั้นไม่สามารถทำงานให้บรรลุเป้าหมายที่เราต้องการได้ ซึ่งวันนี้เราก็มีเกณฑ์ในการพิจารณาไปแล้ว 2 ตัวก็คือ Clarity และ Attainability บทความตอนถัดไป เราจะมาดูตัวสุดท้ายกันก็คือเรื่องของ P-Pay off คืออะไร อย่าลืมติดตามกันนะครับ