เทคนิคที่จะทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ตอนที่ 1

ปัจจุบันนี้เป้าหมายในการทำงานถือเป็นสิ่งสำคัญมาก และเป็นหลักยึดที่สำคัญที่สุดที่องค์กรจะต้องไปถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้ให้ได้ เราจะเห็นเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมาย และเครื่องมือในการนำพาพนักงานไปสู่เป้าหมาย เกิดขึ้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็น MBO KPI OKR ฯลฯ ยิ่งไปกว่านั้นหลายองค์กรในยุคนี้ก็เริ่มตั้งเป้าหมายกันแบบ 10X ก็คือต้องเติบโตเป็นเท่าตัว สิบเท่าตัว โตแบบก้าวกระโดด (Exponential)

สิ่งที่สำคัญตามมาหลังจากที่มีการกำหนดเป้าหมายแล้ว ก็คือ การลงมือทำเพื่อให้งานออกมาได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ มิฉะนั้นเป้าหมายที่กำหนดไว้ก็ไม่มีความหมายอะไร กลายเป็นข้อความที่ดูดี แต่ทำไม่ได้เท่านั้นเอง

คำถามที่ผู้บริหาร และผู้จัดการในองค์กรมักจะถามเสมอก็คือ “ทำไมพนักงานจึงทำงานไม่ได้ตามที่เรามอบหมายให้ ไม่ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ทั้ง ๆ ที่ก็มีการสอนงาน ให้คำแนะนำ แต่งานก็ยังออกมาผิดพลาด และผิดในจุดเดิมๆ อีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น บางครั้งมอบหมายงานไปแล้วก็เก็บเงียบ ถ้าไม่ตามก็ไม่มีผลงานอะไรออกมาให้เห็น แล้วแบบนี้เป้าหมายที่กำหนดไว้แบบก้าวกระโดดมันจะไปถึงได้จริงหรือ”

ในความเห็นของผมนั้น เราคงต้องนั่งวิเคราะห์และพิจารณาหาสาเหตุก่อนเลยว่าทำไมลูกน้องของเราถึงไม่สามารถทำผลงานได้ตามที่เราคาดหวัง วิธีที่ผมอยากจะแนะนำให้ทุกท่านลองใช้ก็คือ ใช้หลัก 3 ตัว ก็คือ CAP

ถ้าจะให้พนักงานทำงานได้ตามเป้าหมายเราจะต้องคำนึงถึง CAP อย่างชัดเจน และต้องพิจารณาให้ถ้วนถี่ในแต่ละตัว ซึ่งผมจะเขียนแยกเป็น 3 ตอนแยกกันไปในรายละเอียด โดยเริ่มจากตัวแรกก็คือ C-Clarity

• C มาจาก Clarity แปลว่า เป้าหมายที่เรากำหนด หรือ มอบหมายให้กับพนักงานแต่ละคนนั้น มีความชัดเจนมากน้อยแค่ไหน หัวหน้ากับพนักงาน เข้าใจภาพเป้าหมายและผลลัพธ์ในภาพเดียวกันหรือไม่ ดังนั้นท่านหัวหน้าและ ผู้จัดการ จะต้องทบทวนคำสั่งของเราดูก่อนว่า ที่เราสั่งงานไปนั้นมีความชัดเจนแค่ไหน ที่สำคัญมากก็คือ อย่าคิดไปเองว่าพนักงานจะเข้าใจตรงกับเรานะครับ เพราะหลายครั้งที่มุมมองของพนักงานกับมุมมองของหัวหน้านั้นไม่ตรงกันเลย ผมเคยมอบหมายงานให้ลูกน้องทำ Powerpoint Presentation โดยบอกไปว่า ทำออกมาให้สวยและน่าสนใจนะ ลองเดาผลลัพธ์ที่ออกมาสิครับว่าเป็นอย่างไร คำว่าสวยและน่าสนใจของลูกน้องผม กับของผมนั้นมันคนละมุมมองกันเลย พอผมเห็นสไลด์แล้วมันไม่ตรงกับสิ่งที่เราต้องการ เพราะมันออกมาเป็นสีลูกกวาด และมีภาพการ์ตูนมากมาย แบบนี้จะไปว่าพนักงานว่าไม่มีความสามารถก็ไม่ใช่อีก เขาทำงานส่งเราก่อนเวลาด้วย และพยายามออกแบบให้สวยงามด้วยซ้ำไป แต่ผลก็คือสวยของเขากับสวยของเรามันไม่เหมือนกัน ดังนั้นคำสั่งที่เรามอบหมายไปนั้นจะต้องมานั่งดูว่ามีความชัดเจนแค่ไหน พนักงานมองเห็นในแบบเดียวกับที่เรามองหรือเปล่า มีอะไรที่ต้องคำนึงถึงในการทำผลงานนี้ ก็ต้องอธิบายให้ชัดเจน

คำสั่ง หรือ วัตถุประสงค์ หรือ งานที่มอบหมายที่เราจะสั่งการให้กับพนักงานนั้น ต้องมีความชัดเจน เห็นภาพ และเข้าใจตรงกัน ดังนั้น เป้าหมายที่เรากำหนด จะต้องมีครบ 3 องค์ประกอบ หรืออย่างน้อย ก็ต้องมี 2-3 องค์ประกอบเหล่านี้คือ

• ต้องทำเท่าไหร่ เป้าหมายนี้ก็คือ ด้านปริมาณ ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า พนักงานจะต้องทำงานในปริมาณงานเท่าไหร่ จำนวนเท่าไหร่ ยอดเท่าไหร่ ฯลฯ ไม่ใช่แค่สั่งว่า ทำให้ได้มากที่สุดนะ โดยที่พนักงานเองก็ไม่รู้ว่า มากที่สุดที่นายต้องการมันคือเท่าไหร่กันแน่ หรือ สั่งแค่ว่า ผมต้องการให้คุณทำงานให้ดีกว่านี้ คำว่าดีกว่านี้ อะไรบ้างล่ะที่ต้องดีกว่านี้ กว้างๆ แบบนี้ไม่มีใครเข้าใจตรงกับเราอย่างแน่นอน และสุดท้ายพนักก็จะทำในสิ่งที่ตัวเองคิดว่าดี นายก็คิดอีกแบบ ไม่ตรงกันสักที ดังนั้น กำหนดให้ชัดเจนไปเลย เป็นตัวเลขคร่าว ๆ ได้ยิ่งดี

• ต้องทำให้ดีแค่ไหน ในกรณีนี้ก็คือ คุณภาพงาน นอกจากปริมาณที่ต้องได้แล้ว คุณภาพของงานจะต้องเป็นอย่างไร ก็ต้องมีการกำหนดให้ชัดเจน เช่นความถูกต้องของงาน ก็บอกไปเลยว่า ถ้ามีผิด ก็ต้องผิดไม่เกินกี่ประเด็น ยอมรับความผิดพลาดได้แค่ไหน ถ้ามีผลงานตัวอย่างก็เอามาให้พนักงานดูได้ยิ่งดี หรือเป็นรูปภาพของคุณภาพงานที่ดี เพื่อที่จะได้เห็นภาพที่ตรงกัน

• ต้องทำเสร็จเมื่อไหร่ ก็คือ เวลาในการทำงาน จะต้องเสร็จเมื่อไหร่ ส่งวันไหน ประเด็นนี้ก็ต้องสั่งการให้ชัดเจน ไม่ใช่สั่งว่า เอาเร็วที่สุด เร็วที่สุดของพนักงานกับของผู้จัดการก็ไม่รู้ว่าเท่ากันหรือไม่

ดังนั้นก่อนที่จะไปกล่าวหาพนักงานว่าทำงานไม่ได้ หรือสอนเท่าไรก็ไม่รู้จักจำ หรือ ทำไม่ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ สิ่งที่หัวหน้างานจะต้องพิจารณาให้รอบคอบก่อนก็คือ เรามอบหมายงานไปอย่างชัดเจนหรือยัง เรากับลูกน้องของเราเข้าใจและเห็นภาพในสิ่งที่ต้องการให้ทำอย่างชัดเจนและตรงกันหรือยัง เพราะนี่คือจุดเริ่มต้นที่สำคัญในการช่วยให้พนักงานสามารถทำผลงานได้ตามเป้าหมายนั่นเอง

ถ้าเราสั่งการอย่างชัดเจนแล้ว และเข้าใจตรงกันแล้วแต่ผลงานก็ยังไม่ออก เราจะมาต่อในตัวที่สองที่จะต้องวิเคราะห์กันก็คือ A – Attainable ซึ่งมีรายละเอียดอย่างไรนั้น มาติดตามกันในบทความตอนที่ 2