แผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน เราเอามาจากที่ไหนได้บ้าง

ช่วงต้นปีแบบนี้ หลายองค์กรมักจะมีคำถามสอบถามมาตามกลุ่มโซเชียลต่าง ๆ รวมทั้ง สอบถามจากเพื่อน ๆ ร่วมอาชีพ ว่า “ใครมีแผนฝึกอบรมบ้าง เอามาแชร์กันหน่อย” หรือ “บริษัทใดที่ทำแผนอบรมแล้วบ้าง จะขอเอามาดูเป็นตัวอย่าง” ฯลฯ คำถามก็คือ แผนการอบรมและพัฒนานั้น เราสามารถเอาของบริษัทอื่นมาเป็นแผนของเราได้จริงหรือ

บางท่านอาจจะตอบกลับมาว่า ก็แค่เอามาเป็นตัวอย่าง แต่เชื่อหรือไม่ว่า มีหลายคนที่เอามาแล้วก็ลอกเลียนแบบหลักสูตรที่องค์กรอื่นทำไว้ แล้วก็เอามาใช้เป็นแผนการอบรมของตนเอง โดยที่ไม่ได้ดูเลยว่า พนักงานของเรานั้นมีความจำเป็นในการอบรมและพัฒนาหลักสูตรเหล่านั้นมากน้อยแค่ไหน เห็นแค่เพียงหลักสูตรดูดี ก็เอาบ้าง

แผนอบรมและพัฒนาพนักงานขององค์กรนั้น เราสามารถวิเคราะห์และกำหนดแผนของเราเองได้เลย โดยไม่จำเป็นที่จะต้องไปดูว่า แผนอบรมของบริษัทอื่นเขามีอะไรบ้างด้วยซ้ำไป โดยปกติแล้วแผนในการอบรมและพัฒนา รวมถึงหลักสูตรในการอบรมพนักงานนั้น จะมีที่มาจากแหล่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

• Training Roadmap ของบริษัทเอง อันนี้จะเปรียบเสมือนความรู้พื้นฐานของแต่ละบริษัท ที่พนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่ จำเป็นจะต้องรู้ไว้ ซึ่งแผนอบรมและหลักสูตรส่วนใหญ่ก็จะเป็นความรู้พื้นฐานในด้านต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำงานกับบริษัทเรา เช่น ความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของบริษัท ความรู้เกี่ยวกับระบบมาตรฐาน ระบบคุณภาพ กระบวนการในการทำงาน รวมถึง กฎหมายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เรียกได้ว่า เป็นวิชาบังคับก่อนที่จะทำงาน หรือ ในช่วงเริ่มต้นของการทำงาน 0-3 ปี วิชาเหล่านี้พนักงานที่เข้ามาทำงานกับองค์กรจะต้องได้รับการอบรมทั้งหมด ดังนั้น เราก็สามารถทำแผนอบรมได้แล้วในแผนแรก ก็คือ สำหรับพนักงานที่เพิ่งเข้าทำงานใหม่ จะต้องอบรมวิชาภาคบังคับเหล่านี้ในเรื่องอะไรบ้าง ใครอบรมไปแล้ว ใครยัง ปีถัดไปถึงคิวใคร ฯลฯ

• จากการประเมินผลงานในปีที่ผ่านมา แหล่งที่มาของแผนการอบรมและพัฒนาที่สำคัญอีกแหล่งก็คือ มาจากผลการประเมินผลงานของพนักงานแต่ละคน ซึ่งส่วนใหญ่องค์กรมักจะมองข้ามในส่วนนี้ไปอย่างน่าเสียดาย เพราะระบบประเมินผลงานที่มีอยู่ ถ้าไม่ได้มาตรฐานจริง ๆ เราก็จะมองไม่เห็นจุดอ่อน หรือจุดที่จำเป็นต้องพัฒนาของพนักงานเลย แต่ถ้าระบบประเมินผลงานของเราดีพอ ผู้ประเมินหรือผู้จัดการทุกคนที่ทำหน้าที่บริหารผลงาน และประเมินผลงานลูกน้องของตนเองโดยตรง จะต้องรู้อย่างแน่นอนว่า ลูกน้องของตนแต่ละคนนั้น ยังต้องพัฒนาอะไรบ้าง โดยปกติ ก็จะมีสองด้านใหญ่ ก็คือ ด้านผลงานโดยตรง ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นความรู้ทักษะตรงกับการทำงานนั้น ๆ กับอีกด้านหนึ่งก็คือ พฤติกรรมในการทำงาน ซึ่งถ้าองค์กรมี Core Competency และ Managerial Competency และ Functional Competency ไว้แล้ว ก็จะยิ่งง่ายในการพิจารณาว่าพนักงานคนไหนยังต้องพัฒนาใน Competency ตัวไหน โดยอาศัยพฤติกรรมในการทำงานของปีที่ผ่านมาเป็นตัวพิจารณา จากนั้น ก็ส่งให้กับทาง HR เพื่อรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล จากนั้น ก็สามารถทำออกมาเป็นแผนการอบรมและพัฒนาพนักงานทั้งองค์กรได้เช่นกัน สำหรับบริษัทที่ยังไม่มี Competency ที่ชัดเจนและเป็นทางการ ก็สามารถทำได้เช่นกัน เพียงแต่อาจจะต้องให้ผู้จัดการวิเคราะห์ลึกหน่อย แต่โดยปกติแล้ว ถ้าผู้จัดการดูแลพนักงานแต่ละคนอย่างจริงจัง เขาจะรู้ในทันทีว่า พนักงานแต่ละคนนั้นยังต้องพัฒนาเรื่องอะไรต่อบ้าง เพื่อให้ผลงานดีขึ้นในปีถัดไป

• จาก Competency Base HRD อันนี้จะคล้ายๆ กับข้อที่แล้ว เพียงแต่เรามุ่งไปที่การใช้ Competency ในการวางแผนพัฒนาพนักงาน หลายองค์กรที่ทำ Competency อย่างดี จะมีชุดหลักสูตรประจำ Competency นั้น ๆ ไว้อยู่แล้ว ซึ่งก็สามารถใช้เป็นกรอบในการวางแผนฝึกอบรมได้ บางองค์กรทำลึกไปกว่านั้น โดยจัดให้มีการประเมิน competency สำหรับพนักงานกลุ่มเป้าหมาย โดยมุ่งเน้นประเมินไปเพื่อการหาจุดที่ต้องพัฒนา และมักจะใช้การประเมินแบบ 360 องศา เพื่ออาศัยความเห็นจากคนรอบข้างพนักงานแต่ละคนช่วยกันดู ว่าพนักงานแต่ละคนนั้น ๆ จำเป็นที่จะต้องได้รับการพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อให้กลายเป็นพนักงานมือดีของบริษัท หรืออย่างน้อยให้มีพฤติกรรมที่สอดคล้องกับ Competency ขององค์กรได้ ซึ่งเมื่อประเมินออกมาแล้ว เราก็จะได้จุดที่ต้องพัฒนา แล้วเราก็เอาไป match กับชุดหลักสูตรของแต่ละ Competency ที่กำหนดไว้แต่แรก เราก็สามารถกำหนดออกมาเป็นแผนการอบรมพนักงานได้อีกเช่นกัน

• จากวิสัยทัศน์เป้าหมายและแผนกลยุทธ์ขององค์กร อันนี้เป็นอีกแหล่งของแผนการอบรมและพัฒนาที่สำคัญ เนื่องจากสองข้อแรกนั้นเป็นเรื่องของการวางแผนในองค์ความรู้เดิมขององค์กร และวางแผนจากผลงานของพนักงานในอดีตว่ามีอะไรที่จะต้องพัฒนาเพื่ออนาคตผลงานจะได้ดีขึ้น แต่แหล่งที่ 3 ในข้อนี้ เราจะต้องมองไปในอนาคตขององค์กรว่า องค์กรของเรามีวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และแผนกลยุทธ์อย่างไร ทั้งในระยะสั้น และระยะยาว HR จะต้องทำการวิเคราะห์แผนดังกล่าว และดึงออกมาให้เป็นชุดความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมใหม่ ที่สอดคล้องกับแผนงานอนาคตเหล่านั้นให้ได้ เช่น บางองค์กรจะแปลงร่างเป็น digital ก็ต้องวิเคราะห์ให้ออกว่าในการไปสู่ digital นั้น พนักงานของเราจะต้องมีความรู้ ทักษะ อะไรเพิ่มเติมบ้างในแต่ละช่วงเวลา หรือแม้กระทั่งการเปลี่ยนเทคโนโลยีในการผลิตให้เป็นหุ่นยนต์ HR เองก็ต้องคิดและวิเคราะห์ให้ออกว่า พนักงานในอนาคตที่จะต้องเข้ามาดูแลสายการผลิตแบบหุ่นยนต์นั้นจะต้องรู้อะไรบ้าง (นี่คือ HRBP ตัวจริง) จากนั้นก็กำหนดออกมาเป็นแผนในการฝึกอบรมและพัฒนา ซึ่งสอดคล้องกับแผนงานอนาคตของบริษัทได้อย่างชัดเจนในแต่ละปี

ทีเขียนมาข้างต้น ก็คือ แหล่งหลัก ๆ ที่จะได้มาซึ่งแผนในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานขององค์กรเราเอง โดยไม่จำเป็นที่จะต้องไปลอกใครให้ยุ่งยาก เราสามารถทำแผนของเราเองได้เลย และแผนที่ได้ก็จะตรงกับสิ่งที่พนักงานของเราจำเป็นต้องพัฒนา และยังสอดคล้องกับแผนงานในอนาคตขององค์กรเราอีกด้วย