วงจรชีวิตการทำงานของพนักงานในองค์กร กับการวางระบบ HR

มีคำถามมาจากท่านผู้อ่าน blog ของผมท่านหนึ่ง ถามมาว่า “ถ้าจะวางระบบ HR หรือ วางแผนงาน HR ให้กับองค์กร เราจะทราบได้อย่างไรว่า เราต้องวางแผนในเรื่องอะไรบ้าง เพราะดูจากกระบวนการการบริหารทรัพยากรบุคคลแล้ว มันก็สำคัญไปหมด ตอนนี้ก็เลยตัดสินใจไม่ถูกว่าต้องเริ่มจากระบบอะไร พอไปถามผู้บริหาร ผู้บริหารก็ตอบมาว่า คุณก็ลองพิจารณาดูสิ เพราะนี่คือหน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายบุคคลไม่ใช่หรือ”

แนวทางในการพิจารณาว่า องค์กรแต่ละแห่งควรจะต้องปรับปรุงงาน HR ในด้านไหนบ้างนั้น มีอยู่หลายแนวทาง ไม่ว่าจะเป็นการสอบถามความคิดเห็นของพนักงาน การทำ Satisfaction Survey หรือ แม้กระทั่งการทำ Engagement Survey ก็ทำให้เรามองเห็นว่า องค์กรเราควรจะต้องปรับปรุงอะไรในงาน HR บ้าง

แต่ถ้าพนักงานเองยังตอบไม่ได้ว่าตนเองต้องการอะไร หรือบางทีก็ตอบมาแบบต่างคนต่างมีความต้องการที่แตกต่างกันไป จนไม่สามารถที่จะสรุปได้ ก็คงต้องอาศัยระดับบริหารมานั่งพิจารณากันด้วยเหมือนกัน

แนวทางที่สำคัญและทำให้เราได้ข้อมูลว่าเราควรจะพัฒนา หรือปรับปรุงงาน HR ในด้านไหนบ้าง ก็คือ การใช้ วงจรชีวิตการทำงานของพนักงานมาเป็นตัวช่วยพิจารณา โดยพิจารณาไปทีละช่วงวงจรชีวิตของพนักงาน ว่าช่วงไหนที่บริษัทเรายังทำได้ไม่ดีพอ และมีปัญหาในการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กร ก็วางระบบ หรือแก้ไขในกระบวนการนั้น ๆ ไป

วงจรชีวิตในการทำงานของพนักงาน หรือที่เราเรียกว่า Employee Life Cycle นั้น ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ผมอ้างอิงจากหนังสือชื่อ People Practice ของ CIPD

• Attraction (Finding Employees) ช่วงแรกก็คือ ช่วงของการสร้างแรงดึงดูดพนักงานเก่ง ๆ ที่องค์กรต้องการ เราทราบหรือไม่ว่าเราต้องการพนักงานแบบไหน คุณสมบัติอย่างไร ชัดเจนแค่ไหน เพราะจะมีผลต่อการไปหาแหล่งของพนักงานที่เราต้องการ อีกทั้ง เรามีการทำ Employer Branding ที่เข้มแข็ง และชัดเจนแค่ไหน เพียงพอที่จะดึงดูดคนเก่งๆ ให้อยากมาทำงานกับเราหรือไม่ การที่องค์กรเราจะดึงดูดคนเก่งๆ ได้ดี ระบบอื่นๆ ทางด้าน HR จะต้องมีความชัดเจน เพื่อที่จะไปบอกกับคนทั่วไปได้ว่า เราเป็นองค์กรแบบไหน น่าทำงานด้วยมากน้อยแค่ไหน

• Recruitment and Selection คือ ขั้นตอนของการสรรหาคัดเลือกพนักงาน เราสามารถที่จะสรรหาผู้สมัครเข้ามาได้ตรงกับที่เราต้องการมากน้อยแค่ไหน เวลาประกาศหาคน เราได้คนที่ตรงแค่ไหนมาให้เราเลือก หรือประกาศไปแล้วไม่มีใครสนใจเลย หรือ คนที่สนใจกลับไม่ใช่กลุ่มเป้าหมายที่เรากำลังต้องการ แสดงว่า วิธีการสรรหาคนของเราอาจจะต้องปรับปรุง จากนั้นก็มาถึงการคัดเลือกผู้สมัคร เรามีวิธีการคัดเลือกที่มั่นใจได้ว่า เราจะได้พนักงานที่เหมาะสมกับองค์กรของเราแค่ไหน หรือสักแต่ว่าคัดเลือกกันไปตามระบบ และขั้นตอนที่กำหนดไว้ คุยสัมภาษณ์ไปเป็นพิธีก็พอ ชอบคนไหน ก็เลือก ไม่ชอบคนไหนก็ไม่ต้องไปเลือก ถ้าเป็นแบบนี้ ก็จะทำให้องค์กรได้พนักงานแบบที่ไม่เหมาะสมมาทำงาน ก็จะกระทบต่อวัฒนธรรมองค์กร และผลงานขององค์กรอย่างมาก

• Onboarding เมื่อเราได้พนักงานเข้ามาแล้ว เรามีวิธีการในการสร้างความคุ้นเคยในช่วงแรกของการทำงานให้กับพนักงานอย่างไรบ้าง ตั้งแต่การทำสัญญาจ้าง การปฐมนิเทศ การจัดอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ การต้อนรับขับสู้ การสอนงานแนะนำการทำงาน การแนะนำเรื่องของการใช้ชีวิตในที่ทำงานว่าจะต้องวางตัวอย่างไร แบบไหน วัฒนธรรมขององค์กรเราเป็นอย่างไรบ้าง ฯลฯ หรือ เราไม่มีอะไรเลย ปล่อยให้พนักงานใหม่เข้ามาทำงานแบบตัวใครตัวมัน เคยเห็นบางคนนั่งเฉยๆ ไม่มีอะไรทำอยู่เป็นเดือน ๆ โดยที่ไม่มีใครมาสนใจสอนงาน มอบหมายงานก็มี แบบนี้พนักงานใหม่ก็จะรู้สึกไม่ดี เราก็จะสูญเสียพนักงานมือดีที่เราอุตส่าห์หามาด้วยความยากลำบาก

• Development ช่วงการพัฒนาพนักงาน คือ เมื่อพนักงานทำงานได้แล้ว เริ่มคุ้นเคยกับองค์กร ก็ต้องถึงช่วงเวลาแห่งการพัฒนาต่อยอดกันไปเรื่อย ๆ เรามีระบบการพัฒนาพนักงานที่ดีแค่ไหน มีการใช้เครื่องมือในการพัฒนาพนักงานอย่างไรบ้าง เราใช้งบประมาณในการพัฒนาพนักงานคุ้มค่ากับสิ่งที่องค์กรต้องการแค่ไหน เมื่อพัฒนาแล้ว พนักงานเก่งขึ้นใช่หรือไม่ มีการเก็บข้อมูลหรือไม่

• Retention ช่วงของการเก็บรักษาพนักงานไว้กับเรา เรามีปัญหาเรื่องนี้หรือไม่ เช่น พนักงานพอเก่งแล้ว ก็ลาออกไปอยู่ที่อื่นตลอด ถ้าเช่น ก็คงต้องพิจารณาเครื่องมือในการเก็บรักษาพนักงานมือดีว่าเราติดปัญหาอะไรตรงไหนบ้าง เช่น ระบบการให้รางวัลผลงาน ค่าตอบแทน สวัสดิการ และที่สำคัญก็คือ ระบบความก้าวหน้าตามสายอาชีพตอบโจทย์พนักงานหรือไม่ มีหรือไม่มี พนักงานมั่นใจได้หรือไม่ว่า ถ้าทำงานอยู่กับองค์กรต่อไปเรื่อย ๆ จะเติบโตไปได้ตามเป้าหมายที่เขาต้องการ

• Separation ช่วงสุดท้ายของวงจรชีวิตการทำงานของพนักงานก็คือ ช่วงที่ต้องแยกจากกัน ถ้าเป็นพนักงานมือดี เราก็คงอยากให้เป็นการเกษียณอายุตามระบบปกติที่จะทำให้พนักงานต้องจากกันกับเรา เราคงไม่อยากให้คนเก่งๆ ต้องลาออกระหว่างทาง หรือไปอยู่กับคู่แข่งหลังจากที่เราพัฒนาเขาอย่างเต็มที่แล้ว ดังนั้นก็ต้องคิดต่อไปว่า จะมีอะไรที่เราสามารถจะดึงดูดให้พนักงานทำงานกับเราจนเกษียณอายุได้บ้าง หรือถ้ามีพนักงานต้องลาออกจริง ๆ เราจะมีวิธีการบริหารจัดการอย่างไรเพื่อให้พนักงานยังคงรู้สึกดีกับเรา เพื่อวันหนึ่งคนเก่งคนนี้อาจจะกลับมาทำงานกับเราใหม่ หรือ ถ้าอนาคตเขามีประสบการณ์มากขึ้น เราอาจจะยื่นข้อเสนอให้เขากลับมาทำงานกับเราใหม่ได้ โดยที่ยังคงมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันอยู่

นี่คือ 6 ช่วงวงจรหลักๆ ที่อ้างอิงจาก CIPD สิ่งที่ HR และผู้บริหารต้องพิจารณาก็คือ ช่วงไหนของวงจรชีวิตการทำงานของพนักงานที่เรายังไม่สามารถบริหารจัดการมันได้ดี และมักจะมีปัญหาเสมอในองค์กรของเรา ก็เอาช่วงนั้นมาพิจารณาว่าจะต้องมีระบบงาน HR อะไรบ้างที่ต้องทำให้ดีขึ้นให้ได้ในช่วงวงจรชีวิตนั้น ๆ

อย่าลืมนะครับว่า แต่ละช่วงชีวิตการทำงานนั้น มันมีผลถึงกันได้เสมอ เช่น ถ้าเราเลือกพนักงานไม่ดีเข้ามา ก็จะมีผลต่อการพัฒนา และการเก็บรักษาได้ หรือถ้าเราเลือกพนักงานได้ดี มีคนเก่งเข้ามามากมาย แต่เรื่องของการพัฒนายังไม่ดีพอ ก็จะมีผลต่อการเก็บรักษาพนักงานได้อีกเช่นกัน

ก็น่าจะพอเป็นแนวทางในการวิเคราะห์เพื่อหาว่าระบบ HR ด้านใดขององค์กรที่เราต้องพัฒนาและวางระบบ เพื่อสุดท้ายแล้ว เราจะสามารถสร้างประสบการณ์ในการทำงานที่ดีให้กับพนักงานในทุกช่วงชีวิตการทำงานของพนักงานได้